Việc sử dụng mẫu file excel quản lý kho hàng hóa là một trong những cách được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng trong công việc quản lý kho hàng của mình. Với những kho nhiều hàng hóa, đa dạng mẫu mã, chủng loại thì việc quản lý lại càng phức tạp hơn. Chính vì thế sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý kho sẽ giúp đơn giản hóa công việc đi rất nhiều. Một trong những công cụ phổ biến hiện nay là Microsoft excel. Trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn tạo file quản lý kho bằng excel dành cho người mới bắt đầu kinh doanh nhé.
Quản lý kho hàng và những kỹ năng cần thiết cho nhân viên
HƯỚNG DẪN TẠO FILE QUẢN LÝ KHO BẰNG EXCEL
Excel là một công cụ đơn giản, tiện lợi và hoàn toàn miễn phí. Việc sử dụng file excel sẽ mang lại cho bạn những lợi ích mà bạn không ngờ tới.
Lý do chọn quản lý kho bằng excel
Kho hàng là nơi lưu trữ hàng hóa, ở đó xảy ra các nghiệp vụ như nhập – xuất hàng hóa, chuyển hàng, quản lý kho, kiểm kho… Đối với bất kỳ chủ doanh nghiệp nào thì việc quản lý kho luôn gặp nhiều khó khăn và có thể dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hóa. Quản lý kho bằng file excel sẽ giúp các doanh nghiệp kiểm soát được số lượng hàng hóa xuất-nhập, số lượng hàng tồn, số lượng hàng bán chạy. Từ đó mà công tác quản lý kho trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.
Ưu điểm khi quản lý kho hàng bằng excel
- Miễn phí: đây chắc chắn là ưu điểm lớn nhất của công cụ này. Bạn hoàn toàn không phải trả bất kỳ chi phí nào cho việc sử dụng excel.
- Phục vụ và đáp ứng cho mục đích kinh doanh. Bạn có thể làm nhiều báo cáo trên các sheet của excel. Bạn sẽ không bị giới hạn các tính năng có trên công cụ này.
- Bạn có thể chủ động sửa các thông tin khi có lỗi.
- Nếu sử dụng thêm lưu trữ đám mây thì bạn có thể chia sẻ file cho nhiều người thao tác cùng lúc.
Nhược điểm của file excel
- Độ an toàn thấp, tính bảo mật kém, nguy cơ mất trắng dữ liệu do virus hoặc máy hỏng.
- Đòi hỏi người dùng phải am hiểu và thành thạo các hàm trên excel vì các hàm này rất phức tạp.
- Không phù hợp đối với những doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn và đa dạng mẫu mã.
- Việc nhập dữ liệu tốn nhiều thời gian.
Hướng dẫn tạo file excel để quản lý kho
Bước 1: tạo file mới.
Bước 2: tạo số sheet mà bạn muốn. Sau đó bạn sẽ đặt tiêu đề cho sheet. Ở đây chúng tôi lấy ví dụ tạo 4 sheet là NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
Bước 3: với mỗi sheet bạn sẽ những thuộc tính mà liên quan tới tiêu đề.
Sau khi đã tiến hành tạo file excel và nhập dữ liệu, chúng ta sẽ sử dụng các công thức hàm trong excel để tính số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn kho.
Chúng tôi hướng dẫn bạn một số hàm phổ biến được dùng trong excel dưới đây.
- Vlookup: hàm tìm kiếm theo cột.
- Sumif: tính tổng số lượng và thành tiền nhập xuất theo điều kiện.
- Iferror: hàm này được dùng trong trường hợp giá trị tính toán trả về #N/A.
Nếu mặt hàng của bạn không quá phức tạp thì hãy sử dụng công thức đơn giản:
Số lượng tồn = số lượng nhập – số lượng bán
Giá trị hàng tồn = số lượng tồn*giá bán
Trên thực tế thì việc quản lý kho bằng excel chỉ phù hợp với những cửa hàng nhỏ, lẻ và số lượng hàng hóa ít. Nếu doanh nghiệp với quy mô lớn, đa dạng hàng hóa và nhiều chi nhánh thì nên sử dụng các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp hơn để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả quản lý.
Ưu điểm của các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp
Hiện nay có rất nhiều công ty cung cấp các phần mềm quản lý kho miễn phí và trả phí. Bạn hoàn toàn có thể chủ động trong việc chọn ứng dụng tối ưu cho mình. Các phần mềm quản lý hoạt động trên nhiều nền tảng khác nhau vì vậy bạn dễ dàng lựa chọn hơn. Một số ưu điểm có thể kế đến như:
- Bạn có thể chủ động lựa chọn phù hợp với ngân sách hiện có.
- Tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ quản lý bán hàng và quản lý tồn kho.
- Có thể cài đặt trên nhiều thiết bị như điện thoại di động, ipad,…
- Có thể quản lý và giám sát từ xa mà không cần tới kho.
- Tính bảo mật và độ an toàn cao.
- Khả năng cập nhật liên tục, chính xác.
- Hỗ trợ tạo báo cáo giúp bạn theo dõi tồn kho, biết được hàng nào bán chạy nhất, theo dõi doanh thu, lợi nhuận…
Xem chi tiết: tại đây
Trên đây là cách tạo file quản lý kho bằng excel đơn giản mà bạn có thể tham khảo. Qua đây bạn cũng đã biết những ưu điểm và nhược điểm khi quản lý kho bằng file excel rồi đúng không? Vậy hãy bắt tay vào việc tạo file excel để tối ưu hóa việc quản lý và tăng hiệu quả hoạt động bán hàng nhé.
Nếu cần nhận thêm nhiều tư vấn, hãy liên hệ với chúng tôi
MẸO QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ BẰNG EXCEL (nhấn để tải file)
