Kỹ năng quản lý kho hàng tốt nhất 2020

Kỹ năng quản lý kho hàng là một trong những từ khóa được nhiều doanh nghiệp tìm hiện nay đẻ cải thiện hoạt động kho hàng của mình. Vì thế trong bài viết này giaiphapkhovan.vn sẽ chia sẻ đến bạn những Kỹ năng quản lý kho hàng tốt nhất 2020. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

Kỹ năng quản lý kho hàng tốt nhất 2020

Hàng hóa tồn kho là toàn bộ những nguồn hàng dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho hàng hóa dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho dụng cụ dùng trong sản xuất,… sản phẩm tồn kho quá nhiều hay quá ít đều tác động đến quá trình sản xuất kinh doanh, vì thế cần cần có các cách quản lý hàng hóa tồn kho thích hợp.

Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động thường ngày của kho hàng như nhập – xuất – tồn kho, chuyển kho,… quản lý kho hàng đạt kết quả tốt giúp giảm khoản chi và tăng doanh thu cho cửa hàng, công ty.

Công việc quản lý kho hàng liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa tồn kho, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình tạo ra sản phẩm – cung cấp – phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng giống như góp một phần giảm khoản chi lưu thông sản phẩm và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

Trong một tổ chức, hàng tồn kho luôn luôn là một trong những tài sản có giá trị khổng lồ nhất trên tổng giá trị tài sản của công ty đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một đơn vị.

Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Người bán hàng nào cũng mong muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng gấp rút mong muốn của khách hàng; nhân viên đảm nhận sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đấy mà họ lập chiến lược sản xuất đơn giản hơn. Tuy nhiên, đối với bộ phận tài vụ thì luôn luôn mong muốn hàng hóa tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở sản phẩm tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác được.

Vì thế, quản lý tồn kho là việc làm không thể không có được, qua đó công ty có thể giữ lượng tồn kho ở mức “vừa đủ”. Nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng đừng “quá ít”. Nhiệm vụ của quản lý tồn kho là phải giải đáp được 2 câu hỏi: Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu? Và khi nào tiến hành đặt hàng?

Hiện tượng thất thoát sản phẩm xuất hiện do nhiều lý do, đó có thể là nhân viên gian lận gây ra, do thất thoát trong kho hàng, hoặc tổn thất do trượt giá.

Hiện trạng nhân sự gian lận xuất hiện khá phổ biến tại nhiều cửa hàng. Việc nhân viên “quen tay” nhiều lần không những khiến các nhân sự khác chịu oan uổng, văn hóa cửa hàng đi xuống, mà còn gây thiệt hại cho chính chủ cửa hàng. Vì lẽ đó, việc quản trị kho hàng minh bạch và khoa học sẽ hạn chế được tối đa thói “táy máy” của nhân viên kho và nhân sự bán hàng.

Bên cạnh đấy là những tổn thất do trượt giá, đối với nhiều shop bán lẻ hàng công nghệ như điện máy, đồ gia dụng,… sản phẩm nhanh chóng bị “lỗi mốt”, bị thay thế và trượt giá. Một chiếc smartphone mới ra đời có thể xuống giá vài triệu/chiếc chỉ trong một tuần. Cho dù được nhà sản xuất hỗ trợ mức giá tốt nhất, nhưng lợi nhuận của cửa hàng vẫn bị ảnh hưởng lớn bởi trượt giá. Do đó, việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những tổn thất đáng kể, có quy trình nhập hàng thích hợp.

Tiết kiệm sản phẩm, nguyên vật liệu

Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Việc này sẽ gây ra tổn thất không nhỏ cho cửa hàng. Tuy vậy, nếu hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì cửa hàng sẽ tránh được sự phung phí không đáng có.

Tiết kiệm khoản chi lưu kho

Phí lưu kho thường không cố định mà nó dựa vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu giữ. Sản phẩm tồn kho càng lớn, hay các hàng hóa quá cồng kềnh, cửa hàng phải dùng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân lực,… thì khoản chi lưu kho sẽ tăng lên. Do vậy, cần phát hiện sớm những sản phẩm có tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều khoản chi lưu kho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không quan trọng.

Tiết kiệm chi phí mua hàng

Tồn kho lớn là điều chẳng chủ shop nào ước muốn. Mỗi đồng vốn bỏ ra đều được kỳ vọng sẽ đem đến mức lợi nhuận cao nhất. Nếu vốn không sinh lời, tức là vốn “chết”. Tồn kho lớn khiến một lượng vốn bị dùng sai mục đích, phung phí, thậm chí là phải bỏ đi.

Vấn đề về nguyên liệu và hàng hóa của các cửa hàng là thừa thì lãng phí mà thiếu thì thất thoát doanh thu, ảnh hưởng đến năng suất bán hàng, làm mất khách và khiến shop trở nên thiếu chuyên nghiệp.

Kiểm kho thường xuyên giúp bạn nhanh chóng biết được mặt hàng nào đang bán chạy để có chiến lược nhập hàng đúng lúc hoặc đưa rõ ra chương trình khuyến mãi với hàng ế, hàng tồn nhiều trong kho. Như vậy, cửa hàng sẽ tối ưu được doanh thu và lợi nhuận.

Vốn lưu động là gì?

Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động bán hàng và tái đầu tư của các shop trong ngắn hạn. Vốn lưu động đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của cửa hàng, chi cho mục tiêu nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động, shop sẽ bị “bất động” vì không có tiền bắt đầu kinh doanh.

Sản phẩm trong kho – gồm có hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động. Nếu sản phẩm trong kho được lưu thông tốt, sẽ giảm được lượng vốn lưu động cho 1 tháng, 1 quý và rút ngắn thời gian quay vòng vốn. cụ thể như sau:

Dự trù lượng vốn lưu động hợp lý

Việc này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều cửa hàng có ngân sách tài chính thấp. Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập sản phẩm đúng lúc, nhờ điều đó điều tiết dòng vốn lưu động.

Nghiệp vụ định lượng nguyên vật liệu và báo giá vốn mỗi món ăn/thức uống đối với mô hình nhà hàng/tiệm café giúp cửa hàng chủ động đưa rõ ra lượng vốn thích hợp. Chủ cửa hàng chỉ phải nhân chi phí cho 1 món ăn/thức uống với số lượng sẽ bán trong ngày/tuần/tháng. Quản lý kho sẽ chỉ ra loại hàng hóa còn tồn nhiều, để chủ cửa hàng đưa rõ ra chiến lược kích cầu bằng cách giảm giá, khuyến mãi. …Thay vì phải lên ngân sách vốn cho 1 tháng/1 quý, chủ cửa hàng có thể dự trù khít hơn bằng cách khai thác triệt để dòng tiền vào.

Ví dụ: nhân sự nhà hàng có thể gợi ý món cho khách, tung ra các combo hoặc khuyến mãi các món ăn được chế biến từ nguyên liệu tươi còn nhiều trong kho.

Rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động

Thời gian quay vòng vốn lưu động là thời gian luân chuyển một lượng vốn lưu động cụ thể để cam kết công việc kinh doanh của cửa hàng diễn ra thông thường. Thay vì phải lên kế hoạch tài chính để mua hàng trong 1 quý, người quản lý có thể rút ngắn thời gian và lượng vốn lưu động xuống 1 tháng hoặc 2 tháng.

Điều này đòi hỏi người quản lý phải nắm rõ mức doanh thu bán hàng, tình hình sản phẩm tồn kho, loại hàng nào trong kho có nhà sản xuất ổn định (về giá cả, chất lượng và số lượng). rõ ràng, việc chủ động quản lý kho sẽ làm giảm bớt áp lực cho đồng vốn lưu động.

Đây có thể cho là một trong những công việc chính có sự liên quan đến quản lý kho bất kể là kho hàng nhỏ của các shop bán lẻ hay kho hàng lớn của các đại lý, doanh nghiệp. Việc hiểu được cách kết hợp và xử lý khoa học khi tiếp nhận và phải kiểm duyệt một loạt các chứng từ , xuất, nhập, lưu giao hàng là một bài toán được đặt ra cho các nhà quản lý. Đây không những đơn thuần là một ngành nghề ghi nhận hóa đơn mà nó cần phải thực hiện sao cho tối ưu và năng suất nhất.

Trước hết, hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn đã có sự am hiểu nhất định về sản phẩm và công thức lập phiếu, tính toán sản phẩm nhập kho một cách thông thạo.

Cùng một không gian, diện tích cụ thể, những người hiểu được cách sắp đặt hàng hóa của mình sao cho tối ưu nhất là những người thắng lợi. Nó sẽ tạo điều kiện cho hiệu suất hoạt động quản lý lẫn các khâu tiếp theo được tiến hành trơn tru và tránh được tình trạng hàng tồn kho hay bỏ sót hàng.

Đây có thể là một bí kíp hay giúp cho bạn xác định được hàng hóa cần tìm giữa hàng trăm, hàng ngàn mặt hàng không giống nhau. Việc đánh dấu, phân loại này có thể dựa trên nhiều mức độ như ngày nhập, ngày hạn dùng, theo mẫu mã, theo trend ,…v….v… để có phương án và biện pháp xuất nhập tối ưu nhất.

Việc đánh dấu hàng hóa có thể được khoa học hơn khi bạn dùng các công cụ word, excel, access để tạo bảng tính và các danh sách, chiến lược đấy!

Với một lượng vô cùng lớn sản phẩm ra vào hằng ngày, việc ghi nhận đối với nhân viên quản lý kho sẽ vô cùng vất vả. Tuy vậy hoạt động này có lẽ vẫn chưa được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả nhất. Thay vì dùng sức người thì ngày nay có rất nhiều phần mềm có khả năng giải quyết thông tin trong kho một cách chuẩn xác, giúp chủ cửa hàng, doanh nghiệp giảm thiểu được nguy cơ sai sót trong lúc nhập sản phẩm. Các phần mềm quản trị kho hàng tại thời điểm này không những vô cùng thuận tiện mà còn liên kết bạn với các tính năng, nguồn cung ứng khác.

Việc kiểm tra, kiểm kê kho định kỳ nhằm nắm rõ ràng số lượng hàng hóa thực tế trong kho so sánh với sổ sách, hồ sơ hàng hóa; xác nhận chất lượng của sản phẩm (nhận nhận biết những hư hại, hay suy giảm chất lượng của hàng hóa). Đây cũng là công việc quan trọng đảm bảo cho việc luân chuyển liên tục của sản phẩm, tránh hiện trạng hao mòn hay giảm giá trị sử dụng. Đảm bảo sắp xếp và kiểm kê kho là 2 yếu tố đầu tiên trong phương pháp quản lý kho hiệu quả.

Định mức hàng hóa tồn kho được khái niệm là lượng sản phẩm vật tư được nắm rõ ràng luôn duy trì trong kho hàng nhằm cam kết cho việc cung ứng sản phẩm vật tư một cách kịp thời khi có nhu cầu phát sinh, giúp hoạt động sản xuất, kinh doanh, xây dựng,… được diễn ra một cách liên tục. Việc xác định định mức tồn kho cần dựa trên các tiêu chí như:

• Tình hình tiêu thụ của sản phẩm
• Lượng hàng tồn kho thực tế trong kho
• Tình hình phân phối hàng hóa, vật tư, nguyên liệu của các nhà cung ứng
• Số lượng đặt hàng của khách

Nhập hàng: kiểm tra cẩn thận mẫu mã, chất lượng vật tư sản phẩm, đảm bảo hàng nhập trùng khớp thông tin trên chứng từ; lập biên bản ghi nhận và từ chối nhập hàng khi có sai lệch lớn về hàng hóa.

Xuất hàng: kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ, giấy tờ xuất hàng, đảm bảo sản phẩm xuất đúng với nội dung ghi trên phiếu xuất (về mẫu mã, chất lượng, chủng loại, số lượng,…)

Quản lý kho hàng là một công việc vô cùng quan trọng tuy nhiên cũng không kém phần khó hiểu. Việc sử dụng phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp của iBom sẽ thay thế công việc ghi chép số liệu hàng hóa, quản lý xuất nhập tồn bằng tay thủ công bằng bộ máy online từ đấy giúp công ty quản lý kho hàng hiệu quả, hạn chế được những sai sót và hao hụt.

FIFO là LIFO là hai thuật ngữ thông dụng trong lĩnh vực quản lý sản phẩm tồn kho.

Theo đó FIFO (first in – first out) có nghĩa những hàng hóa nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Thường áp dụng đối với những mặt hàng có thuộc tính thời hạn ngắn như thực phẩm, bánh kẹo, đồ thời trang theo mốt, hàng hóa công nghệ,…Cần ưu tiên bố trí những ô kệ thông thoáng khoa học, cho phép xuất nhập hàng thuận tiện thường xuyên.

Trong lúc đó, LIFO (Last In, First Out) thì hoàn toàn trái lại. Các mặt hàng mới vừa nhập vào sẽ được xuất đi trước để đảm bảo cập nhật thời giá, cân đối chi phí sản xuất và bán hàng thích hợp, thường áp dụng với những nguyên vật liệu có thể tồn kho dài hạn như vật liệu tạo ra.

Việc quy hoạch kho lưu trữ nên được triển khai ngay từ khi bắt đầu để tránh mất thời gian soạn hàng và phung phí không gian về sau. Theo đó sản phẩm cần được bố trí theo từng khu vực gọn gàng dựa theo tính chất hàng hóa, mức độ xuất nhập hàng.

Tổ chức quản lý kho hàng hàng chuyên nghiệp phải thiết kế lối đi thuận tiện cho các thiết bị nâng dỡ có thể tiếp cận sản phẩm dễ dàng. Cùng lúc đó cần dán các bảng hướng dẫn cụ thể, giúp các phòng ban khác có thể tiếp xúc khi cần thiết.

Mỗi hàng hóa lưu trữ bắt buộc phải được dán nhãn đặt tên. Bạn có thể áp dụng mã SKU đã nêu ở phần trên hoặc kết hợp dùng hệ thống máy quét mã vạch.

Theo đấy khi nhập kho, mỗi mặt hàng sẽ tương ứng với một mã vạch và được quét qua hệ thống để tạo phiếu nhập, phiếu này chứa toàn bộ thông tin liên quan đến sản phẩm. Thông tin ấy sẽ được lưu giữ và áp dụng trong suốt chặng đường nhập xuất và quản lý hàng về sau.

Đây là nguyên tắc quản lý kho hàng không thể thiếu. Bởi chủ công ty thường vắng mặt trực tiếp tại nhà kho mà phải thông qua các nhân sự cấp dưới (thủ kho, bốc xếp,…) nên việc theo dõi từ xa là vô cùng cần thiết.

Nhờ camera, bạn sẽ nắm được công việc trong kho đang xảy ra ra sao. Đồng thời có thể trích xuất điều tra trong trường hợp cần thiết như đồ đạc hư hỏng, mất cắp, đột nhập,….

Thất thoát hàng hóa trong kho thường quy vào 2 nguyên nhân: Nội bộ và bên ngoài. Hàng hóa có thể bị cướp đột nhập khi lưu giữ, tuy nhiên tỉ lệ cao hơn vẫn do nỗi lo nội bộ (trường hợp nhân sự tuồn hàng bán ra ngoài, tự ý sử dụng, thiếu trung thực…)

Do vậy buộc doanh nghiệp phải rất nghiêm ngặt trong vấn đề tuyển dụng đầu vào. Yêu cầu nhân sự kho phải là những người có lý lịch rõ ràng, siêng năng, đáng tin cậy, đặc biệt là người thủ kho. Song song đấy, cần phân quyền cụ thể đối với từng người để tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm khi xuất hiện sự cố.

Với những shop nhỏ lẻ, có thể sử dụng file excel để quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên với những doanh nghiệp lớn, lượng hàng hóa nhiều và có mã hàng lên đến con số hàng trăm, hàng nghìn thì dùng excel là không hiệu quả. Không thể không có phương án quản lý kho hàng khoa học hơn, có tính điều khiển tự động và chuẩn xác cao hơn.

Hiện nay trên thị trường có khá là nhiều ứng dụng quản lý kho hàng hàng. Các ứng dụng này giúp đỡ và hỗ trợ người sử dụng chuẩn xác trong việc kiểm soát xuất nhập kho, thông tin sản phẩm, sự lưu giao hàng, trạng thái hàng…Tuy nhiên chi phí có thể sẽ khá cao. Bạn có thể nghiên cứu, so sánh tính năng và cái giá từ nhiều nguồn để chọn ra ứng dụng phù hợp nhất.

Là cách làm chủ kho hàng từ xa được nhiều doanh nghiệp hiện nay chọn lựa bởi tính tiện dụng và tối ưu cho ngân sách. Tức là thuê một đơn vị khác thay mình quản lý sản phẩm.

Hiểu một cách đơn giản, các đơn vị này đã có sẵn kho hàng và hoàn chỉnh các điều kiện tiêu chuẩn để lưu trữ hàng hóa an toàn. Công ty của bạn không cần mất chi phí đầu tư thuê chỗ mở cửa hàng kho riêng hay mất nhiều thời gian cho các công việc nêu trên (tổ chức nhân sự, quy hoạch bố trí kho, lắp camera, lên kế hoạch, kiểm duyệt vệ sinh kho,…), mọi vấn đề sẽ do hệ thống lưu trữ chịu trách nhiệm!

SKU là viết tắt của cụm từ Stock Keeping Unit, được hiểu ngắn gọn là Mã hàng hóa. Sắp đặt theo SKU có nghĩa là căn cứ vị trí lưu giữ hàng cũng như thuộc tính mà đặt tên cho hàng hóa, thường là một chuỗi các ký tự (bao gồm chữ và số). Sao cho khi nhìn vào chuỗi này, có thể nắm rõ ràng ngay vị trí của hàng.

ví dụ, một sản phẩm thời trang lưu tại khu A, kệ 1, tầng 02, ô 17, màu đỏ dành cho nữ có thể có mã SKU là A10217DNu. Cách đặt tên mã này không có tiêu chuẩn nhất định, do mỗi công ty tự quy ước sao cho dễ hiểu và thuận tiện nhất trong lúc quản lý. tuy vậy cần hạn chế dùng các chữ hoặc số dễ nhầm lẫn như số 0 và chữ O, chữ L thường và in hoa. Chữ có dấu, dấu cách, ký hiệu như /, \,..cũng cần tránh vì có thể làm file excel hoặc ứng dụng gặp hư hại khi nhập liệu.

Một trong những yếu tố giúp quản lý hàng tồn kho thành công là năng lực thích ứng nhanh. Nếu một hàng hóa bán chậm, bạn có thể nhanh chóng trả lại cho nhà sản suất để nhường chỗ cho một sản phẩm mới có cơ hội bán ra cao hơn. Để thực hiện được việc này, bạn phải cần có mối quan hệ mật thiết với nhà sản xuất. Chỉ có như vậy, họ mới sẵn sàng đổi, trả trong trường hợp bạn không bán được hàng.

Hơn nữa, tạo dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp cũng giúp bạn dễ dàng thương thảo giá nhập cũng giống như số lượng nhập tối thiểu. Khi đó, bạn không những giảm được giá đầu vào của hàng hóa mà còn cắt giảm được chi phí lưu kho so sánh với việc phải nhập nhiều hàng hóa tồn kho.

Quan hệ tốt giữa nhà phân phối và nhà cung cấp sẽ tạo ra lợi ích cho cả đôi bên. Ví dụ, một mặt hàng nào đó bạn bán rất chạy thì bạn có thể yêu cầu nhà sản xuất đẩy mạnh tạo ra sản phẩm đấy. Ngược lại, nếu hàng hóa được người mua hàng phản hồi không tốt hay gặp lỗi ở chỗ nào đấy thì bạn cũng có thể báo lại với nhà sản xuất để họ có sự điều tiết.

Rất nhiều vấn đề có thể đột xuất xảy ra trong khi quản lý hàng hóa tồn kho và những yếu tố này có thể làm ảnh hưởng trầm trọng đến việc bán hàng của bạn. Vì lẽ đó, bạn phải cần lường trước được toàn bộ các trường hợp có thể xuất hiện để có cách thức làm ứng phó kịp thời và đúng đắn, giúp hạn chế tối đa thiệt hại đối với công ty.

Trên đây là toàn bộ Kỹ năng quản lý kho hàng tốt nhất 2020 mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng với những thông tin trên bạn đã có được cho doanh nghiệp mình những kỹ năng cần thiết nhất giúp doanh nghiệp có thể hoạt động kho hàng hiệu quả hơn.

Nguồn: https://nhanh.vn/

Quản lý kho hàng dược phẩm

Ứng dụng quản lý kho hàng