Kho vật tư có vai trò đặc biệt đối với bất kì cửa hàng nào. Quản lý vật tư kho kho bằng file excel không những giúp cho hàng hóa được kiểm soát tốt nhất mà còn tiết kiệm cho phí sử dụng và đàu tư. Việc kinh doanh sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn biết cách quản lý kho vật tư hiệu quả. Nếu số lượng hàng hóa không nhiều, ít mã hàng và bạn là người mới bắt đầu kinh doanh thì sử dụng Microsoft excel là sự lựa chọn hợp lý. Bài viết hôm nay, EPS Việt Nam sẽ chia sẻ cho bạn một số mẹo quản lý kho vật tư bằng excel để giúp bạn làm việc dễ dàng hơn nhé.
Phương pháp Quản lý kho vật tư hiệu quả
Tải file excel cuối bài
MẸO QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ BẰNG EXCEL
Quản lý kho vật tư bằng excel sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và mang lại hiệu quả cao. Các thao tác trên file excel cũng khá dễ dàng mà bất cứ ai cũng có thể làm quen và thành thạo. Với những hàm tính toán cơ bản thì excel sẽ giúp bạn xử lý những công việc liên quan đến quản lý kho vật tư, tồn kho. Tuy nhiên thì nếu doanh nghiệp của bạn lớn và quy mô rộng thì bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý kho khác hơn là dùng fìle excel.
Tạo mẫu danh sách excel như thế nào?
Thông thường, khi tạo một file excel để quản lý hàng tồn kho, thì trong đó sẽ bao gồm số sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả, giá nhập, giá bán, số lượng bán, hàng còn lại. Bạn có thể thêm vài thuộc tính trong bảng excel của mình để việc quản lý chi tiết hơn. Việc này sẽ tốn khá nhiều thời gian của bạn. Khi quản lý kho vật tư bằng excel bạn sẽ phải biết sử dụng các hàm tính toán để thao tác nhanh hơn. Chính vì vậy, kho của bạn càng nhiều hàng và mã hàng thì việc quản lý bằng excel sẽ càng khó hơn.
Các thao tác trên file excel giúp bạn tính tổng doanh số, lợi nhuận, chi phí, sắp xếp tồn kho khoa học dựa trên những sản phẩm bán chạy nhất. Các hàm, công thức tính toán trên excel khá phức tạp. Nếu bạn mới làm quen với chúng thì có vẻ sẽ khá khó khăn và mất đôi chút thời gian. Tuy nhiên, nhìn chung thì khi bạn đã làm quen được rồi thì các thao tác sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Hàm cơ bản trong excel được sử dụng nhiều nhất là SUM (hàm tính tổng), COUNT (hàm đếm), VLOOKUP (hàm tra cứu)…
Mẹo quản lý kho vật tư bằng file excel
Để thực hiện các thao tác đơn giản, nhanh hơn và giúp bạn theo dõi chi tiết hơn thì chúng tôi chia sẻ với bạn một số mẹo nhỏ.
-
Tránh sai lầm khi kiểm soát hàng tồn kho
Kinh nghiệm của nhiều người đã sử dụng excel để quản lý hàng tồn kho là rất dễ bị lỗi do các yếu tố khách quan. Đặc biệt là việc kiểm tra số liệu trên excel sẽ cực kì khó khăn nếu xảy ra lỗi. Nếu bạn không biết chính xác con số mình đang tìm thì chẳng khác nào “mò kim đáy biển”. Cách tốt nhất để tránh trường hợp này là bạn nên kiểm kê kho từng ngày và nhập thông tin thật chính xác.
-
Cập nhật thông tin ngay lập tức
Điều này có nghĩa là bạn cần đảm bảo khi việc nhập – xuất hàng diễn ra thì lúc đó dữ liệu cũng sẽ được cập nhật ngay lập tức. Bạn không nên quá tin tưởng vào trí nhớ của mình mà để thời gian trôi qua rồi mới nhập vào bảng excel. Microsoft excel không phải là giải pháp để giúp bạn quản lý tồn kho. Hãy chủ động hơn trong việc cập nhật dữ liệu.
-
Lưu trữ đám mây
Nếu bạn là một người mới thì khái niệm này có lẽ là hơi khó hiểu. Bạn biết rằng đối với những file excel quản lý kho vật tư hoạt động ngoại tuyến thì nó có hạn chế là không cho phép nhiều người cùng lúc sử dụng. Lúc này thì giải pháp bạn nên nghĩ tới là sử dụng đám mây Onedrive hoặc Google Drive để lưu trữ và sử dụng excel. Bạn có thể mời nhiều người vào chỉnh sửa file và cập nhật. Như vậy thì hiệu quả làm việc sẽ tăng lên rất nhiều. Bên cạnh đó thì hãy sử dụng sao lưu tự động và đồng bộ hóa trên tất cả thiết bị máy tính, iPad, điện thoại để bạn có thể theo dõi mọi lúc mọi nơi.
-
Dành thời gian để tổng kết dữ liệu
Dù có bận thì cũng hãy dành thời gian cho việc tổng kết dữ liệu hàng tháng, quý. Sau đó tạo biểu đồ về số lượng hàng tồn, số lượng hàng hóa đã bán được. Mặc dù có tốn thời gian nhưng chắc chắn nó mang lại nhiều lợi ích cho bạn. Việc tổng kết giúp bạn theo dõi được doanh thu, lợi nhuận dựa trên các mốc thời gian. Từ đó, giúp bạn quản lý tồn kho hiệu quả hơn và đưa ra được chiến lược cho tương lai.
-
Kiểm tra, đánh giá và đo lường
Đương nhiên trong mọi kế hoạch đều phải có mục kiểm tra và đánh giá. Không giống như một số phần mềm khác, các thao tác trên excel buộc lòng bạn phải nhập 100% bằng tay, bạn cũng phải tự tính toán và tổng kết. Do đó, không thể tránh khỏi sẽ xảy ra những sai sót, nghiêm trọng hơn có thể là mất dữ liệu. Do vậy, hãy thường xuyên kiểm tra file excel để xem hoạt động quản lý kho vật tư diễn ra như thế nào?
Hạn chế của việc quản lý kho bằng excel
- Nguy cơ mất dữ liệu.
- Số lượng file excel phải lưu trữ lớn.
- Công tác tra cứu thực hiện thủ công, tốn nhiều thời gian.
- Không thể in hóa đơn.
- Trường hợp khách trả hàng sẽ khó khăn trong việc tra cứu thông tin mua hàng.
- Yêu cầu nhân viên sử dụng phải có kỹ năng làm việc với excel, thành thạo các hàm tính toán.
- Không thể tra cứu tồn kho trên điện thoại nếu không sử dụng lưu trữ đám mây.
Trên đây là một số mẹo quản lý kho vật tư bằng excel. Bạn có thể tham khảo thêm các phần mềm quản lý kho miễn phí hiện nay. Các phần mềm này sẽ giúp bạn giải quyết các hạn chế và rủi ro khi quản lý bằng excel.
Nếu cần được hỗ trợ tư vấn, hãy liên hệ với chúng tôi.
Hotline: (+84) 913 635 131
Xem thêm:
