Bất kỳ mô hình hoạt động nào, việc vận hành đều phải tuân thủ theo các nguyên tắc, quy trình cơ bản. Đặc biệt đối với những công ty có kho hàng hóa lại càng phải lưu ý. Do tính chất đặc thù đòi hỏi sự chuẩn xác – nhanh chóng – an toàn thì những hoạt động lưu trữ bắt buộc phải xây dựng quy trình quản lý kho hàng.
Quản lý kho hàng và những kỹ năng cần thiết cho nhân viên
QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG DÀNH CHO DOANH NGHIỆP
1. QUY TRÌNH QUẢN LÝ MÃ HÀNG
Bước 1: Khi phòng kế hoạch hoặc cấp quản lý trực tiếp yêu cầu thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng, đầu tiên sẽ gửi yêu cầu chi tiết tới bộ phận hoặc người phụ trách mã hàng.
Bước 2: Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu.
Bước 3: Thực hiện cập nhật:
- Với yêu cầu cấp mã mới: Áp dụng cho những dòng sản phẩm mới vừa nhập, chưa xuất hiện mã hàng trong kho trước đó. Cán bộ phụ trách sẽ dựa vào tính chất hàng hóa, chủng loại để đặt mã hàng theo nguyên tắc chung, & cập nhật thông tin sản phẩm vào hệ thống.
- Với đòi hỏi thay đổi hoặc xóa mã hàng: lưu ý yêu cầu, đánh giá sự quan trọng. Nếu hợp lý sẽ tiến hành xóa hoặc cập nhật mã mới theo tiêu chuẩn, còn không sẽ lên tiếng khước từ yêu cầu của phòng kế hoạch.
Bước 4: Thông báo về sự đổi mới mã hàng cho các bộ phận liên quan, sự thống nhất mã hàng sẽ tạo thuận lợi cho tiến trình lưu kho hàng hóa về sau.
2. QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHO
Đối với nguyên vật liệu:
Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu
Bộ phận đề xuất (có thể là phòng giao thương, thủ kho,…) khi có yêu cầu nhập nguyên vật liệu phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp sẽ thông báo kế hoạch cho những bộ phận liên quan như Bảo vệ, kế toán, kho, Phòng kế hoạch vật tư, Phòng quản lý chất lượng,…để kịp thời bố trí nhân sự và cập nhật thông tin.
Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu
Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị mua hàng ban đầu, tiến hành đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra về chất lượng của chúng. Sau đó nhận từ nhà cung cấp hóa đơn (phiếu giao nhận) của mặt hàng.
Nếu doanh nghiệp của bạn có thêm bộ phận quản lý chất lượng thì sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra lại nguyên vật liệu một lần nữa nhằm đảm bảo chất lượng đầu vào. Sau đó theo đúng quy trình, hàng được phát hành phiếu kiểm tra và thử nghiệm có xác nhận đóng dấu của bộ phận quản lý chất lượng và nhà cung cấp.
Theo đúng thủ tục nhập kho hàng hóa, nếu có bất kỳ hư hỏng hoặc sai lệch nào cần lập biên bản và thông báo lại ngay với đơn vị đề xuất để kịp thời khắc phục hoặc nhập lại đủ nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Khi việc kiểm kê hoàn thành và không có sai lệch, toàn bộ thông tin giấy tờ sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để đối chiếu lại một lần nữa trước khi lập giao dịch mua và in phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho và bên giao hàng (hoặc có thêm kế toán). Một liên thủ kho lưu lại, một liên do kế toán giữ và liên cuối cùng đưa lại cho người giao hàng.
Ở một vài doanh nghiệp thì việc lập phiếu nhập kho sẽ do thủ kho đảm nhận luôn, tùy quy định của từng đơn vị.
Bước 4: Nhập kho
Thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, sắp xếp vào những khu vực thực sự phù hợp, sau đó ghi nhận thông tin vào thẻ kho.
Tất cả thông tin của hàng hóa sau đó cần cập nhật ngay vào hệ thống quản lý kho hàng (excel hoặc phần mềm quản lý).
Đối với hàng hóa thành phẩm:
Bước 1: Bộ phận yêu cầu nhập hàng gửi thông tin yêu cầu nhập kho
Bước 2: Thủ kho thực hiện kiểm tra hàng hóa, ký vào phiếu giao nhận dòng sản phẩm.
Bước 3: Kế toán (hoặc thủ kho) lập phiếu nhập kho và ký nhận
Bước 4: Nhập kho hàng hóa & cập nhật thông tin vào thẻ kho, phần mềm quản lý kho
3. QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHO
Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng
Bộ phận giao thương hoặc đơn vị chịu trách nhiệm gửi lệnh xuất hàng cho kế toán kèm theo đơn hàng.
Bước 2: Kiểm tra tồn kho
Kế toán kho tiến hành kiểm tra tồn kho. Nếu hàng thiếu cần thông báo ngay lại với đơn vị đề xuất. Trường hợp hàng hóa đủ đầy sẽ tiến hành xuất kho.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng
Theo nghiệp vụ xuất kho hàng hóa, kế toán sẽ căn cứ thông tin trên đơn hàng để lập phiếu xuất kho (hóa đơn bán hàng) và chuyển cho thủ kho để làm xuất kho theo yêu cầu. Phiếu xuất kho này tùy theo cơ cấu tổ chức của công ty mà có thể in thành nhiều liên. Trong đó một liên lưu kế toán giữ, một liên chuyển cho thủ kho làm xuất kho và một liên giao cho bộ phận vận chuyển tiếp nhận hàng.
Bước 4: Xuất kho
Thủ kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất kho sẽ làm soạn hàng đầy đủ theo yêu cầu. Phiếu này phải có chữ ký xác nhận đầy đủ của các bộ phận (kế toán, thủ kho, nhận hàng)
Bước 5: Cập nhật thông tin
Trong khi thủ kho ghi lại thẻ kho thì kế toán cập nhật lại nhật ký xuất kho và số lượng tồn kho còn lại. Hai bên phối hợp để số liệu được chính xác và thống nhất.
Với những quy trình quản lý kho hàng dành cho doanh nghiệp này, hy vọng sẽ là thông tin hữu ích dành cho bạn.
