Tối ưu hóa quy trình nhận hàng: Không có gì lạ khi thấy các kho hàng vừa và nhỏ phải vật lộn với sự kém hiệu quả trong hoạt động. Khi gặp gỡ nhiều nhà quản lý kho hàng và phân tích kỹ hoạt động kho hàng của họ, một vấn đề phổ biến xuất hiện là thiếu các quy trình nhận hàng tiêu chuẩn và sự chuyên môn hóa trong nhà kho.
Chúng tôi sẽ cung cấp một bản phác thảo về các nhiệm vụ nên thực hiện trong mỗi quy trình này cũng như các công nghệ và thực tiễn tốt nhất để tăng hiệu quả của kho hàng, giảm lỗi và tăng cường an toàn.
Mục tiêu nhận kho
Khi chúng ta nói về việc vận hành một hoạt động nhà kho hiệu quả, thì quy trình nhận hàng là bắt buộc. Điều quan trọng cần ghi nhớ là mục đích của bạn là nhận được đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng tình trạng, trọng lượng và kích thước vào đúng thời điểm.
Việc nhận hàng đúng quy trình sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả các quy trình nhận hàng tiếp theo của kho hàng.
Nhận trước
Để quy trình nhận hàng tại kho hoạt động hiệu quả, bạn sẽ cần thiết lập và thực thi các yêu cầu tiếp nhận đối với nhà cung cấp, người gửi hàng và / hoặc người vận chuyển. Mục đích là để họ trình bày hàng hóa một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Khi làm việc với nhà cung cấp, nếu có thể hãy yêu cầu người quản lý kho điều phối các yêu cầu về đóng gói như:
- Vị trí nhãn
- Thông tin về nhãn
• Hàng hóa được xếp gọn hoặc rời
• Số lượng gói hàng trên mỗi pallet
• Mặt hàng trên mỗi thùng
• Kích thước và trọng lượng gói hàng được chấp nhận
Trong trường hợp chủ hàng hoặc khách hàng không có quyền kiểm soát việc đóng gói, hãy yêu cầu họ cung cấp thông tin chi tiết, rõ ràng và thông báo cho kho hàng về lô hàng mới đến. Thông thường, các nhà giao nhận nhận hàng không ghi rõ ai là người nhận hàng hay người nhận cuối cùng.
Đối với các nhà vận tải, thường họ không tổ chức hàng hóa theo thứ tự của tuyến đường giao hàng, dẫn đến hàng hóa phải được dỡ xuống để hàng hóa thực sự được giao tại một địa điểm. Một vấn đề khác là người lái xe không có tất cả tài liệu trong tay khi họ đến khu vực nhận hàng.
Để giảm thiểu những vấn đề này, hãy thông báo cho tất cả các hãng vận tải biết rằng phải có tài liệu thích hợp khi hàng đến và hàng hóa phải được sắp xếp liên quan đến tuyến đường giao hàng.
Hãy cho họ biết doanh nghiệp của bạn sẽ không chịu trách nhiệm về bất kỳ sự chậm trễ nào hoặc các hình phạt tiềm ẩn do không tuân thủ các khuyến nghị này.
Theo dõi các nhà cung cấp, người gửi hàng và người vận chuyển tạo ra nhiều vấn đề nhất.
Cuối cùng, cố gắng nhận hàng hóa dưới dạng pallet bất cứ khi nào có thể. Điều này không chỉ giúp bạn tăng tốc quá trình nhận hàng mà còn giảm thiệt hại cho hàng hóa và giúp tăng tốc các quy trình nhận hàng trong kho tiếp theo.
Phân bổ nguồn lực
Một khía cạnh quan trọng khác của việc cải thiện quy trình nhận hàng là phân bổ số giờ công thích hợp. Không tính toán đúng khối lượng và loại hàng hóa đến cửa khẩu dẫn đến việc phân bổ nhân lực thiếu hoặc thừa.
Nhân công là một trong những chi phí cao nhất trong chi phí vận hành kho hàng, việc khớp nhu cầu khối lượng công việc với nguồn cung nhân lực là rất quan trọng.
Để tránh phân bổ thiếu hoặc thừa nguồn lực (lao động hoặc thiết bị) và quy trình tiếp nhận bị sụp đổ, người quản lý kho hàng phải xác định thời gian và ngày nhận hàng. Đây là quyết định của người quản lý kho chứ không phải của người vận chuyển.
Bằng cách biết hàng hóa nào đến và vào thời điểm nào, các nhà quản lý kho hàng có thể đáp ứng nhu cầu khối lượng công việc với nguồn cung cấp lực lượng lao động.
Để thực hiện điều này một cách có tổ chức và hiệu quả, người quản lý kho có thể sử dụng phần mềm đặt trước hoặc lập lịch để người vận chuyển có thể đặt trước việc giao hàng và người quản lý kho có thể xem xét và xử lý việc đặt hàng.
Bởi vì tùy chọn này có thể không thực tế trong một số trường hợp (ví dụ: các hãng vận chuyển bưu kiện như FedEx & UPS), các nhà quản lý có thể thiết lập “nhóm nhận hàng theo yêu cầu” và phân bổ các bến tàu cụ thể để xử lý các hãng vận chuyển không tuân thủ yêu cầu này hoặc tài xế bỏ lỡ cuộc hẹn.
5 vấn đề thường gặp khi ứng dụng công nghệ kho hàng
Dỡ hàng
Nhìn chung, mục tiêu trong quá trình dỡ hàng là dỡ hàng một cách an toàn và hiệu quả.
Một phần của quá trình này bao gồm kiểm tra niêm phong, ghi lại dữ liệu nhiệt độ (trong trường hợp hàng hóa dễ hư hỏng) và xác thực tham chiếu đặt chỗ. Sau khi hoàn thành, hãy chỉ định một vị trí và bắt đầu quá trình dỡ hàng.
Để quá trình xếp dỡ có hiệu quả, chúng ta cần đảm bảo rằng giờ lao động được phân bổ hợp lý và có sẵn thiết bị phù hợp cho công việc.
Khi dỡ hàng hóa được xếp dỡ, hãy ghi nhớ không chỉ tốc độ mà còn cả sự an toàn.
Nếu sử dụng xe nâng trong quá trình này, nhân viên tiếp nhận phải đảm bảo xe tải được cập bến đúng cách và bật phanh khẩn cấp để rơ moóc có thể xử lý trọng lượng và tính toàn vẹn của thùng chứa không bị ảnh hưởng.
Khi hàng rời đang được dỡ khỏi container, người quản lý kho hàng phải tránh việc này được thực hiện bằng tay. Làm như vậy không chỉ kém hiệu quả mà còn khiến nhân viên có nguy cơ bị chấn thương do uốn và kéo căng quá mức.
Đối với việc dỡ hàng rời, người quản lý kho nên cân nhắc việc sử dụng băng tải. Trong khi băng tải thông thường sẽ giúp giảm thiểu sự kém hiệu quả và tăng cường an toàn cho nhân viên, thì việc sử dụng băng tải bùng nổ dạng ống lồng sẽ giúp giảm đáng kể các nguy cơ về an toàn và thời gian xử lý.
Sử dụng băng tải cũng sẽ cho phép nhân viên tiếp nhận bắt đầu quá trình phân loại trong thùng chứa.
Xác minh
Bước cuối cùng của quy trình nhận hàng là tiến hành quy trình xác minh tiêu chuẩn bao gồm kiểm tra số lượng nhận được, mô tả hàng hóa, mã sản phẩm và tình trạng hàng hóa – có bị hư hỏng hay không.
Trong các trường hợp khác, có thể cần tiến hành xác minh nâng cao hơn, bao gồm việc kiểm tra trọng lượng, kích thước, nhiệt độ, số lô / lô và mã sê-ri của hàng hóa.
Một phần quan trọng của quá trình xác minh là ghi lại và báo cáo bất kỳ sự khác biệt nào giữa những gì dự kiến và những gì nhận được.
Một trong những công việc tốn nhiều thời gian và công sức nhất là kiểm đếm và xác minh hàng hóa bị hư hỏng. Ba cách tiếp cận phổ biến để thực hiện các tác vụ này là:
- Số lượng mặt hàng riêng lẻ
- Số lượng pallet
- Và tuân theo Sự tiếp nhận niềm tin tốt – chiếm ưu thế hơn trong số các nhà bán lẻ
Đối với những công ty được yêu cầu đếm từng mặt hàng một, việc sử dụng công nghệ kho như máy quét mã vạch hoặc RFID tích hợp với Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là điều cần thiết để tăng tốc độ đếm và giảm sai sót.
Một cách tiếp cận khác để đẩy nhanh quá trình là tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên và lưu hồ sơ về tất cả hàng hóa bị mất hoặc bị hư hỏng, nhà cung cấp, người gửi hàng hoặc người vận chuyển của nó. Khi đã thu thập đủ dữ liệu, nhân viên tiếp nhận sẽ tập trung vào những nhà cung cấp, người gửi hàng và người vận chuyển có nhiều vấn đề thường xuyên nhất. Người quản lý kho cũng nên sử dụng dữ liệu này để làm cho các công ty này nhận thức được vấn đề.
Đối với các công ty cần chứng minh cho khách hàng biết trạng thái hàng hóa đã được nhận, việc sử dụng máy ảnh kỹ thuật số được lắp đặt trên băng tải hoặc hệ thống đo kích thước hàng hóa và được tích hợp với WMS có thể làm tăng đáng kể tốc độ của quá trình chụp ảnh. Sau đó (các) hình ảnh có thể được chia sẻ thông qua cổng thông tin khách hàng hoặc các ứng dụng di động.
Mặt khác, đối với các kho hàng cần xác minh trọng lượng và kích thước, cần tích hợp với hệ thống đo kích thước bưu kiện / pallet và hệ thống quản lý kho hàng là một lựa chọn tuyệt vời để nắm bắt tất cả thông tin này một cách nhanh chóng và không có sai sót.
Để chạy hiệu quả, các hoạt động của nhà kho phải bắt đầu với một quy trình nhận hàng có tổ chức. Trong khi tiếp nhận, họ phải đảm bảo rằng họ hoàn thành ít nhất các nhiệm vụ tiêu chuẩn (tiếp nhận trước, lao động và đặt hàng, dỡ hàng, xác minh) và kết hợp một số thực tiễn tốt nhất và công nghệ kho được mô tả trong bài viết này.
Hãy nhớ rằng, việc thiếu các hoạt động theo định hướng quy trình là một trong những vấn đề lớn nhất ảnh hưởng đến hiệu quả và an toàn kho hàng ngày nay.
Hi vọng bài viết của chúng tôi đem lại nhiều thông tin bổ ích cho các bạn.
