Cách quản lý kho hiệu sẽ trở nên dễ dàng hơn khi thực hiện quản lý bằng Excel. Vì việc quản lý kho không hề đơn giản, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn thì phần mềm Excel là một trong những giải pháp được sử dụng để quản lý số lượng hàng hóa một cách ổn định nhất. Trong bài viết này, EPS sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả bằng excel nhé.
Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel
Lợi ích quản lý kho bằng file excel
Quản lý kho bằng file excel sẽ giúp cho bạn tối ưu được nhiều thao tác trong quản lý hàng hóa. Mặc dù có nhiều phần mềm, ứng dụng được ra đời nhưng excel vẫn được nhiều người sử dụng. Đặc biệt là đối với những người mới bắt đầu kinh doanh, chủ cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ. Bạn sẽ không tốn nhiều thời gian và công sức cho việc ghi chép sổ sách, tính toán bằng tay như trước đây nữa.
Mỗi thao tác quản lý cho hàng hóa xuất, nhập và tồn bạn sẽ nhận được những lợi ích khác nhau. Và đương nhiên hiệu quả công việc được đảm bảo là điều không thể phủ nhận. Nhìn chung, nhờ có excel, bạn có thể biết chính xác lượng hàng hóa mà mình nên nhập, hạn chế nhập, lượng hàng hóa cửa hàng đang thiếu. Từ đó, công tác quản lý tồn kho cũng hiệu quả hơn rất nhiều.
Bên cạnh đó, file excel cũng giúp bạn theo dõi được số lượng hàng đang được giao và tổng thu nhập nhanh chóng. Bạn có thể kiểm tra tốc độ kinh doanh hàng ngày bằng file excel dễ dàng. Ngoài ra, bạn cũng điều chỉnh được số lượng hàng chống thất thoát trong kinh doanh. Tính chính xác có thể nằm ở mức 70 – 80%.
>> Xem thêm: PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ
Cần có gì để quản lý kho bằng excel hiệu quả
Để quản lý kho bằng excel hiệu quả, bạn cần chuẩn bị cho mình những vấn đề dưới đây:
Kiến thức về excel
Không cần quá chuyên nghiệp nhưng nhất định bạn cần có kiến thức cơ bản. Hãy nắm một số hàm cơ bản thường được sử dụng để quản lý xuất – nhập tồn kho như:
- Hàm tổng (SUM).
- Hàm điều kiện (If).
- Hàm tìm kiếm (Lookup).
- Hàm giá trị (Vlookup)…
Những kiến thức này bạn có thể đã được học ở trường. Nếu chưa nắm rõ bạn có thể trau dồi bằng cách tham gia thêm một số khóa học cơ bản hoặc trên các kênh Youtube hay support.office.com,…
Chuẩn bị ứng dụng Office Microsoft, máy tính
Để thuận tiện, tôi khuyến khích bạn nên chuẩn bị cho mình một chiếc máy tính ổn định và bộ Office Microsoft phiên bản tốt nhất. Thông thường thì từ phiên bản 2007 trở lên thì bạn đã có thể thực hành quản lý cửa hàng của mình rồi.
Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel
Sau khi đã chuẩn bị xong những thứ cần thiết thì chúng ta bắt tay vào thực hành thôi nào.
Quản lý danh mục hàng hóa
Bạn cần tạo các danh mục hàng hóa nhằm đồng bộ dữ liệu để giúp cho sau này có thể tìm kiếm, báo cáo dễ dàng. Hãy thống nhất các quy tắc về mã và tên cho một mặt hàng để tránh việc gõ đi gõ lại và nhầm lẫn giữa những dữ liệu như một “ma trận”. Bạn cũng cần điền và thống nhất đơn vị tính cho hàng hóa của mình.
Bạn có thể xem cách tạo file excel để quản lý hàng hóa: TẠI ĐÂY.
Quản lý xuất – nhập – tồn kho trong file excel
Đương nhiên là mục đích của việc tạo file excel chính là giúp bạn quản lý việc xuất – nhập và tồn kho hàng hóa mỗi tuần hoặc tháng tốt nhất. Nhờ đó mà bạn có thể báo cáo kiểm kê kho hàng tốt hơn. Các thao tác để quản lý ở mục này cũng khá đơn giản.
- Ở cột tên hàng hóa hãy dùng hàm Vlookup.
- Mục nhập kho hãy dùng điều kiện Sumif với mã hàng – Sumif của mã trong tồn kho.
- Mục xuất kho dùng hàm Sumif.
- Cuối cùng tồn kho thì dùng các phép tính: +/-.
Lưu ý khi bạn báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa thì nhớ nhập số dư đầu kỳ nhé.
Nhược điểm của quản lý kho bằng file excel
Bạn biết đấy, cách quản lý kho hiệu quả bằng excel là không thể bàn cãi. Nhưng mọi phần mềm và ứng dụng có tiên tiến như nào thì cũng không thể tránh khỏi những hạn chế. File excel cũng vậy. Dưới đây là một số nhược điểm của file excel:
- File excel chỉ có thể tính được báo cáo nhập xuất tồn theo số lượng hàng hóa. Nếu bạn muốn tính tồn kho theo giá trị thì cần phải tính được giá vốn hàng xuất kho. Việc này khiến cho file sẽ chạy chậm hơn rất nhiều.
- Không được bảo mật. Nếu người khác sử dụng máy tính của bạn thì sẽ rất dễ bị lộ các thông tin. Điều này là không thể tránh khỏi.
- File excel chỉ hiệu quả đối với những cửa hàng nhỏ, lẻ có số lượng hàng hóa không quá lớn. Nếu như dung lượng quá lớn sẽ khiến tốc độ xử lý dữ liệu bị chậm.
- Nếu bạn cần thống kê số liệu hay báo cáo chi tiết thì file excel không phải là giải pháp tối ưu đâu nhé.
- Không đồng bộ. Có nghĩa 1 người chỉ có thể làm việc trên 1 tệp tin. Việc này sẽ gây ra nhiều thời gian, thêm nhân lực để quản lý hiệu quả và các phòng ban không thể cập nhật số liệu liên tục được. Để khắc phục vấn đề này thì bạn có thể sử dụng điện toán đám mây “Google sheet” để nhiều người có thể cùng làm việc và chỉnh sửa nhé.
- Bạn phải có kỹ năng và kiến thức về excel thì mới có thể sử dụng hiệu quả.
- Nó hạn chế với các thiết bị bán hàng và không thể lập hóa đơn.
- Bạn phải nhập dữ liệu thủ công, sẽ tốn khá nhiều thời gian và đương nhiên rất dễ xảy ra những sai sót và nhầm lẫn.
> Xem thêm: Phần mềm quản lý vật tư miễn phí tốt nhất 2020
Kết luận
Chính vì vậy, nếu bạn là chủ cửa hàng kinh doanh với quy mô nhỏ thì cách quản lý kho hiệu quả bằng excel sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn. Còn nếu bạn là các doanh nghiệp lớn, có số lượng hàng hóa đa dạng và phức tạp thì nên sử dụng các phần mềm quản lý kho.
Tham khảo các phần mềm quản lý kho miễn phí: TẠI ĐÂY.
Mọi thắc mắc cần giải đáp về quản lý kho, bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn nhanh nhất.
Hotline: 0913 635 131
Email: admin@epsasia.com.vn
