Phần mềm quản lý kho miễn phí là một trong những vấn đề được quan tâm hiện nay. Việc kiểm soát số lượng hàng và quy trình nhập xuất hàng giúp cho doanh nghiệp có thể thay đổi chiến lược, khắc phục khó khăn và rủi ro trong kinh doanh.
Quản lý kho hàng và những kỹ năng cần thiết cho nhân viên
Quản lý kho bằng file excel được nhiều doanh nghiệp lựa chọn tuy nhiên lại có khá nhiều rủi ro do vấn đề bảo mật. Vì vậy, bên cạnh các phần mềm tính phí thì hiện nay, nhiều công ty cũng cung cấp các phần mềm quản lý kho miễn phí giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn mang lại hiệu quả cao.
1. Tại sao nên sử dụng ứng dụng quản lý kho?
Có khá nhiều doanh nghiệp vẫn còn sử dụng cách quản lý kho truyền thống là bằng sổ sách, giấy tờ. Điều này sẽ tốn nhiều thời gian và cũng tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro, sai sót trong quá trình nhập, xuất dữ liệu. Chính vì vậy, nhiều công ty đã cho ra đời những phần mềm miễn phí để giải quyết khó khăn trong quản lý hàng hóa cho doanh nghiệp. Những ưu điểm mà phần mềm hỗ trợ quản lý kho mang lại:
- Tiết kiệm tối đa chi phí: một trong những ưu điểm lớn nhất của phần mềm quản lý kho. Đặc biệt, đối với các phần mềm miễn phí. Chúng đáp ứng được các nhu cầu cơ bản như thống kê số lượng hàng hiện tại, hàng tồn, hàng nhập – xuất trong ngày, tháng, thống kế sản phẩm, dịch vụ nào đang bán chạy nhất hay tồn nhiều nhất. Còn đối với các phần mềm trả phí thì mặc dù tốn phí để chạy ứng dụng những doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian và nhân lực hơn.
- Bảo mật cao, kiểm soát dữ liệu: thường thì các phần mềm quản lý kho bằng file excel miễn phí sẽ có nhiều rủi ro và hạn chế như bảo mật thấp, dễ bị đánh cắp và đòi hỏi người dùng phải biết nhiều các công thức tính toán, hàm trong excel. Đối với các phần mềm chuyên dùng quản lý kho thì sẽ khắc phục được nhược điểm trên. Đồng thời, không chỉ người quản lý kho mà cả chủ doanh nghiệp dù không có mặt theo dõi thường xuyên nhưng vẫn có thể xem và quản lý kho từ xa.
- Nhập liệu nhanh chóng: nếu phải nhập liệu một cách thủ công hoặc viết tay từng số, rất có thể sẽ xảy ra những sai sót hoặc nhầm lẫn tai hại. Vì vậy, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý được tích hợp các tính năng để làm tăng độ chính xác cũng như tiết kiệm thời gian.
- Báo cáo kinh doanh chi tiết: một số phần mềm có tích hợp tính năng báo cáo các số liệu chi tiết về hoạt động kinh doanh. Nhờ các số liệu đó mà doanh nghiệp sẽ biết phải làm gì để thúc đẩy hiệu quả hoạt động bán hàng để tăng lợi nhuận.
- Cập nhật liên tục: các số liệu phải được cập nhật liên tục để các bộ phận làm việc hỗ trợ lẫn nhau. Với phần mềm có công nghệ đám mây thì số liệu sẽ được cập nhật liên tục, các phòng ban có thể nắm thông tin ngay lập tức.
2. Tính năng cần có của phần mềm?
Khi bạn quyết định lựa chọn 1 phần mềm quản lý kho thì hãy quan tâm tới những tính năng của nó. Xem xét nó có đủ tính năng giúp doanh nghiệp bạn quản lý kho hay không. Dưới đây là một số tính năng mà bạn nên quan tâm:
- Đăng ký, đăng nhập dễ dàng: hầu hết các phần mềm, ứng dụng hiện nay cho phép bạn đăng ký bằng tài khoản facebook hay Google đã có. Hoặc bạn có thể thiết lập tên tài khoản mới. Việc đăng nhập bằng tài khoản mạng xã hội có sẵn sẽ giúp cho bạn tiết kiệm thời gian và bỏ được các bước thủ tục rườm rà.
- Thiết lập thông tin đơn giản: chắc hẳn bạn sẽ không muốn sử dụng phần mềm nào mà quá phức tạp. Đơn giản là chỉ cần bổ sung những thông tin cần thiết như tên, địa chỉ, khu vực, phường/xã, quận… làm sao cho chúng được đẩy lên nhanh nhất.
- Quét mã vạch bằng camera điện thoại: mỗi sản phẩm thường có mã vạch riêng. Việc quét mã sẽ giúp cho doanh nghiệp nhập hoặc xuất hàng ngay tức thì mà không tốn thời gian để nhập. Sử dụng quét mã vạch cũng giúp doanh nghiệp, cửa hàng tính tiền nhanh và chuyên nghiệp hơn.
- Quản lý bằng mã SKU: ngoài mã vạch thì một cách khác để quản lý hàng hóa là mã SKU. Mã SKU sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng hiệu quả quản lý hàng hóa. Vì vậy, phần mềm quản lý kho có thể quản lý SKU sẽ rất được lòng các doanh nghiệp.
- Kiểm soát được số lượng hàng tồn: để giảm việc phải vào kho để kiểm tra xem hàng có còn hay không thì chỉ cần nhìn vào phần mềm thì bạn sẽ biết sản phẩm đó còn hay hết, số lượng bao nhiêu. Không chỉ vậy, bạn còn theo dõi chi tiết được hàng tồn theo thuộc tính và đơn vị quy đổi.
- Nhập hàng và quản lý công nợ: phần mềm không thể thiếu tính năng nhập hàng được. Khi hàng được chuyển vào kho, bạn chỉ cần nhập tên, số lượng, nhà cung cấp thì đã giúp ích rất nhiều cho công tác quản lý. Tương tự như vậy với hoạt động xuất khẩu.
Với những thông tin trên, bạn đã biết được có nên sử dụng phần mềm quản lý kho hay không rồi đúng không? Hãy cân nhắc cả về ngân sách và quy mô kho hàng để biết nên sử dụng phần mềm nào nhé. Nếu cần được tư vấn chi tiết hơn về các phần mềm, hãy liên hệ với giaiphapkhovan.vn tại đây.
3. PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO HÀNG TRÊN ĐIỆN THOẠI
Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, quy mô kho và chi phí đầu tư cho sử dụng phần mềm mà bạn có thể lựa chọn những phần mềm có phí hoặc miễn phí. Ở đây chúng tôi sẽ giới thiệu về những phần mềm miễn phí.
3.1. Ưu điểm phần mềm quản lý kho miễn phí
- Tiết kiệm chi phí
Đây là ưu điểm lớn nhất vì nó hoàn toàn miễn phí. Tuy vậy bạn cũng không cần quá lo lắng về các dịch vụ mà nó cung cấp. Mọi nhu cầu cơ bản trong quản lý bán hàng cần thiết thì các phần mềm miễn phí đều đáp ứng được: thống kê số lượng hàng nhập – xuất, số lượng bán, số lượng tồn kho, số lượng hàng bán chạy nhất,…
- Bảo mật cao
Không giống như file excel có tính bảo mật thấp. Bạn có thể yên tâm về tính bảo mật của các phần mềm quản lý kho hàng. Đồng thời, các thao tác quản lý cũng trở nên dễ dàng hơn khi bạn không cần phải biết các hàm tính toán. Vì đã có phần mềm khắc phục giúp bạn rồi.
- Tiết kiệm thời gian
Bạn có thể tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu. Ngoài ra, việc nhập dữ liệu cũng sẽ hạn chế sự sai sót và nhầm lẫn.
- Báo cáo kinh doanh
Nếu sử dụng file excel, bạn sẽ phải tốn khá nhiều thời gian cho việc ngồi tổng kết doanh thu hàng tháng, hàng quý, tổng kết hàng tồn kho. Ngược lại, với phần mềm quản lý kho miễn phí thì bạn sẽ nhận được số liệu báo cáo chi tiết tình hình kinh doanh của cửa hàng.
- Cập nhật liên tục
Các bộ phận làm việc chủ động và hiệu quả hơn với nhau hơn khi số liệu được cập nhật liên tục.
3.2. Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý kho trên điện thoại?
- Giúp kiểm tra, giám sát những biến động của kho, hạn chế tình trạng thất thoát hàng và nhầm lẫn. Đặc biệt với những kho nhiều hàng, đa dạng mẫu mã thì với sự hỗ trợ từ các phần mềm bạn sẽ khắc phục được các sự cố, rủi ro.
- Giúp bạn giám sát công việc từ xa ngay trên điện thoại. Từ đó, bạn có thể dễ dàng điều phối công việc hiệu quả.
- Đơn giản hóa các công tác quản lý kho hàng, nâng cao hiệu quả chất lượng công việc.
- Tăng năng suất làm việc của nhân viên.
3.3. Phần mềm quản lý kho hàng trên điện thoại miễn phí
Phần mềm Bota
Đây là phần mềm hỗ trợ quản lý kho hàng và quản lý bán hàng. Ứng dụng Bota sử dụng trên điện thoại di động có hai app là Bota Bota và Bota Omnichannel. Công cụ hỗ trợ đắc lực này có ưu điểm:
- Đăng ký và đăng nhập dễ dàng bằng facebook hoặc google.
- Tính năng quét mã vạch bằng điện thoại.
- Tích hợp tính năng quản lý sản phẩm bằng mã SKU, mã vạch.
- Hỗ trợ tính tiền nhanh chóng.
- Tìm kiếm sản phẩm dễ dàng, tích hợp gợi ý tìm kiếm.
- Xử lý đơn hàng nhanh chóng.
- Quản lý tồn kho tối ưu.
- Giao diện ứng dụng đơn giản, tăng trải nghiệm người dùng.
- Có thể quản lý online và offline.
- Hỗ trợ bán hàng mọi lúc, mọi nơi, thanh toán tiện lợi, chuyên nghiệp.
- Có thể cài đặt ứng dụng trên điện thoại hoặc máy bán hàng cầm tay.
Phần mềm quản lý Adaline
Adaline được phát triển bởi VZSoft. Ứng dụng Adaline được tích hợp hai tính năng bán hàng và quản lý kho cho các cửa hàng bán lẻ. Với phần mềm này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.
Phần mềm BS Silver
BlueSoft là đơn vị phát triển phần mềm BS Silver. Khi cài ứng dụng này trên điện thoại bạn có thể kiểm soát hàng hóa, vật liệu nhiều kho một lúc. Hiện nay, BS Silver được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý kho hàng miễn phí trên điện thoại tốt nhất hiện nay.
3.4. Hiệu quả quản lý kho hàng bằng phần mềm trên điện thoại
- Quản lý kho hàng toàn diện: doanh nghiệp dễ dàng cập nhật thông tin, cập nhật biến động và tăng hiệu quả công việc. Dù không có nhiều thời gian thì bạn vẫn có thể kiểm soát công việc dễ dàng. Do đó bạn sẽ hạn chế tối đa những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình làm việc.
- Triển khai công việc khoa học: bạn dễ dàng triển khai các kế hoạch một cách cụ thể và khoa học để mang lại hiệu quả cao nhất.
- Cập nhật thông tin chính xác: bạn có thể cập nhật tất cả thông tin số liệu hóa đơn xuất, nhập hàng một các chi tiết và chính xác nhất. Các thông tin cũng sẽ được bảo mật cao nhất.
- Linh hoạt, nhanh chóng, hiệu quả: nhờ có các ứng dụng trên hiện thoại hỗ trợ, bản cập nhật liên tục các thông tin quan trọng một cách chủ động, linh hoạt.
Quản lý kho là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự tỉ mỉ, chi tiết và linh hoạt cao. Do vậy, với các phần mềm quản lý kho hàng trên điện thoại thông minh, mọi vấn đề đều được giải quyết một cách nhanh chóng. Nhờ đó, hiệu quả công việc được nâng cao và quy trình hoạt động bán hàng cũng được khoa học và trôi chảy hơn rất nhiều.
4. GỢI Ý MỘT SỐ PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO MIỄN PHÍ
4.1. Adaline
Phần mềm quản lý kho miễn phí đầu tiên là Adaline. Adaline trang bị hoàn toàn các tính năng quản trị kho hàng, như nhập & theo dõi chuyển động xuất nhập kho, tìm kiếm và truy vấn mẫu hàng, in và trích xuất dữ liệu. Không giới hạn chức năng, không cần key active. An toàn, bảo mật, giúp đỡ đa ngành nghề, download 1 lần, sử dụng không giới hạn.
4.2. BS Silver
BS Silver là ứng dụng cai quản kho hàng trợ giúp đa nền tảng, từ Windows, Android cho tới iOS. Phần mềm cho phép quản lý đa dạng nguồn hàng hóa, nhiều kho, phần mềm những phương thức tính giá & xuất nhập hàng phổ biến hiện nay như LIFO, FIFO hay JIT.
BS Silver không chỉ được chấp nhận nhiều người cùng truy cập khối hệ thống cơ sở dữ liệu CSDL, mà còn phân quyền & kiểm soát hoạt động của những thành viên quản trị.
4.3. SSE
Ứng dụng quản lý kho hàng SSE thực sự phù hợp với các doanh nghiệp và hộ buôn bán có quy mô vừa & nhỏ. Phần mềm trang bị các chức năng cơ bản, như quản lý vật tư theo hình dáng, giá nhập, hạn sử dụng, mẫu mã,… không chỉ là được sử dụng trọn đời, người tiêu dùng còn được SSE hỗ trợ cập nhật những bản sửa lỗi hoàn toàn không tính phí.
4.4. Perfect Warehouse
Nếu bạn băn khoăn vấn đề bảo mật khi vận dụng phần mềm quản trị kho miễn phí, Perfect Warehouse chính là giải pháp hữu hiệu dành cho bạn. Perfect Warehouse từng nhận chứng nhận Sao Khuê 2011 về phần mềm chất lượng.
4.5. GM Sales
Chốt lại danh sách những ứng dụng quản lý kho free là GM Sales. không chỉ có những chức năng cơ bản như theo dõi hoạt động xuất/nhập kho, quản lý hàng hóa theo chức năng, GM Sales còn là một ứng dụng giúp đỡ đa nền tảng. Bạn có thể sử dụng hệ kiểm soát điều hành Windows, hoặc MacOS để sử dụng.
Giao diện bằng tiếng Việt, trực quan, dễ sử dụng là một số ưu điểm của ứng dụng cai quản kho GM Sales.
Ngoài những phần mềm quản lý kho miễn phí trên thì cũng có một số tool dành riêng cho quản lý kho Việt Nam như: KiotViet, Suno, Sapo, Ecount… Tuy nhiên những phần mềm này đều có tính phí dịch vụ theo tháng.
