Quản lý kho hàng là gì? Kỹ năng và các vấn đề mà nhân viên kho cần biết

Quản lý kho hàng là tổng hợp các công việc kho hàng ngày liên quan tới việc xuất- nhập kho và các hoạt động tồn kho, chuyển kho,..Quản lý kho một cách thông minh và hiệu quả sẽ giúp cho các hoạt động ở kho diễn ra một cách trôi chảy và đem lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp. Vậy quản lý kho hàng cần có những kĩ năng gì? Những khó khăn trong việc quản lý kho diễn ra như thế nào, cùng EPS Việt Nam tìm hiểu bài viết dưới đây

Quản lý hàng hóa là gì?

Quản lý hàng hóa là công việc quan trọng trong quy trình vận hành của kho hàng mà rất nhiều doanh nghiệp đang quan tâm. Vì hiện nay để nhân viên có thể thực hiện một cách tốt nhất và hiệu quả thì cần những người quản lý có kinh nghiệm và kỹ năng tốt để điều hành giúp cho công việc không xảy ra sai xót.

Những kỹ năng quản lý kho hàng mà mỗi nhân viên cần phải có.

Mỗi nhân viên cần có kỹ năng quản lý để tránh xảy ra sai xót trong quá trình làm việc, vì kho hàng chính là một tài sản rất lớn của doanh nghiệp, nếu không được quản lý chặt chẽ thì rất dễ xảy ra những rủi ro không đáng có.

Kỹ năng kiểm tra và lập phiếu nhập kho, xuất kho

 

Việc lập phiếu xuất kho và nhập kho là một việc làm vô cùng quan trọng của nhân viên kho hàng, việc kiểm tra các chứng từ giấy tờ liên quan đến xuất nhập và lưu chuyển hàng hóa. Do đó bạn cần phải thành thạo những điều này để có thể thực hiện công việc một cách thuận lợi nhất. Các nhân viên cần phải nhập và lập phiếu xuất, nhập kho hàng một cách chi tiết và đầy đủ nhất.

Kỹ năng sắp xếp, quản lý hàng hóa kho một cách khoa học

Một kỹ năng không thể thiếu đó chính là sắp xếp và quản lý kho hàng điều này là cần thiết vì chúng sẽ giúp gia tăng hiệu quả quản lý công việc. Sau đó tiết kiệm được nhiều chi phí phát sinh và diện tích kho hàng, các nhân việc cần được hướng dẫn về các tiêu chuẩn sắp xếp kho hàng, để có thể quản lý giữ cho không gian kho được sạch sẽ, ngăn nắp. Trang bị các kiến thức về dán các nhãn hàng hóa và sử dụng thẻ kho.

Kỹ năng kiểm tra kho nhanh chóng và hiệu quả

Kiểm kho chính là một công việc đòi hỏi một sự cẩn thận và tỉ mỉ cũng như kỹ năng về chuyên môn của nhân viên. Chúng ta cần phải nắm vững các quy trình cũng như các hoạt động cần phải có trong việc kiểm tra kho để thực hiện được việc kiểm kê hàng hóa tốt nhất cũng như cần hạn chế sai sót sẽ xảy ra. Kiểm kho một cách hiệu quả điều này không chỉ giúp chủ cửa hàng có thể đánh giá được tình hình tiêu thụ cao hay thấp của hàng hóa một cách chính xác mà chúng còn có thể hỗ trợ lên kế hoạch cho việc nhập hàng phù hợp.

Số lượng hàng rất lớn cùng quá trình xuất nhập hàng hóa liên tục yêu cầu các nhân viên cần phải ghi chép số liệu một cách rõ ràng và đầy đủ. Tuy nhiên thì hoạt động này thường tốn khá nhiều thời gian và công sức cũng như chúng có thể gây ra những nhầm lẫn, sai sót. Chúng ta nên tìm hiểu thêm các kỹ năng ghi chép sổ sách một cách thông minh, để hiệu quả trong quản lý kho hàng, giảm thất thoát. Chúng ta có thể quản lý được hệ thống thông tin về sổ sách kho hàng bằng các phần mềm hiện đại. Những phần mềm quản lý kho hàng này không chỉ hỗ trợ quản lý hàng hóa một cách đơn giản, dễ dàng mà chúng còn giúp các quản lý kho hàng có thể theo dõi tình hình kho hàng có hiệu quả hơn không.

Kỹ năng mềm nào cần thiết đối với các nhân viên kho

Khi quản lý kho hàng, các bạn cần phối hợp tốt với nhiều bộ phận, vì vậy việc tích lũy cũng như rèn luyện các kỹ năng mềm là một điều không thể thiếu. Hãy học cách lắng nghe, chủ động trong các cuộc đối thoại với đồng nghiệp để có thể tránh xung đột không đáng có. Đây là các kỹ năng cần ưu tiên. Tuy nhiên bên cạnh đó, các kỹ năng lên kế hoạch và lãnh đạo cũng cần thiết để quản lý kho có thể theo dõi được công việc của kho hàng hiệu quả.

Đối với các kho hàng lớn, thì bạn cần biết thêm nhiều về kỹ năng tổ chức cũng như quản lý nhân sự. Điều này nhằm tối ưu hóa được các hoạt động trong kho hàng, giảm đi những thất thoát. Quản lý kho hàng cũng phải phân công nhiệm vụ một cách cụ thể và bố trí các nhân viên một cách hợp lý với việc vận hành trong kho. Cùng với đó, quản lý kho cần phải đề ra các nội quy và quy trình để làm việc nhắm đến tính kỷ luật, tao ra một môi trường làm việc tốt, chuyên nghiệp.

Hệ thống quản lý kho hàng có 5 chức năng chính:

Quản lý nhà cung cấp:

Nhà cung cấp là đơn vị phân phối tài sản, công cụ lao động, xe, thực hiện sửa chữa, tạo ra,… Cho công ty. Việc chọn lựa được nhà sản xuất chất lượng cùng khâu quản lý có hiệu quả hay không sẽ quyết định lớn đến tuổi thọ của tài sản, năng lực dùng tài sản ổn định, và sử dụng hết công năng, công suất của chúng.

Quản lý thẻ kho:

Quản lý danh sách kho với hoàn chỉnh cả thông tin của danh mục trong kho như tên vật tư thiết bị, miêu tả, đơn giá, số lượng.

Quản trị kho hàng hay hàng tồn kho là hoạt động quan trọng giúp công ty cân bằng giữa mong muốn dự trữ hàng hóa cho các công việc sản xuất phân phối và đòi hỏi giảm chi phí quản lý hàng tồn kho. Quản lý kho hàng đạt kết quả tốt là phương án giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho công ty.

Quản lý tồn kho:

Hệ thống sẽ tự động tính toán số lượng tồn kho và thành quả tương ứng, số lượng vật tư thiết bị trong kho có thể được tự động cập nhật trong quá trình hoạt động nhập xuất hàng hóa.

Quản lý nhập xuất vật tư:

Hệ thống quản lý việc nhập hàng hoặc xuất hàng với đầy đủ các thông tin ngày nhập xuất hàng, giá trị nhập xuất, mục đích nhập xuất.

Quản lý mượn trả dụng cụ:

Hỗ trợ quản lý thông tin cho mượn và trả dụng cụ như thông tin người mượn, ngày mượn, ngày trả.

Ngoài ra hệ thống quản lý kho hàng còn có chức năng quét mã vạch và xác thực vân tay để giúp đỡ và hỗ trợ cho các chức năng hoạt động.

Công dụng quét mã vạch:

Để nhân viên quản lý kho hàng đơn giản nhập dữ liệu hay tra cứu khi thực hiện xuất nhập kho hoặc mượn trả dụng cụ. Với số lượng hàng hóa lớn, việc kiểm duyệt thủ công là một công thức tốn nhiều thời gian và dễ sai sót.

Bằng cách dùng mã vạch và thiết bị kiểm kho di dộng, các hàng hóa sẽ được quản lý dễ dàng, nắm bắt được số lượng, nội dung sản phẩm nhanh chóng, chủ động trong các sản phẩm lỗi, hết hạn sử dụng, thông cáo kịp thời nếu có sự chênh lệch so sánh với số lượng thực tế.

Công dụng xác thực vân tay:

Sử dụng để xác thực người mượn trả dụng cụ, tăng tính an toàn khi thực hiện cho mượn dụng cụ.

Khó khăn khi quản lý kho hàng

Kiểm tra hàng hóa

Các doanh nghiệp Việt Nam thường kiểm tra hàng hóa thông qua các ghi chép trong sổ sách hoặc file excel. Việc này sẽ tốn khá nhiều thời gian và có thể xảy ra những sai sót dữ liệu. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp có nhiều hàng hóa và chủng loại với số lượng lớn thì việc kiểm tra hàng trở nên cực kì khó khăn. Để giải quyết thì ứng dụng các phần mềm quản lý là tối ưu.

Đảm bảo lượng hàng tồn với mức nhất định

Đảm bảo số lượng hàng tồn trong kho với mức nhất định cũng là một khó khăn đối với người quản lý. Đảm bảo hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được hoạt động sản xuất và kinh doanh. Bạn không thể để hàng tồn quá nhiều hoặc quá ít. Nếu bạn quản lý hàng hóa trong kho bằng cách ghi chép tay thì quả thật khó khăn cho việc cập nhật hàng hóa liên tục và kịp thời. Bạn sẽ trả lời như thế nào nếu được hỏi “lượng hàng tồn là bao nhiêu?”. Doanh nghiệp cần thiết chính xác lượng hàng tồn để có cách xử lý và đề ra chiến lược để giải quyết.

Kiểm soát tồn kho

Như chúng tôi đã đề cập ở trên. Kiểm soát hàng tồn phải được cập nhật liên tục. Nếu việc kiểm soát hàng tồn kho không thường xuyên và liên tục thì công tác báo cáo sẽ trở nên khó khăn và mất thời gian. Đồng thời, không kiểm soát hàng tồn cũng gây ra những khó khăn trong việc có đủ hàng để cung cấp cho việc kinh doanh của công ty không. Kiểm soát tồn kho cũng sẽ giúp tiết kiệm chi phí bảo quản, trữ kho tối đa đạt hiệu quả và giúp cho doanh nghiệp bắt kịp với những biến động của thị trường.

Sắp xếp hàng hóa

Trong công tác quản lý kho hàng, việc sắp xếp hàng hóa có vai trò quan trọng, giúp cho bạn kiểm soát hàng dễ dàng hơn và việc lấy hàng, di chuyển hàng cũng thuận lợi hơn rất nhiều. Tuy nhiên, sắp xếp hàng hóa cũng sẽ gặp khó khăn nếu bạn không biết cách phân loại hàng sao cho hợp lý. Sắp xếp không hợp lý gây ra những cản trở cho việc xuất, nhập và kiểm kê hàng trong kho.

Trang thiết bị lạc hậu – quản lý kho hàng

Quản lý kho trở nên khó khăn hơn nếu doanh nghiệp không đầu tư cho trang thiết bị quản lý. Nhờ các trang thiết bị tiên tiến mà công tác quản lý kho trở nên dễ dàng, tránh rủi ro và mang lại hiệu quả cao hơn. Không chỉ sử dụng các thiết bị mà các phần mềm quản lý kho cũng nên được sử dụng để giúp việc quản lý trở nên chuyên nghiệp. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm có phí và miễn phí phù hợp với nghiệp vụ từng ngành.

Giải pháp cho những vấn đề trong quản lý kho hàng

• Kiểm tra hàng hóa trong kho thường xuyên: việc này rất quan trọng. Tuy nhiên để đảm bảo việc kiểm tra dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, nhân lực thì bạn nên nhờ tới sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý kho. Cũng không nên quá dựa dẫm vào phần mềm nhé. Vì không có gì là tuyệt đối cả. Hãy luôn theo sát quá trình kiểm tra hàng.
• Kiểm kê thực tế kho: có nghĩa là hãy tổng kết tất cả hàng hóa trong kho cùng lúc chứ không nên tách chúng ra để kiểm kê. Cuối năm hoặc 3 tháng hay 6 tháng một lần hãy làm điều đó và nhập số liệu vào phần mềm quản lý. Nếu doanh nghiệp lớn và số lượng hàng hóa đa dạng hãy kiểm kê thường xuyên hơn.
• Kiểm kê hàng tại chỗ: cũng là một cách giúp công tác quản lý kho của doanh nghiệp giảm được khối lượng công việc vào đợt cuối năm. Thay vì đợi cuối năm hay tới định kì, bạn có thể kiểm tra theo tuần hoặc tháng.
• Ưu tiên ABC: có nghĩa là phân tích thứ tự các hàng hóa xem loại nào đang là sản phẩm trong chiến lược hiện tại hoặc tương lai gần. Hãy ưu tiên những sản phẩm đó để việc quản lý kho đảm bảo chất lượng và hiệu quả hơn.
• Dự báo: để công tác quản lý kho đạt hiệu quả thì công việc dự báo có ý nghĩa quan trọng. Hãy đảm bảo việc dự báo là chính xác để xác định được nhu cầu về sản phẩm trong tương lai. Việc này cũng đảm bảo cho tồn kho đúng số lượng, chủng loại để giúp hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp phát triển và không bị biến động quá nhiều.

Trên đây làm một số những khó khăn trong công tác quản lý kho và những cách để giải quyết những khó khăn đó. Đương nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng giống nhau và kho hàng nào cũng như nhau. Phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác của doanh nghiệp mà chúng ta sẽ có những giải pháp khắc phục hiệu quả.

Tổng hợp những phương pháp quản lý kho hiệu quả 

Phương pháp FIFO hoặc FILO

FIFO là từ viết tắt của first in – first out, được hiểu là những hàng hóa được nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Phương pháp này thường được ứng dụng đối với những mặt hàng có tính thời hạn ngắn như bánh kẹo, thực phẩm, đồ thời trang, thiết bị công nghệ… Những ngành hàng này thường phải bố trí khoa học để trong quá trình nhập – xuất sẽ thuận tiện.

LIFO viết tắt của từ last in – first out. LIFO hoàn toàn ngược lại với FIFO. Có nghĩa là những mặt hàng mới nhập sẽ được ưu tiên xuất đi trước để đảm bảo cho sự cập nhật thời giá, cân đối chi phí sản xuất, bán hàng. Những sản phẩm ngành xây dựng sẽ được áp dụng phương pháp này.

Cả FIFO và LIFO đều là những thuật ngữ quen thuộc trong quản lý kho. Đối với nhiều doanh nghiệp, hai phương pháp này đóng vai trò quan trọng giúp các doanh nghiệp xử lý nhiều vấn đề trong khâu nhập xuất.

Phương pháp quy hoạch theo khu vực

Trong một số kho lớn như Tiki, Lazada, Sendo… thường có chứa rất đa dạng ngành hàng. Vì vậy, việc quy hoạch kho theo khu vực cần được triển khai ngay từ đầu để tránh làm mất thời gian và lãng phí không gian. Mỗi ngành hàng và sản phẩm cần được bố trí gọn gàng tùy theo tính chất và mức độ xuất nhập hàng hóa.

Bên cạnh việc quy hoạch kho theo khu vực thì thiết kế lối đi thuận tiện cho các thiết bị nâng dỡ như xe nâng để tiếp cận hàng hóa là việc làm quan trọng. Việc quy hoạch và thiết kế kho như vậy đồng thời giúp các bộ phận dễ dàng lấy hàng hóa khi cần thiết và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Phương pháp sắp xếp hàng hóa theo mã SKU

Đây là một trong những phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả mà doanh nghiệp cần làm. SKU là từ viết tắt của cụm Stock Keeping Unit có nghĩa là mã hàng hóa. Căn cứ theo mã SKU, doanh nghiệp sẽ xác định vị trí lưu trữ hàng hóa. Dựa vào tính chất hàng hóa mà mã SKU sẽ được đặt phù hợp. Thông thường, mã SKU sẽ bao gồm chuỗi các ký tự cả chữ và số.

Lưu ý khi đặt mã SKU là phải tránh các chữ và kí tự sau:

• Chữ O và số 0.
• Chữ L thường và i in hoa.
• Chữ có dấu, dấu cách, ký hiệu /, \

Các chữ và ký tự trên có thể gây ra những nhầm lẫn và file excel hoặc phần mềm có thể bị lỗi khi sử dụng.

Phương pháp quản lý kho hàng bằng cách lên sơ đồ lưu trữ

Lên sơ đồ lưu trữ là phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả vì sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát kho. Nhìn vào sơ đồ lưu trữ thì doanh nghiệp sẽ nhìn ra tổng quát kho hàng và hình dung được vị trí của từng loại hàng hóa.

Đặc biệt, kho hàng càng lớn thì sơ đồ lưu trữ càng quan trọng. Chắc hẳn bạn sẽ không muốn đi cả ngày trong kho để tìm hàng hóa mà không biết vị trí chính xác của nó. Dựa vào sơ đồ này mà doanh nghiệp có thể lên các kế hoạch thay đổi phù hợp hoặc quy hoạch lại kho để tăng hiệu quả khai thác.

Phương pháp quản lý kho hàng bằng thẻ hay sổ kho

Khi sử dụng thẻ kho, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng từng loại hàng hóa có trong kho. Thông tin có trên thẻ kho bao gồm tên hàng hóa, số lượng, quy cách, đơn vị tính, mã số, thời gian nhập/xuất, lượng tồn. Và trên thẻ kho phải có chữ ký xác nhận của kế toán và giám đốc.

Khi tần suất nhập xuất hàng hóa quá nhiều thì thẻ kho sẽ được đóng thành quyển và được gọi là sổ kho. Khi doanh nghiệp sử dụng thẻ kho thì thẻ kho phải dựa vào mẫu tiêu chuẩn của Bộ tài chính ban hành. Sự biến động của hàng hóa là liên tục, vì vậy, thẻ kho cũng phải được cập nhật thường xuyên để thống nhất số liệu. Lợi ích của việc này mang lại là:

• Quá trình thống kê, kiểm kê, quản lý kho hiệu quả hơn.
• Doanh nghiệp theo sát được tình hình kinh doanh.
• Kiểm soát được lượng hàng tồn trong kho.
• Sớm phát hiện các sai lệch, thất thoát hàng hóa.

Phương pháp dán nhãn từng lô hàng hoặc mã vạch

Hàng hóa được lưu trữ trong kho phải được dán nhãn đặt tên, đây là điều bắt buộc trong phương pháp quản lý kho hiệu quả. Bên cạnh mã SKU thì kết hợp quét mã vạch sẽ tăng hiệu quả quản lý hàng hóa trong kho. Khi hàng hóa được nhập vào kho thì sẽ có mã vạch riêng và sẽ được quét qua hệ thống để lưu thông tin sản phẩm. Thông tin này có hiệu lực và được sử dụng trong suốt quá trình nhập – xuất hàng hóa và quản lý kho.

Phương pháp kiểm tra kho thường xuyên

Thông thường thì 3 tháng/lần hoặc 6 tháng/lần các doanh nghiệp nên kiểm tra kho hàng. Các kho lớn thì quá trình kiểm tra sẽ tốn thời gian hơn. Mặc dù vậy, chúng tôi vẫn khuyến khích các doanh nghiệp kiểm tra thường xuyên hơn để tăng hiệu quả quản lý kho hàng.

Các công việc khi kiểm tra cần làm là:

• Kiểm tra số lượng hàng có trong kho và đối chiếu với thẻ kho, sổ sách liên quan.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa.
• Kiểm tra hạn dùng hàng hóa để có phương án xử lý kịp thời.
• Kiểm tra điều kiện tại kho như ẩm mốc, kệ hàng rỉ sét…

Trong quá trình kiểm tra, nếu có sai sót nào thì doanh nghiệp sẽ có biện pháp xử lý hoặc khắc phục kịp thời.

Phương pháp lắp camera quan sát

Quản lý kho hàng muốn hiệu quả thì bắt buộc phải lắp camera. Chắc chắn các chủ doanh nghiệp không thể thường xuyên có mặt trực tiếp tại kho hàng mà phải thông qua nhân sự cấp dưới. Vì vậy việc quan sát và theo dõi từ xa là việc làm vô cùng cần thiết. Nhờ có camera mà doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt hoạt động của kho hàng đồng thời có thể điều tra xử lý các trường hợp mất mát, hư hỏng, đột nhập kho hàng…

Tổ chức nhân sự

Đây có thể coi là một phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả. Thông thường, việc thất thoát hàng hóa sẽ do 2 nguyên nhân là nội bộ hoặc bên ngoài. Tỉ lệ cao khi hàng hóa bị thất thoát là do nội bộ. Do vậy, trong vấn đề tổ chức nhân sự, doanh nghiệp cần nâng cao chất lượng trong khâu tuyển dụng đầu vào. Việc này thực hiện bằng cách yêu cầu nhân viên phải có lý lịch rõ ràng, siêng năng, đáng tin cậy.

Lưu ý để quản lý kho hàng hiệu quả

• Luôn khóa và niêm phong kho đúng theo quy định để đảm bảo an toàn cho kho và hàng hóa.
• Kiểm soát lượng người ra vào kho để tránh kẻ gian đột nhập.
• Luôn đề cao cảnh giác, bảo vệ kho.
• Cần ký hợp đồng đối với các trường hợp sử dụng dịch vụ lưu trữ .
• Để kiểm soát hàng hóa dễ dàng thì cần đưa ra định mức hàng tồn.

Nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào về các phương pháp quản lý kho hiệu quả hãy liên hệ với chúng tôi.

Nếu bạn cần nhận tư vấn về giải pháp kho vận hiệu quả, hãy liên hệ với chúng tôi.

Hotline:(+84) 913 635 131