Quản lý kho hàng là gì? Kỹ năng và các vấn đề mà nhân viên kho cần biết

Quản lý kho hàng là một trong những công việc được quan tâm hiện nay. Do công tác quản lý có nhiều hạn chế nên có thể dẫn đến một số tình trạng như hàng tồn, thâm hụt hàng… Những tình trạng trên kéo dài và không có cách xử lý triệt để sẽ kéo theo hiệu quả kinh doanh bị giảm sút nghiêm trọng. Vậy những khó khăn khi quản lý kho hàng là gì? Nguyên nhân gây ra sự khó khăn đó? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết này.

Những khó khăn khi quản lý kho
Những khó khăn khi quản lý kho hàng

Quản lý hàng hóa là gì?

Quản lý hàng hóa là công việc quan trọng trong quy trình vận hành của kho hàng mà rất nhiều doanh nghiệp đang quan tâm. Vì hiện nay để nhân viên có thể thực hiện một cách tốt và hiệu quả thì cần những người quản lý có kinh nghiệm và kỹ năng tốt để điều hành giúp cho công việc không xảy ra sai xót.

Những kỹ năng quản lý kho hàng mà mỗi nhân viên cần phải có.

Kỹ năng quản lý kho hàng
kỹ năng quản lý kho hàng

mỗi nhân viên cần có kỹ năng quản lý để tránh xảy ra sai xót trong quá trình làm việc, vì kho hàng chính là một tài sản rất lớn của doanh nghiệp, nếu không được quản lý chặt chẽ thì rất dễ xảy ra những rủi ro không đáng có.

Kỹ năng kiểm tra và lập phiếu nhập kho, xuất kho

Kỹ năng quản lý kho hàng
kỹ năng quản lý kho hàng

Phiếu xuất kho và nhập kho là một hành động hết sức quan trọng của nhân viên kho hàng, việc kiểm tra các chứng từ giấy tờ liên quan đến xuất nhập và lưu chuyển hàng hóa. Do đó bạn cần phải thành thạo những điều này để có thể thực hiện công việc một cách thuận lợi nhất. Các nhân viên cần phải nhập và lập phiếu xuất, nhập kho hàng một cách chi tiết và đầy đủ nhất.

Kỹ năng sắp xếp, quản lý hàng hóa kho một cách khoa học

Kỹ năng quản lý kho hàng
kỹ năng quản lý kho hàng

Một kỹ năng không thể thiếu đó chính là sắp xếp và quản lý kho hàng điều này là cần thiết vì chúng sẽ giúp gia tăng hiệu quả quản lý công việc. Sau đó tiết kiệm được nhiều chi phí phát sinh và diện tích kho hàng, các nhân việc cần hiệu và được hướng dẫn về các tiêu chuẩn sắp xếp kho hàng, để có thể quản lý giữ cho không gian kho được sạch sẽ, ngăn nắp. Trang bị các kiên thức về dán các nhãn hàng hóa và sử dụng thẻ kho.

Kỹ năng kiểm tra kho nhanh chóng và hiệu quả

Kỹ năng quản lý kho hàng
kỹ năng quản lý kho hàng

Kiểm kho chính là một công việc đòi hỏi một sự cẩn thận và tỉ mỉ cũng như kỹ năng về chuyên môn của nhân viên. Chúng ta cần phải nắm vững các quy trình cũng như các hoạt động cần phải có trong việc kiểm tra kho để thực hiện được việc kiểm kê hàng hóa tốt nhất cũng như cần hạn chế sai sót sẽ xảy ra. Kiểm kho một cách hiệu quả điều này không chỉ giúp chủ cửa hàng có thể đánh giá được tình hình tiêu thụ cao hay thấp hàng hóa một cách chính xác mà chúng còn có thể hỗ trợ lên kế hoạch cho việc nhập hàng phù hợp.

Số lượng hàng rất lớn cùng quá trình xuất nhập hàng hóa liên tục yêu cầu các nhân viên cần phải ghi chép số liệu một cách rõ ràng và đầy đủ. Tuy nhiên thì hoạt động này thường có thể tốn khá nhiều thời gian và công sức cũng như chúng có thể gây ra những nhầm lẫn, sai sót. Chúng ta nên tìm hiểu thêm các kỹ năng ghi chép sổ sách một cách thông minh, để hiệu quả trong quản lý kho hàng, giảm thất thoát. Chúng ta có thể quản lý được hệ thống thông tin về sổ sách kho hàng bằng các phần mềm hiện đại. Những phần mềm quản lý kho hàng này không chỉ hỗ trợ quản lý hàng hóa một cách đơn giản, dễ dàng mà chúng còn giúp chủ cửa hàng có thể theo dõi tình hình kho hàng có hiệu quả hơn không.

Kỹ năng mềm nào cần thiết đối với các nhân viên kho

Nâng cao kỹ năng lãnh đạo
kỹ năng quản lý kho hàng

Khi quản lý kho hàng, các bạn cần phối hợp tốt với nhiều bộ phận, vì vậy việc tích lũy cũng như rèn luyện các kỹ năng mềm là một điều không thể thiếu. Hãy học cách lắng nghe, chủ động trong các cuộc đối thoại với đồng nghiệp để có thể tránh xung đột không đáng có. Đây là các kỹ năng cần ưu tiên. Tuy nhiên bên cạnh đó, các kỹ năng lên kế hoạch và lãnh đạo cũng cần thiết để chủ cửa hàng quản lý được công việc của cửa hàng hiệu quả.

Đối với các kho hàng lớn, thì bạn cần biết thêm nhiều về kỹ năng tổ chức cũng như quản lý nhân sự. Điều này nhằm tối ưu hóa được các hoạt động trong kho hàng, giảm đi những thất thoát. Chủ cửa hàng cũng phải phân công nhiệm vụ một cách cụ thể và bố trí các nhân viên một cách hợp lý với việc vận hành trong kho. Cùng với đó, chủ cửa hàng cần phải đề ra các nội quy và quy trình để làm việc nhắm đến tính kỷ luật,tao ra một môi trường làm việc tốt, chuyên nghiệp.

Hệ thống quản lý kho hàng có 5 chức năng chính:

mô hình quản lí kho

Quản lý nhà cung cấp:

nhà cung cấp là đơn vị phân phối tài sản, công cụ lao động, xe, thực hiện sửa chữa, tạo ra,… Cho công ty. Việc chọn lựa được nhà sản xuất chất lượng cùng khâu quản lý có hiệu quả hay không sẽ quyết định lớn đến tuổi thọ của tài sản, năng lực dùng tài sản ổn định, và sử dụng hết công năng, công suất của chúng.

Quản lý thẻ kho:

quản lý danh sách kho với hoàn chỉnh cả thông tin của danh mục trong kho như tên vật tư thiết bị, miêu tả, đơn giá, số lượng.

thẻ kho

quản trị kho hàng hay hàng tồn kho là hoạt động quan trọng giúp công ty cân bằng giữa mong muốn dự trữ hàng hóa cho các công việc sản xuất phân phối và đòi hỏi giảm chi phí quản lý hàng tồn khoquản lý kho hàng đạt kết quả tốt là phương án giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho công ty.

Quản lý tồn kho:

hệ thống sẽ tự động tính toán số lượng tồn kho và thành quả tương ứng, số lượng vật tư thiết bị trong kho có thể được tự động cập nhật trong quá trình hoạt động nhập xuất hoặc mượn trả.

Quản lý nhập xuất vật tư:

hệ thống quản lý việc nhập hàng hoặc xuất hàng với đầy đủ các thông tin ngày nhập xuất hàng, giá trị nhập xuất, mục đích nhập xuất.

Quản lý mượn trả dụng cụ:

hỗ trợ quản lý nội dung cho mượn và trả dụng cụ như thông tin người mượn, ngày mượn, ngày trả.

ngoài ra hệ thống quản lý kho hàng còn có chức năng quét mã vạch và xác thực vân tay để giúp đỡ và hỗ trợ cho các chức năng hoạt động.

công dụng quét mã vạch:

Quét mã vạch hàng hóa

để người có nhiệm vụ quản lý kho hàng đơn giản nhập dữ liệu hay tra cứu khi thực hiện xuất nhập kho hoặc mượn trả dụng cụ. Với số lượng hàng hóa lớn, việc kiểm duyệt thủ công là một công thức tốn nhiều thời gian và dễ sai sót.

bằng cách dùng mã vạch và thiết bị kiểm kho di dộng, các hoàng hóa sẽ được quản lý dễ dàngnắm bắt được số lượng, nội dung sản phẩm khẩn trươnglàm chủ được các sản phẩm lỗi, hết hạn sử dụngthông cáo kịp thời nếu có sự chênh lệch so sánh với số lượng thực tế.

công dụng xác thực vân tay:

sử dụng để xác thực người mượn trả dụng cụ, tăng tính an toàn khi thực hiện cho mượn dụng cụ.

KHÓ KHĂN KHI QUẢN LÝ KHO HÀNG

Kiểm tra hàng hóa

Các doanh nghiệp Việt Nam thường kiểm tra hàng hóa thông qua các ghi chép trong sổ sách hoặc file excel. Việc này sẽ tốn khá nhiều thời gian và có thể xảy ra những sai sót dữ liệu. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp có nhiều hàng hóa và chủng loại với số lượng lớn thì việc kiểm tra hàng trở nên cực kì khó khăn. Để giải quyết thì ứng dụng các phần mềm quản lý là tối ưu.

Những khó khăn khi quản lý kho
Những khó khăn khi quản lý kho hàng – kiểm kê hàng hóa

Đảm bảo lượng hàng tồn với mức nhất định

Đảm bảo số lượng hàng tồn trong kho với mức nhất định cũng là một khó khăn đối với người quản lý. Đảm bảo hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được hoạt động sản xuất và kinh doanh. Bạn không thể để hàng tồn quá nhiều hoặc quá ít. Nếu bạn quản lý hàng hóa trong kho bằng cách ghi chép tay thì quả thật khó khăn cho việc cập nhật hàng hóa liên tục và kịp thời. Bạn sẽ trả lời như thế nào nếu được hỏi “lượng hàng tồn là bao nhiêu?”. Doanh nghiệp cần thiết chính xác lượng hàng tồn để có cách xử lý và đề ra chiến lược để giải quyết.

kho hàng

Kiểm soát tồn kho

Như chúng tôi đã đề cập ở trên. Kiểm soát hàng tồn phải được cập nhật liên tục. Nếu việc kiểm soát hàng tồn kho không thường xuyên và liên tục thì công tác báo cáo sẽ trở nên khó khăn và mất thời gian. Đồng thời, không kiểm soát hàng tồn cũng gây ra những khó khăn trong việc có đủ hàng để cung cấp cho việc kinh doanh của công ty không. Kiểm soát tồn kho cũng sẽ giúp tiết kiệm chi phí bảo quản, trữ kho tối đa đạt hiệu quả và giúp cho doanh nghiệp bắt kịp với những biến động của thị trường.

Sắp xếp hàng hóa

Trong công tác quản lý kho hàng, việc sắp xếp hàng hóa có vai trò quan trọng, giúp cho bạn kiểm soát hàng dễ dàng hơn và việc lấy hàng, di chuyển hàng cũng thuận lợi hơn rất nhiều. Tuy nhiên, sắp xếp hàng hóa cũng sẽ gặp khó khăn nếu bạn không biết cách phân loại hàng sao cho hợp lý. Sắp xếp không hợp lý gây ra những cản trở cho việc xuất, nhập và kiểm kê hàng trong kho.

Những khó khăn khi quản lý kho
Sắp xếp hàng hóa

Trang thiết bị lạc hậu – quản lý kho hàng

Quản lý kho trở nên khó khăn hơn nếu doanh nghiệp không đầu tư cho trang thiết bị quản lý. Nhờ các trang thiết bị tiên tiến mà công tác quản lý kho trở nên dễ dàng, tránh rủi ro và mang lại hiệu quả cao hơn. Không chỉ sử dụng các thiết bị mà các phần mềm quản lý kho cũng nên được sử dụng để giúp việc quản lý trở nên chuyên nghiệp. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm có phí và miễn phí phù hợp với nghiệp vụ từng ngành.

Giải pháp cho những vấn đề trong quản lý kho hàng

  • Kiểm tra hàng hóa trong kho thường xuyên: việc này rất quan trọng. Tuy nhiên để đảm bảo việc kiểm tra dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, nhân lực thì bạn nên nhờ tới sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý kho. Cũng không nên quá dựa dẫm vào phần mềm nhé. Vì không có gì là tuyệt đối cả. Hãy luôn theo sát quá trình kiểm tra hàng.
  • Kiểm kê thực tế kho: có nghĩa là hãy tổng kết tất cả hàng hóa trong kho cùng lúc chứ không nên tách chúng ra để kiểm kê. Cuối năm hoặc 3 tháng hay 6 tháng một lần hãy làm điều đó và nhập số liệu vào phần mềm quản lý. Nếu doanh nghiệp lớn và số lượng hàng hóa đa dạng hãy kiểm kê thường xuyên hơn.
  • Kiểm kê hàng tại chỗ: cũng là một cách giúp công tác quản lý kho của doanh nghiệp giảm được khối lượng công việc vào đợt cuối năm. Thay vì đợi cuối năm hay tới định kì, bạn có thể kiểm tra theo tuần hoặc tháng.
  • Ưu tiên ABC: có nghĩa là phân tích thứ tự các hàng hóa xem loại nào đang là sản phẩm trong chiến lược hiện tại hoặc tương lai gần. Hãy ưu tiên những sản phẩm đó để việc quản lý kho đảm bảo chất lượng và hiệu quả hơn.
  • Dự báo: để công tác quản lý kho đạt hiệu quả thì công việc dự báo có ý nghĩa quan trọng. Hãy đảm bảo việc dự báo là chính xác để xác định được nhu cầu về sản phẩm trong tương lai. Việc này cũng đảm bảo cho tồn kho đúng số lượng, chủng loại để giúp hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp phát triển và không bị biến động quá nhiều.

Quản lý kho hàng

Trên đây làm một số những khó khăn trong công tác quản lý kho và những cách để giải quyết những khó khăn đó. Đương nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng giống nhau và kho hàng nào cũng như nhau. Phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác của doanh nghiệp mà chúng ta sẽ có những giải pháp khắc phục hiệu quả.

TỔNG HỢP PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ KHO HIỆU QUẢ

Phương pháp FIFO hoặc FILO

FIFO là từ viết tắt của first in – first out, được hiểu là những hàng hóa được nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Phương pháp này thường được ứng dụng đối với những mặt hàng có tính thời hạn ngắn như bánh kẹo, thực phẩm, đồ thời trang, thiết bị công nghệ… Những ngành hàng này thường phải bố trí khoa học để trong quá trình nhập – xuất sẽ thuận tiện.

LIFO viết tắt của từ last in – first out. LIFO hoàn toàn ngược lại với FIFO. Có nghĩa là những mặt hàng mới nhập sẽ được ưu tiên xuất đi trước để đảm bảo cho sự cập nhật thời giá, cân đối chi phí sản xuất, bán hàng. Những sản phẩm ngành xây dựng sẽ được áp dụng phương pháp này.

Quản lý kho hàng

Cả FIFO và LIFO đều là những thuật ngữ quen thuộc trong quản lý kho. Đối với nhiều doanh nghiệp, hai phương pháp này đóng vai trò quan trọng giúp các doanh nghiệp xử lý nhiều vấn đề trong khâu nhập xuất.

Phương pháp quy hoạch theo khu vực

Trong một số kho lớn như Tiki, Lazada, Sendo… thường có chứa rất đa dạng ngành hàng. Vì vậy, việc quy hoạch kho theo khu vực cần được triển khai ngay từ đầu để tránh làm mất thời gian và lãng phí không gian. Mỗi ngành hàng và sản phẩm cần được bố trí gọn gàng tùy theo tính chất và mức độ xuất nhập hàng hóa.

Quản lý kho hàng

Bên cạnh việc quy hoạch kho theo khu vực thì thiết kế lối đi thuận tiện cho các thiết bị nâng dỡ như xe nâng để tiếp cận hàng hóa là việc làm quan trọng. Việc quy hoạch và thiết kế kho như vậy đồng thời giúp các bộ phận dễ dàng lấy hàng hóa khi cần thiết và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Phương pháp sắp xếp hàng hóa theo mã SKU

Đây là một trong những phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả mà doanh nghiệp cần làm. SKU là từ viết tắt của cụm Stock Keeping Unit có nghĩa là mã hàng hóa. Căn cứ theo mã SKU, doanh nghiệp sẽ xác định vị trí lưu trữ hàng hóa. Dựa vào tính chất hàng hóa mà mã SKU sẽ được đặt phù hợp. Thông thường, mã SKU sẽ bao gồm chuỗi các ký tự cả chữ và số.

Quản lý kho hàng

Lưu ý khi đặt mã SKU là phải tránh các chữ và kí tự sau:

  • Chữ O và số 0.
  • Chữ L thường và i in hoa.
  • Chữ có dấu, dấu cách, ký hiệu /, \

Các chữ và ký tự trên có thể gây ra những nhầm lẫn và file excel hoặc phần mềm có thể bị lỗi khi sử dụng.

Phương pháp quản lý kho hàng bằng cách lên sơ đồ lưu trữ

Lên sơ đồ lưu trữ là phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả vì sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát kho. Nhìn vào sơ đồ lưu trữ thì doanh nghiệp sẽ nhìn ra tổng quát kho hàng và hình dung được vị trí của từng loại hàng hóa.

Quản lý kho hàng

Đặc biệt, kho hàng càng lớn thì sơ đồ lưu trữ càng quan trọng. Chắc hẳn bạn sẽ không muốn đi cả ngày trong kho để tìm hàng hóa mà không biết vị trí chính xác của nó. Dựa vào sơ đồ này mà doanh nghiệp có thể lên các kế hoạch thay đổi phù hợp hoặc quy hoạch lại kho để tăng hiệu quả khai thác.

Phương pháp quản lý kho hàng bằng thẻ hay sổ kho

Khi sử dụng thẻ kho, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng từng loại hàng hóa có trong kho. Thông tin có trên thẻ kho bao gồm tên hàng hóa, số lượng, quy cách, đơn vị tính, mã số, thời gian nhập/xuất, lượng tồn. Và trên thẻ kho phải có chữ ký xác nhận của kế toán và giám đốc.

Quản lý kho hàng

Khi tần suất nhập xuất hàng hóa quá nhiều thì thẻ kho sẽ được đóng thành quyển và được gọi là sổ kho. Khi doanh nghiệp sử dụng thẻ kho thì thẻ kho phải dựa vào mẫu tiêu chuẩn của Bộ tài chính ban hành. Sự biến động của hàng hóa là liên tục, vì vậy, thẻ kho cũng phải được cập nhật thường xuyên để thống nhất số liệu. Lợi ích của việc này mang lại là:

  • Quá trình thống kê, kiểm kê, quản lý kho hiệu quả hơn.
  • Doanh nghiệp theo sát được tình hình kinh doanh.
  • Kiểm soát được lượng hàng tồn trong kho.
  • Sớm phát hiện các sai lệch, thất thoát hàng hóa.

Phương pháp dán nhãn từng lô hàng hoặc mã vạch

Hàng hóa được lưu trữ trong kho phải được dán nhãn đặt tên, đây là điều bắt buộc trong phương pháp quản lý kho hiệu quả. Bên cạnh mã SKU thì kết hợp quét mã vạch sẽ tăng hiệu quả quản lý hàng hóa trong kho. Khi hàng hóa được nhập vào kho thì sẽ có mã vạch riêng và sẽ được quét qua hệ thống để lưu thông tin sản phẩm. Thông tin này có hiệu lực và được sử dụng trong suốt quá trình nhập – xuất hàng hóa và quản lý kho.

Quản lý kho hàng

Phương pháp kiểm tra kho thường xuyên

Thông thường thì 3 tháng/lần hoặc 6 tháng/lần các doanh nghiệp nên kiểm tra kho hàng. Các kho lớn thì quá trình kiểm tra sẽ tốn thời gian hơn. Mặc dù vậy, chúng tôi vẫn khuyến khích các doanh nghiệp kiểm tra thường xuyên hơn để tăng hiệu quả quản lý kho hàng.

Các công việc khi kiểm tra cần làm là:

  • Kiểm tra số lượng hàng có trong kho và đối chiếu với thẻ kho, sổ sách liên quan.
  • Kiểm tra chất lượng hàng hóa.
  • Kiểm tra hạn dùng hàng hóa để có phương án xử lý kịp thời.
  • Kiểm tra điều kiện tại kho như ẩm mốc, kệ hàng rỉ sét…

Trong quá trình kiểm tra, nếu có sai sót nào thì doanh nghiệp sẽ có biện pháp xử lý hoặc khắc phục kịp thời.

Quản lý kho hàng

Phương pháp lắp camera quan sát

Quản lý kho hàng muốn hiệu quả thì bắt buộc phải lắp camera. Chắc chắn các chủ doanh nghiệp không thể thường xuyên có mặt trực tiếp tại kho hàng mà phải thông qua nhân sự cấp dưới. Vì vậy việc quan sát và theo dõi từ xa là việc làm vô cùng cần thiết. Nhờ có camera mà doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt hoạt động của kho hàng đồng thời có thể điều tra xử lý các trường hợp mất mát, hư hỏng, đột nhập kho hàng…

Tổ chức nhân sự

Đây có thể coi là một phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả. Thông thường, việc thất thoát hàng hóa sẽ do 2 nguyên nhân là nội bộ hoặc bên ngoài. Tỉ lệ cao khi hàng hóa bị đột nhập là do nội bộ. Do vậy, trong vấn đề tổ chức nhân sự, doanh nghiệp cần nâng cao chất lượng trong khâu tuyển dụng đầu vào. Việc này thực hiện bằng cách yêu cầu nhân viên phải có lý lịch rõ ràng, siêng năng, đáng tin cậy. Đặc biệt, doanh nghiệp cũng cần phân quyền cụ thể trong kho để tránh đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố.

Quản lý kho hàng

Hệ thống hóa sổ sách

Phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhân lực và thời gian. Doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm để xử lý thông tin trong kho một cách chuẩn xác. Từ đó sẽ giảm được tối thiểu rủi ro sai sót trong quản lý kho.

Quản lý kho hàng

Lưu ý để quản lý kho hàng hiệu quả

  • Luôn khóa và niêm phong kho đúng theo quy định để đảm bảo an toàn cho kho và hàng hóa.
  • Kiểm soát lượng người ra vào kho để tránh kẻ gian đột nhập.
  • Luôn đề cao cảnh giác, bảo vệ kho.
  • Cần ký hợp đồng đối với các trường hợp sử dụng dịch vụ lưu trữ .
  • Để kiểm soát hàng hóa dễ dàng thì cần đưa ra định mức hàng tồn.

Nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào về các phương pháp quản lý kho hiệu quả hãy liên hệ với chúng tôi.

Cách giảm rủi ro trong quản lý hàng kho 2020

quản lý kho hàng hay thủ kho là công việc phải đối mặt với nhiều khó khăn: thiếu hụt hàng hóa, tốn tầm thường nhân lực, ảnh hưởng đến những hoạt động chế tạobuôn bán khác của công ty,…

Năm gian khổ thường gặp gỡ nhất ở những công ty có từ hai kho hàng trở lên khiến người kiểm soát doanh nghiệp thấy đau đầu nhất là: bảo đảm định mức tồn kho, kiểm tra hàng hóa, tìm kiếm hàng hóa, kiểm soát điều hành hoạt động của chuyên viên.

rủi ro trong quản lý kho

Bảo đảm định mức tồn kho giúp giảm rủi ro trong quản lý kho hàng

  • Không thể cai quản một cách đúng mực nhất số lượng sản phẩm trong kho do không tồn tại phương pháp cai quản đúng theo định mức
  • Không thể cập nhật đúng đắn lượng tồn kho cao nhất, lượng tồn kho thấp nhất
  • thành tựu phân tích sự lưu chuyển của dòng hàng trong kho thiếu đúng mực do không xác minh được thứ tự tiêu thụ/ sử dụng những mặt hàng/nguyên vật liệu trong kho
  • các kế hoạch thanh lý hàng tồn kho thiếu tính chứng thực do cơ sở dữ liệu về kho cập nhật chậm hoặc không đúng đắn

Kiểm tra hàng hóa giúp giảm rủi ro trong quản lý kho

  • Kiểm tra hàng hóa có lẽ là nỗi ám ảnh của những chuyên viên kho. Bởi lượng hàng hóa không ít & có trăm, nghìn chủng loại mặt hàng.
  • Lịch kiểm tra chất lượng những hàng hóa dễ vỡ, dễ cháy nổ hoàn toàn có thể bị quên béng.
  • chuyên viên kho có thể bỏ lỡ lịch bảo dưỡngbảo trì máy móc, hàng hóa trong kho.
  • Kiểm tra lượng hàng hóa để tránh thất thoát rất có thể bị bỏ lỡ sự thông đồng của các chuyên viên trong kho.
  • Chất lượng hàng hóa, hạn sử dụng của từng loại hàng hóa khó rất có thể cập nhật liên tục. Thậm chí, kho hàng gặp phải tình trạng một số mặt hàng bị hỏng, hết hạn sử dụng mà chuyên viên kho không hề hay biết.

Quản lý kho hàng

Tìm kiếm hàng hóa

  • phương pháp quản lý kho hàng bình thường bằng sổ sách cổ điển hoặc excel mất nhiều thời gian kiểm tra mới biết lượng hàng hóa mình cần trong còn bao nhiêu, còn hay hết
  • Khó xác định vị trí của mặt hàng cần tìm kiếm ở khu vực nào trong kho.Kiểm soát chuyển động của những chuyên viên trong kho
  • Mỗi lần giao việc, tương tác phải gặp gỡ trực tiếp hoặc thông qua email, điện thoại

Cả ba hình thứ này này đều phải đương đầu với không may thất lạc thông tin, không tồn tại bằng chứng đối chất,…- Không thể kiểm tra tiến độ công việc, chất lượng công việc của từng chuyên viên vào cùng một thời điểm & mỗi lần kiểm tra thì mất nhiều thời gian.

Chuyên viên chưa được đào tạo về dòng sản phẩm

không chỉ là dễ mắc sai lầm vì thiếu khối hệ thống cai quản kho đồ hiệu quả, mà bạn có thể gặp gỡ phải các bài toán hóc búa liên quan đến luận điểm nhân lực nữa. chuyên viên cai quản kho hàng không chỉ có người nắm rõ & sử dụng thành thạo các công cụ quản lý kho hàng cũng tương tự có cách sắp xếp khoa học.

giảm rủi ro trong quản lý kho

những doanh nghiệp có từ 2 kho hàng trở lên rất có thể kiểm soát 5 khó khăn trên bằng cách sử dụng các phần mềm cai quản.

dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng ứng dụng trong việc cai quản kho hàng:

– Người dùng sử dụng được mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị giúp người dùng quản lý kho hàng, theo dõi, hay đề ra chỉ đạo 1 cách nhanh chóng nhất.

– phần mềm thống kê cụ thể hàng hóa theo từng mã hàng, những loại hàng, số lượng, tình trạng nhập xuất,….chi tiết tới những điều nhỏ nhất giúp người dùng dễ dàng thấy được sự biến động trong kho, tránh hàng hóa thất thoát một cách vô lý.

– ứng dụng cung cấp hệ thống bảng biểu đa dạng giúp người dùng hoàn toàn có thể tạo những báo cáo hay phân tích hàng tồn kho một cách nhanh chóng

– phần mềm được cho phép người quản lý kho hàng phân quyền xem báo cáo, tài liệu  cùng làm việc trên một phần mềm giúp nhà quản lý kho hàng dễ dàng theo dõi tình hình làm việc của nhân viên, tình hình làm việc để đặt ra lãnh đạo hay nhận văn bản báo cáo công việc & giải quyết kịp thời nhanh chóng.

– phần mềm tự động cập nhật sự bất định trong kho vào bán sản phẩm  kế toán mà hoàn toàn không cần cấu trúc hay phân chia lại.

Vậy hoạt động của một nhân viên quản lý kho hàng hay thủ kho là gì?

cong-viec-cua-nhan-vien-quan-ly-kho-hang

Ảnh minh họa hoạt động của cấp dưới quản trị kho hàng hàng

nhiệm vụ, trách nhiệm của nhân viên quản trị kho hàng bao gồm:

Sắp xếp sản phẩm, vật tư, nguyên liệu trong kho

  • sắp xếp một cách khoa học các kiểu sản phẩm vật tư trong kho
  • Lập và cập nhật sơ đồ kho

Cam kết chuẩn mực của sản phẩm trong kho

  • bố trí hàng trong kho theo đúng chỉ dẫn của nhà cung cấp
  • Đối với những hàng hóa mau hư cần quản lý kho hàng theo nguyên tắc nhập trước xuất trước

Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng

  • Tiếp nhận, kiểm duyệt các chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hàng, giao hàng hay lưu chuyển hàng hóa theo quy định
  • Thực hiện việc nhập, xuất hàng hóa vật tư cho cá nhân có sự liên quan
  • Ghi phiếu nhập, xuất kho
  • Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho hằng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho ít ra

Theo dõi quản lý hàng hóa tồn kho ít ra

  • Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hằng ngày và đảm bảo toàn bộ hàng hóa trong kho cần có định mức tồn kho tối thiểu
  • đề xuất Giám đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiếu để phù hợp với biến động của số lượng hàng xuất nhập kho

Thực hiện các thủ tục đặt hàng

  • Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với các vật tư phụ, dụng cụ cá nhân,…
  • Tuân thủ các quy đình về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn kho
  • cam kết các quy tắc PCCC trong kho
  • kiểm duyệt định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt,…

Quản lý kho hàng lạnh

Quản lý kho hàng thực phẩm

Quản lý kho hàng thời trang

Nếu bạn cần nhận tư vấn về giải pháp kho vận hiệu quả, hãy liên hệ với chúng tôi.

Hotline:(+84) 913 635 131

EPS-WMS

EPS-WMS

Tôi là EPS đã có hơn 15 năm trong việc tư vấn giải pháp kho hàng liên quan đến thiết bị, vật tư kho và phần mềm vận hành kho. Hi vọng những gì tôi chia sẻ sẽ giúp ích cho bạn.

Shopping Cart