Hệ thống theo dõi hàng tồn kho đề cập đến các quá trình liên quan đến việc giám sát tất cả hàng tồn kho (nguyên vật liệu, thành phẩm và hàng dở dang) mà một doanh nghiệp sở hữu và lưu trữ. Việc theo dõi này bắt đầu khi một lô hàng tồn kho đi vào không gian lưu trữ và tiếp tục cho đến khi lô hàng đó được giao cho chủ sở hữu tiếp theo. Với theo dõi hàng tồn kho, bạn sẽ có thể thu thập dữ liệu như vị trí mặt hàng, kho hàng có sẵn, mô tả sản phẩm và thông tin về bất kỳ sản phẩm tương tự nào mà bạn có.
Các phương pháp theo dõi hàng tồn kho bao gồm thủ công mà không cần sự trợ giúp của công nghệ, cũng như tự động sử dụng hệ thống phần mềm. Mặc dù theo dõi hàng tồn kho thủ công rất dễ hiểu và tiết kiệm chi phí, nhưng nó cũng có thể tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót, đặc biệt là khi có nhiều hàng tồn kho cần tính đến.
Khi các doanh nghiệp mở rộng, thì họ cần phát triển hơn tính năng theo dõi hàng tồn kho thủ công và chuyển sang sử dụng hệ thống theo dõi hàng tồn kho để có thể theo dõi nhanh chóng và hiệu quả việc di chuyển hàng tồn kho của họ.
EPS-WMS là hệ thống theo dõi hàng tồn kho cho phép các doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho, quản lý đơn hàng và giám sát kho hàng một cách dễ dàng. Nó cung cấp một số tùy chọn theo dõi, tạo dữ liệu chính xác bất cứ khi nào bạn cần, theo dõi quá trình giao hàng của bạn và tổng hợp thông tin về hàng tồn kho thành các báo cáo chính xác và rõ ràng.
Truy cập thông tin chi tiết về sản phẩm một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng nhiều phương pháp theo dõi
Một trong những lý do quan trọng nhất để sử dụng theo dõi hàng tồn kho là khả năng hiển thị hàng hóa tốt hơn. Việc giám sát toàn bộ hàng tồn kho của bạn là rất có giá trị; đó là thứ cho phép bạn thu thập dữ liệu như những mặt hàng bạn có trong kho, số lượng bạn có, nơi chúng được lưu trữ và cách chúng có thể được truy xuất. Nhưng không chỉ đơn thuần là truy cập vào dữ liệu này, nó còn truy cập nó một cách nhanh chóng và theo thời gian thực.
Điều này giúp bạn tránh bị thiếu hoặc tồn quá nhiều vì bạn sẽ biết chính xác những gì bạn cần mua vào bất kỳ thời điểm nào. Hệ thống theo dõi hàng tồn kho sẽ phát hiện sớm bất kỳ sự chênh lệch hoặc không khớp về số lượng nào trước khi chúng gây ra bất kỳ rắc rối nào, có nghĩa là bạn có thể tự tin chấp nhận tất cả các đơn đặt hàng của mình bởi vì bạn sẽ biết chính xác những gì bạn có thể và không thể thực hiện.
>> Xem thêm: 7câu hỏi giúp bạn tìm được hệ thống quản lý kho phù hợp
Để giúp bạn đạt được tất cả những lợi ích này, EPS Việt Nam cung cấp một số phương pháp giúp bạn theo dõi hàng tồn kho của mình bằng phương pháp nhận dạng, chẳng hạn như mã, số hoặc mô tả. Phương pháp đầu tiên là theo dõi số sê-ri trong đó mỗi mặt hàng được cấp một mã duy nhất.
Điều này thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp cần theo dõi một số mặt hàng riêng lẻ. Ví dụ, một nhà kho sản xuất điện thoại di động có thể sử dụng tính năng theo dõi số sê-ri để theo dõi từng bộ phận điện tử của họ một cách riêng biệt. Hình thức theo dõi này cũng được sử dụng để xem các sản phẩm đã được sở hữu trong bao lâu, rất hữu ích cho việc xử lý các yêu cầu bảo hành.
Phương pháp tiếp theo là theo dõi hàng loạt, đây là tất cả về việc nhóm các mục có chung các thuộc tính nhất định thành các nhóm hoặc “lô”, sau đó theo dõi từng lô với nhau. Không giống như theo dõi số sê-ri, theo dõi hàng loạt được sử dụng để theo dõi một bộ sản phẩm thay vì các mặt hàng riêng lẻ. Đó là lý do tại sao điều này thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm ăn được hoặc dễ hư hỏng cần theo dõi ngày hết hạn.
Trong trường hợp này, tất cả các sản phẩm được sản xuất cùng nhau sẽ thuộc cùng một lô. Nếu có trường hợp các sản phẩm từ một lô nhất định bị hỏng hoặc đã hết hạn sử dụng, thì bạn sẽ không phải theo dõi từng sản phẩm từ lô xấu riêng lẻ vì chúng đã được nhập cùng nhau trong hệ thống.
Hai cách tiếp theo để theo dõi kho hàng của bạn là phân loại các mặt hàng là hàng tồn kho kế toán hoặc hàng tồn kho thực tế. Trong phương pháp kế toán kho, số lượng hàng tồn kho hoặc hàng tồn kho của bạn tăng lên đối với mọi hóa đơn được tạo và giảm đối với mọi hóa đơn được gửi đi.
Tương tự, trong phương pháp tồn kho vật lý, số lượng hàng tồn kho của bạn tăng cho mỗi lần mua hàng được thêm vào hệ thống theo dõi hàng tồn kho và giảm cho mỗi lô hàng được gửi đi.
Bất kể bạn chọn phương pháp theo dõi nào, EPS chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập nhanh vào dữ liệu sản phẩm của mình. Bạn sẽ có thể xem các mặt hàng mình sở hữu, thông tin giá cả, mô tả mặt hàng, số lượng có sẵn và vị trí chính xác — tất cả đều theo thời gian thực.
Để đẩy nhanh tiến độ hơn nữa, bạn có thể tìm kiếm hệ thống nhanh chóng bằng cách sử dụng số nhận dạng của mặt hàng hoặc thậm chí quét mã vạch của sản phẩm. Vì mã vạch nhanh hơn và hiệu quả hơn, chúng tôi cũng đã tập hợp một công cụ miễn phí để tạo mã vạch cho bạn.
>> Xem thêm: Hệ thống quản lý kho hàng với EPS Việt Nam
Theo dõi lô hàng của bạn và đảm bảo giao hàng an toàn mọi lúc
Nếu vận chuyển là một phần quan trọng trong công việc kinh doanh của bạn hoặc ngay cả khi bạn giao hàng không thường xuyên, thì bạn phải biết rằng cho đến khi lô hàng được chuyển đến nơi cần đến một cách an toàn, bạn vẫn phải chịu trách nhiệm về việc đó. Tuy nhiên, đôi khi nói thì dễ hơn làm. Theo dõi mặt hàng là một nhiệm vụ khó khăn ngay cả khi sản phẩm của bạn ở trong kho.
EPS sẽ đưa đến cho bạn một giải pháp theo dõi lô hàng chuyên dụng. Với tích hợp vận chuyển, bạn có thể thông báo cho cả bản thân và khách hàng của bạn các cập nhật kịp thời về lô hàng hiện đang ở đâu và ngày dự kiến sẽ đến điểm đến của gói hàng.
Điều này giúp bạn và khách hàng của bạn yên tâm hơn. Trong trường hợp hiếm hoi xảy ra sự cố giao hàng, dữ liệu từ vận chuyển cũng sẽ cung cấp cho khách hàng và nhân viên hỗ trợ của bạn thông tin chi tiết hơn về những gì đã xảy ra. Điều này dẫn đến việc xử lý nhanh hơn và sự hài lòng của khách hàng tốt hơn.
Sử dụng các báo cáo để tối ưu hóa việc quản lý kho hàng của bạn
Báo cáo kinh doanh thường được sử dụng để theo dõi tiến độ và tăng trưởng kinh doanh, giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về các lĩnh vực đang hoạt động và có thể sử dụng một số cải tiến. Báo cáo của EPS tiến thêm một bước nữa, cung cấp đủ dữ liệu để hoạt động như một cách khác để bạn theo dõi hàng tồn kho của mình.
Với báo cáo của chúng tôi, bạn có thể giám sát nhanh chóng và dễ dàng:
- Bán hàng, mua hàng và chi phí
- Các khoản phải trả và các khoản thanh toán đã nhận
- Thông tin hàng tồn kho
- Mọi hoạt động kinh doanh liên quan đến chứng khoán
Thông tin mà các báo cáo kinh doanh này cung cấp có thể giúp bạn tiến hành dự báo nhu cầu , xác định xu hướng, lập ngân sách kinh doanh , kiểm toán kinh doanh và phân tích SWOT. Các báo cáo khác , chẳng hạn như báo cáo theo dõi lô chi phí FIFO (Nhập trước, xuất trước) và báo cáo chi tiết hàng tồn kho, có thể hiển thị cho bạn tài khoản chi tiết về mọi mặt hàng bạn quản lý — bạn sở hữu những sản phẩm nào, số lượng hàng đã đến hay còn lại, khi các mặt hàng được chuyển đi , những gì hiện có, lịch sử giao dịch có liên quan và hơn thế nữa.
Kết luận
Theo dõi hàng tồn kho là một quá trình cần thiết cho bất kỳ ai bán sản phẩm từ kho hàng. Nó hiển thị cho bạn dữ liệu có giá trị liên quan đến hàng tồn kho của bạn, bao gồm vị trí, số lượng và mô tả. Điều này giúp bạn tránh tình trạng thiếu hàng, cải thiện khả năng hiển thị sản phẩm, đồng thời phát hiện và sửa chữa mọi lỗi trước khi chúng làm hỏng hoạt động kinh doanh của bạn.
Trong khi các tổ chức nhỏ hơn có thể theo dõi hàng tồn kho của họ theo cách thủ công, các doanh nghiệp xử lý số lượng hàng tồn kho lớn hơn có thể sẽ thấy rằng theo dõi thủ công không hiệu quả về lâu dài. Thay vào đó, họ chọn sử dụng hệ thống theo dõi hàng tồn kho để hoàn thành công việc.
EPS-WMS là một trong những doanh nghiệp cung cấp hệ thống theo dõi hàng tồn kho ,cung cấp nhiều tùy chọn theo dõi, truy cập dữ liệu nhanh, theo dõi lô hàng đơn giản, báo cáo chính xác,… Để biết thêm thông tin chi tiết vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn kĩ hơn.
