Số hóa là hình thức chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số giúp cho hoạt động kho hàng diễn ra một cách chính xác và dễ dàng hơn, chuyển đổi quy trình thủ công thành định dạng kỹ thuật số trong thông tin kho hàng. Trong bài viết này chung tôi sẽ viết bài Số hóa là gì? Số hóa giúp doanh nghiệp trở nên phát triển?
Số hóa là gì? Số hóa giúp doanh nghiệp phát triển?
Giải pháp cho các doanh nghiệp ngành sản suất, số hóa sẽ là một lựa chọn vô cùng cần thiết ở thời điểm hiện nay, các doanh nghiệp đang phát triển với tốc độ quá chậm dẫn đến khó khăn trong việc phát triển và cạnh tranh với đối thủ lớn.
Số hóa là gì?
Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi nội dung trên giấy và các công thức thủ công thành định dạng kỹ thuật số trong đó thông tin được tổ chức thành các bit và byte. giống như quét một bức hình hoặc chuyển đổi một báo cáo giấy thành PDF. Dữ liệu không bị chỉnh sửa – nó chỉ đơn giản được mã hóa theo định dạng kỹ thuật số.
Số hóa có tầm trọng yếu rất lớn đối với việc giải quyết, lưu giữ và truyền dữ liệu, bởi vì nó “cho phép thông tin của tất cả các kiểu ở mọi định dạng được thực hiện với cùng đạt kết quả tốt và cũng đều được xen kẽ”. Cho dù dữ liệu được lưu trữ ở dạng vật lý (analog data) thường ổn định hơn, nhưng dữ liệu số có thể dễ dàng được sẻ chia và truy cập hơn và theo lý thuyết, có thể được truyền đi vô thời hạn, không bị mất mát qua thời gian và qua các lần sao chép dữ liệu, miễn là nó được chuyển sang các định dạng mới, ổn định.
Số hóa trong một tổ chức phân phối một lợi thế để thực hiện mọi thứ nhanh hơn, tốt hơn và rẻ hơn. Số hóa có thể gặt hái ích lợi đạt kết quả tốt khi dữ liệu số hóa được sử dụng để tự động hóa các công thức và cho phép khả năng truy cập tốt hơn – tuy nhiên số hóa không tìm cách sửa đổi và cải thiện các công thức hoặc dữ liệu. Từ đó, nó có thể phân phối lợi nhuận tốt hơn và có nhiều thời cơ sản xuất thành quả.
Vận hành kho
Đặc thù vận hành mô hình JIT là sản phẩm được nhập và xuất kho trong khoảng thời gian cực ngắn (3-4 tiếng đồng hồ) mỗi ngày, ví dụ hàng nhập kho trước 7h sáng và ra khỏi kho lúc 9h sáng. Với lượng mã hàng lên đến gần 500, nhiều số LOT khác nhau, không gian kho không lớn, làm việc hàng ngày chủ yếu bằng giấy tờ là một thách thức lớn của nhân viên vận hành trong việc nhớ chuẩn xác thông tin sản phẩm. Bên cạnh đấy, vấn đề quản lý hạn sử dụng cũng phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ của nhân viên vận hành kho vì không có bất kỳ cảnh báo nào về hạn dùng cùng với thói quen “lấy hàng tiện tay”.
Không chỉ vậy, các đơn hàng xuất mỗi ngày cũng cần được kiểm soát thời gian tránh giao hàng trễ (hàng phải ra khỏi kho trước 9h30 sáng) đòi hỏi các nghiệp vụ trong kho phải nhanh chóng và khai thác tối ưu nguồn tiềm lực. Đây là những thách thức chung trong đặc thù phân phối sản phẩm ở thời điểm hiện tại.
Vì thế phương án tối ưu vận hành kho chuyên biệt để số hóa vận hành (paperless warehouse solution) sẽ giúp doanh nghiệp bạn khắc phục những thách thức nói trên:
- Giảm thời gian xuất hàng ra khỏi kho sớm hơn 60-90 phút so với trước đây
- Kiểm soát độ chính xác tồn kho lên đến 98%, người có nhiệm vụ quản lý kho chỉ cần scan mã vạch vị trí để hàng là biết chuẩn xác số tồn mà không cần cầm giấy tờ đối chiếu.
- Hàng hóa được sắp đặt rõ ràng, dán mã vạch nhất định, tiện cho vận hành và khai thác tối ưu không gian kho
- Tất cả nghiệp vụ trong kho được sử dụng trên máy tính bảng (tận dụng công cụ có sẵn) và handheld chuyên dụng (đầu tư mới)
- Dễ dàng tìm kiếm (tracebility) cả về thông tin tồn kho theo từng vị trí, số batch nào bán cho người mua hàng nào vào bất cứ lúc nào, bất cứ địa điểm đâu.
- Đo đạc được năng suất vận hành của từng nhân viên: nhân viên nào soạn hàng trong bao lâu, bao nhiêu mã hàng, bao nhiêu lượt di chuyển…, Từ đấy có cơ sở để cải tiến về phương tiện, công cụ dụng cụ nhằm nâng cao năng suất.
- Giảm được các khoản chi về văn phòng phẩm (VPP) như: giấy tờ, bút viết..
Số hóa trong công ty sản suất
Cuối cùng, các doanh nghiệp sản xuất ít chịu ảnh hưởng của kỹ thuật số? Không hoàn toàn như vậy. Hầu hết sẽ nói rằng sản xuất, robot, điều khiển tự động, in 3D, cảm biến và nền tảng kỹ thuật số sẽ cho phép một cuộc cách mạng công nghiệp thứ tư cung cấp sự tùy biến đại chúng – một nền kinh tế vượt qua sự đánh đổi truyền thống giữa quy mô và tùy chỉnh. Cuộc cách mạng này cũng phá vỡ những ý tưởng truyền thống thúc đẩy thế giới hóa, giúp sản xuất và tăng trưởng địa phương với khoản chi phí thấp. Thách thức đối với các doanh nghiệp công nghiệp là gấp đôi, đầu tiên họ cần nắm lấy kỹ thuật số nhanh, giống như GE đang làm. Thứ hai, họ cần phải chấp thuận sự gián đoạn và không được phòng thủ, kiểu như các nhà sản xuất ôtô đã dùng xe điện và tự lái.
