Quản lý kho hàng dược phẩm rất quan trọng bởi nó liên quan đến hạn sử dụng, tính chất của thuốc và sức khỏe của người sử dụng. Bên cạnh đó, quản lý hàng tồn kho dược phẩm cũng đang là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Vây đâu là giải pháp khi quản lý kho dược? Trong bài viết này, giaiphapkhovan.vn sẽ chia sẻ với bạn cách quản lý kho hàng dược phẩm bằng phần mềm.
Quản lý kho hàng và những kỹ năng cần thiết cho nhân viên
Quản lý kho hàng dược phẩm bằng phần mềm ưu việt
Quản lý kho hàng dược phẩm gồm những vấn đề gì?
Ngành nghề kinh doanh ở lĩnh vực nào cũng có những vấn đề cần được giải quyết. Dược phẩm cũng vậy, đây là lĩnh vực đặc thù. Các sản phẩm của dược phẩm không giống với các ngành hàng tiêu dùng nhanh. Trong quản lý kho hàng dược phẩm, nhà quản lý cần giải quyết các tình trạng sau:
Tình trạng hết hàng
Người tiêu dùng mua dược phẩm phụ thuộc hoàn toàn vào sự chỉ dẫn, tư vấn của y bác sĩ và người bán thuốc. Tình trạng thuốc không có sẵn tại điểm bán không quá mới. Trong trường hợp này, rất có thể chủ tiệm thuốc sẽ tư vấn loại thuốc khác có cùng tính năng, công dụng cho người tiêu dùng. Dược phẩm hết hàng, không có sẵn tại điểm bán khiến cho doanh nghiệp mất đi nguồn doanh thu lớn. Bên cạnh đó, lượng khách hàng cũng giảm dần vì rơi vào tay đối thủ cạnh tranh.
Tồn kho lớn
Dược phẩm là lĩnh vực luôn phải đối mặt với tồn kho cao do quay vòng vốn không được nhanh như nhiều ngành hàng khác. Song song đó, thuốc và thiết bị vật tư y tế cần có điều kiện bảo quản riêng biệt, môi trường an toàn theo tiêu chuẩn của Bộ Y tế (tiêu chuẩn GPP). Bất kỳ sai sót nào cũng gây ra hậu quả lớn, liên quan trực tiếp đến tính mạng con người. Tồn kho lớn và quá lâu khiến chi phí bảo quản dược phẩm bị độn lên gấp nhiều lần. Doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với tình trạng tiêu hủy hàng để tránh thất thoát ra thị trường.
Dữ liệu tồn kho ảo
Trong quá trình quản lý kho hàng dược phẩm bằng phương pháp thủ công thường có nhiều sai sót. Nguyên nhân xuất phát từ việc ghi chép nhầm lẫn hoặc thậm chí cho nhân viên tự ý thay đổi số liệu để kiếm lợi cho bản thân. Hậu quả là có sự chênh lệch lớn giữa tồn kho thực tế với số liệu. Chủ doanh nghiệp có thể nắm sai tình hình tồn kho hoặc hết hàng. Để giải quyết vấn đề này, việc quản lý bằng công nghệ sẽ là giải pháp tốt nhất để khắc phục số liệu tồn ảo và tránh ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
Cân đối giữa sản xuất và phân phối
Nhà quản lý cần biết chính xác lượng hàng tồn để có thể đưa ra định hưởng sản xuất hợp lý. Dựa vào số liệu tồn kho giữa các chi nhánh để phân bổ số lượng thuốc và vật tư y tế cho phù hợp. Hoặc có thể chuyển thuốc từ chi nhánh hiệu thuốc này sang hiệu thuốc khác để cân bằng với nhu cầu thực tế.
Với các vấn đề trên, sử dụng phần mềm quản lý kho hàng dược phẩm sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn.
Phần mềm quản lý kho thuốc cần có tính năng gì?
Hiện nay, phần mềm quản lý kho thuốc có thể áp dụng tại các nhà thuốc, chi cục thú y, chi cục bảo vệ thực vật, chi cục vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo vệ môi trường,… Phần mềm cần thân thiện, đơn giản với người dùng để có thể nhanh chóng thành thạo, giúp nắm bắt thông tin nhanh chóng. Ngoài ra, phần mềm quản lý kho hàng dược phẩm cần đáp ứng các chức năng sau:
- Quản lý thuốc theo tiêu chuẩn GPP.
- Hệ thống quản lý linh hoạt.
- Tính bảo mật cao, được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến.
- Tra cứu thông tin nhanh, chính xác theo từng lô, hạn dùng, tồn kho.
- Quản lý thông tin thuốc, quá trình lưu chuyển thuốc nhanh chóng, chính xác.
- Cập nhật số liệu nhập – xuất thuốc nhanh chóng, dễ dàng.
- Hỗ trợ kiểm kho, giảm thiểu tối đa sai sót số liệu tồn kho ảo.
- Quản lý giá bán, giá kho linh hoạt.
- Cảnh báo tồn kho theo định mức, cảnh báo hạn dùng kịp thời.
- Thống kê, báo cáo thông minh, nhanh chóng và chính xác.
- Hỗ trợ in và lưu trữ hóa đơn tự động, đọc mã vạch theo tiêu chuẩn Việt Nam và Quốc tế.
- Quản lý dược phẩm theo nhiều đơn vị tính khác nhau.
- Hỗ trợ sao lưu/phục hồi dữ liệu.
- Cơ chế đồng bộ cơ sở dữ liệu tự động để đảm bảo an toàn dữ liệu cho nhà thuốc.
Ngoài ra, tùy mỗi phần mềm mà sẽ được tích hợp thêm nhiều tính năng và tiện ích khác để hỗ trợ cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý kho thuốc.
Lời kết
Quản lý kho hàng dược phẩm tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo lượng thuốc và thiết bị y tế tiêu thụ, tránh tồn kho, thất thoát hoặc quá hạn sử dụng. Nhờ vậy mà duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả, hạn chế tổn thất cho doanh nghiệp. Ứng dụng các phần mềm vào quản lý kho thuốc là giải pháp phổ biến hiện nay giúp công việc trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.
Lưu ý: doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ lưỡng và chọn lọc phần mềm để tránh các sai sót, rủi ro có thể xảy ra. Đặc biệt là về vấn đề bảo mật.
> Xem thêm:
