Chi phí vận hành kho là một trong những từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất hiện nay dù là doanh nghiệp có quy mô lớn hay nhỏ. Vì thế trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn những thông tin chi tiết nhất về các vấn đề chi phí vận hành nhà kho. Cùng tham khảo ngay nhé!
Nguồn ảnh: Internet
CÁC LOẠI CHI PHÍ VẬN HÀNH NHÀ KHO
Chi phí nhà kho là những gì một doanh nghiệp sẽ phải chịu trong một khoảng thời gian nhất định, để giữ và lưu trữ hàng tồn kho của mình. Chi phí trong kho bao gồm nhiều loại khác nhau, có những chi phí dễ dàng nhận thấy được, tuy nhiên cũng có những chi phí chìm rất khó nhận biết. Các chi phí vận hành kho này có thể bao gồm: thuế, chi phí nhân viên, khấu hao, bảo hiểm…Thông thường, các loại chi phí trong kho được chia làm 5 loại chính như sau.
Chi phí chung (Overhead Cost)
Chi phí này liên quan đến chi phí của diện tích sử dụng trên mỗi mét khối nhà kho. Chi phí chung thường bao gồm các chi phí thuộc các khối văn phòng như chi phí quản lý, tài chính, nhân sự, công nghệ thông tin, sale và marketing…Cụ thể hơn các chi phí này thường bao gồm những khoản tiền như tiền lương, chi phí đưa đón, chi phí văn phòng thiết bị…Các thiết bị an ninh và thiết bị an toàn cũng nằm trong loại chi phí này.
Chi phí thiết bị vận hành nhà kho
Các chi phí vận hành trong kho bao gồm nhiều loại khác nhau từ thiết bị lưu trữ, thiết bị hỗ trợ xuất nhập hàng hóa, thiết bị hỗ trợ quản lý thông tin…Các công ty sẽ trả hai loại chi phí cơ bản cho các thiết bị này là chi phí cố định và chi phí biến đổi. Chi phí cố định bao gồm chi phí khấu hao, chi phí thuê (nếu có) ngắn hạn và dài hạn. Chi phí biến đổi bao gồm: chi phí vận hành như nhiên liệu, lốp xe, dầu nhớt, pin, chi phí bao bì, pallet…
Chi phí nhân sự
Chi phí nhân sự bao gồm chi phí lao động vận hành trong cơ sở hàng ngày cho những nhân viên thực hiện cả hoạt động vật chất và hành chính. Có hai loại chi phí nhân sự có thể kể đến là chi phí cố định và chi phí biến đổi. Trong đó, chi phí nhân sự cố định bao gồm các loại chi phí như tiền lương, phí bảo hiểm, chi phí đào tạo, phúc lợi xã hội…Chi phí nhân sự biến đổi bao gồm một số loại chi phí phát sinh thêm trong quá trình vận hành như chi phí tăng ca, chi phí thưởng, chi phí lao động thuê ngoài…
Chi phí hạ tầng
Đây là loại chi phí liên quan đến nhà xuởng và mặt bằng cũng như các loại chi phí nền trong quá trình vận hành. Các chi phí hạ tầng có thể kể đến như: chi phí thuê/mua nhà kho/ đất, chi phí bảo hiểm nhà kho, thuế, chi phí khấu hao nhà xưởng, trang thiết bị như xe nâng, rack/kệ, hệ thống làm lạnh (đối với kho lạnh) và khấu hao đối với các thiết bị khác.
Chi phí lưu kho
Chi phí lưu kho là chi phí liên quan đến “hàng hóa ở trạng thái nghỉ”. Chi phí này liên quan đến chi phí của không gian sử dụng trên mỗi mét khối và cơ sở hạ tầng hỗ trợ. Đây cũng là những chi phí cần thiết để lưu trữ và xử lý sản phẩm nên chúng còn được gọi là chi phí xử lý hàng tồn kho.
Lưu trữ hàng tồn kho là chi phí kho hàng phát sinh khi hàng hóa nằm trong một cơ sở. Khoản phí này thường được tính hàng tuần hoặc hàng tháng tùy thuộc vào biểu phí của nhà cung cấp và thường theo đơn vị đo lường (theo pallet, thùng, giá treo…). Cách phổ biến nhất là tính phí trên mỗi pallet, mặc dù nhiều công ty có thể có nhiều đơn vị lưu trữ khác nhau.
Tuy nhiên, bạn có thể bị tính phí không gian chết nếu không sử dụng toàn bộ pallet mà kết hợp nhiều đơn vị lưu trữ, vì vậy đây không phải là lựa chọn tốt nhất cho một số sản phẩm.
Chi phí xử lý
Tất cả các chi phí liên quan đến việc di chuyển sản phẩm vào hoặc ra khỏi kho đều được liệt kê vào chi phí xử lý. Chi phí này đề cập đến quá trình lấy hàng, đóng gói và vận chuyển các mặt hàng và là một chi phí được tính cho mỗi mặt hàng.
Chi phí xử lý của các công ty sẽ khác nhau tùy thuộc vào thuộc tính hàng hóa và kích cỡ lô hàng của bạn, số lượng SKU, kích thước sản phẩm, số lượng đơn vị trên mỗi đơn đặt hàng và mức độ phức tạp của đơn hàng.
Thành phần chi phí lớn nhất là chi phí dành cho lao động được sử dụng để xử lý sản phẩm. Nó cũng có thể bao gồm lao động để tái nhập kho, đóng gói lại hoặc tân trang sản phẩm bị hư hỏng.
Trên thực tế, chi phí xử lý bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến “hàng hóa đang chuyển động”.
CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHI PHÍ VẬN HÀNH NHÀ KHO
Chi phí cho mỗi đơn vị sẽ tăng lên khi một nhà kho không được sử dụng đầy đủ năng lực của nó, nghĩa là mức độ sử dụng nhà kho khác nhau trong một số thời đoạn nhất định.
Chi phí cố định sẽ luôn bị ảnh hưởng bởi tốc độ sử dụng theo thời gian. Các chi phí biến đổi, chẳng hạn như chi phí nhân công thường biến đổi linh hoạt. Công ty sẽ cần một số lượng công nhân khác nhau cho từng thời điểm khác nhau, ví dụ vào các mùa cao điểm như lễ tết, giáng sinh…thường các công ty sẽ cần nhiều công nhân hơn những lúc thấp điểm.
Người điều hành kho hàng phải ước tính mọi chi phí thực tế trong quá trình vận hành kho và phải dựa trên kinh nghiệm trong quá khứ.
CẮT GIẢM CHI PHÍ VẬN HÀNH NHÀ KHO
Tối ưu hóa không gian lưu trữ
Việc tối ưu hóa không gian lưu trữ là cách làm hiệu quả để giảm chi phí vận hành kho doanh nghiệp, nhất là với những kho nhỏ lại càng cần nhiều sự tính toán tối ưu của các nhà đầu tư. Hàng hóa cần được sắp xếp đúng vị trí và bố trí sao cho khi nhập, xuất hàng được tiến hành chính xác, nhanh chóng và gọn lẹ hơn. Ngoài ra còn phải tối ưu hóa sức chứa của kho, các doanh nghiệp có thể tối làm việc này bằng cách sử dụng kệ, giá đỡ để tận dụng được các khoảng trống, tránh lãng phí không gian. Một khi tối đa được sức chứa sẽ giảm được rất nhiều chi phí đồng thời có thể đáp ứng được các kế hoạch lưu trữ của công ty.
Đơn giản hóa các quy trình, thủ tục
Như một quy luật tất yếu, quy trình càng đơn giản thì không cần phải sử dụng nhiều sức lao động, do đó chi phí sẽ thấp hơn. Không những thế, khi quy trình được đơn giản hóa công ty sẽ hạn chế được những sai sót và rút ngắn thời gian hoàn thành các thủ tục, công việc dẫn đến hiệu quả công việc sẽ được nâng cao.
Sử dụng phần mềm quản lý
Sử dụng phần mềm để quản lý kho giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời, chính xác số lượng hàng tồn trong kho, hàng đã hoặc sắp hết hạn sử dụng, hàng lỗi, hàng bị khách hàng trả lại… Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra được phương án xử lý kịp thời (mua thêm hàng, nhanh chóng thanh lý hàng sắp hết hạn, hàng tồn đọng từ mùa trước,…). Phần mềm chỉ có thể thay đổi bởi người có đủ quyền quyết định trong công tác quản lý kho cho nên sẽ hạn chế việc xảy ra sai sót hơn. Tốc độ và độ chính xác được nâng cao, nhờ vậy cắt giảm được đáng kể thời gian và chi phí xử lý yêu cầu giao hàng cho khách đúng quy định.
Như vậy, bài viết đã dánh giá sơ bộ những khía cạnh liên quan đến các chi phí có liên quan đến việc vận hành một nhà kho. Hy vọng bài viết đã đem lại những kiến thức bổ ích cho bạn đọc trong quá trình thiết kế và vận hành kho hàng của doanh nghiệp mình.
