Chúng ta đang sống trong thời kỳ của tốc độ và công nghệ, trong sự cạnh tranh gia tăng và nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng cao.Tuy nhiên không vì thế mà có thể bỏ qua việc tìm hiểu các quy trình vận hành kho cơ bản, phát triển nhận thức sâu rộng về hoạt động kho hàng chính là bước đầu tiên đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn gia tăng vị thế cạnh tranh.
Hãy cùng bài viết này tìm hiểu nhanh về những kiến thức cơ bản nhất liên quan đến các hoạt động trong kho hàng – quy trình vận hành kho cơ bản.
ĐỊNH NGHĨA VẬN HÀNH KHO
Mục tiêu chính của kho hàng là đáp ứng nhu cầu và yêu cầu của khách hàng đồng thời sử dụng không gian, thiết bị và lao động một cách hiệu quả, đây cũng chính là quá trình vận hành trong nhà kho. Hàng hóa phải được tiếp nhận và bảo quản từ lúc được đưa vào cho đến khi xuất ra khỏi kho. Để đạt được mục tiêu này đòi hỏi phải lên kế hoạch cụ thể và thay đổi liên tục cho phù hợp với từng hoạt động trong kho trong từng giai đoạn cụ thể.
CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH TRONG QUY TRÌNH VẬN HÀNH KHO CƠ BẢN
Các hoạt động trong nhà kho đều phải chú ý loại hình SKU đang lưu trữ, phải làm sao cho dòng lưu chuyển hàng hóa được thông suốt theo trình tự các hoạt động nhập (Receive), cất (Put – away), lấy (Pick), đóng gói (Pack) và giao hàng (Ship). Đây cũng chính là 5 hoạt động chính trong nhà kho. Các hoạt động này sẽ được chia thành hai nhóm, Inbound: nhập hàng và cất hàng; Outbound: lấy hàng, đóng gói và giao hàng.
Nhập hàng (Receiving)
Hoạt động nhận hàng này bắt đầu khi kho nhận được thông báo hàng đến từ phía bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất (tùy vào đặc điểm của kho là kho nguyên vật liệu hay kho thành phẩm). Kho phải có nhiệm vụ điều độ việc nhận hàng và giữ hàng một cách hiệu quả với các hoạt động khác trong nhà kho, tức là phải sắp xếp bố trí đủ nhân sự, thiết bị bốc dỡ…cần thiết cho hoạt động nhập hàng diễn ra nhanh chóng tránh làm ảnh hưởng đến những hoạt động phía sau.
Hàng hóa khi được nhập vào kho cần phải được scan hoặc ghi chép lại để xác nhận là hàng đã đến nhằm phục vụ cho các hoạt động phía sau như cất hàng, lưu trữ hoặc các hoạt động thanh toán, đối chiếu khi cần thiết. Kho phải kiểm tra hàng trước khi nhập để ghi nhận sai hỏng, số lượng nhập và cập nhật vào hồ sơ hàng hóa.
Tối ưu hóa hoạt động nhập hàng
Nhận hàng là quá trình nhập kho đầu tiên và là một trong những khâu quan trọng nhất. Để thực hiện đúng quy trình nhận hàng, nhà kho phải có khả năng xác minh rằng họ đã nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng tình trạng và đúng thời điểm. Nếu không làm như vậy sẽ có hậu quả ảnh hưởng đến tất cả các hoạt động tiếp theo.
Việc nhận hàng cũng liên quan đến việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hóa đến kho. Điều này đặt ra trách nhiệm cho nhà kho trong việc duy trì tình trạng của hàng hóa cho đến khi chúng được vận chuyển. Nhận hàng đúng cách sẽ cho phép bạn lọc ra những hàng hóa bị hư hỏng và tránh được trách nhiệm đối với chúng.
Việc nhận hàng có thể bắt đầu bằng thông báo trước về việc hàng hóa đến. Điều này giúp kho lên lịch nhận và dỡ hàng để phối hợp hiệu quả với các hoạt động khác trong kho. Một khi sản phẩm đã đến, nó được dỡ xuống và có thể được sắp xếp để đưa đi cất. Hàng hóa đến được quét để đánh dấu sự xuất hiện, hàng hóa được hệ thống ghi nhận hoặc dùng để thanh toán và do đó nó được biết là có sẵn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Sản phẩm sẽ được kiểm tra và bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào được ghi nhận, chẳng hạn như hư hỏng, số lượng không chính xác, mô tả sai,…
Sản phẩm từ nhà sản xuất đến các đơn vị lớn hơn, chẳng hạn như pallet và do đó, yêu cầu lao động thường không lớn. Tuy nhiên, các pallet hỗn hợp có thể cần được chia thành các thùng riêng biệt có thể cần được xếp vào thùng để lưu trữ. Hoạt động chỉ chiếm khoảng 10% chi phí vận hành trong một trung tâm phân phối.
Cách tối ưu hóa:
Mục đích của việc tối ưu hóa quy trình nhận hàng tại kho là nhận hàng một cách hiệu quả, chính xác và tránh bị nghẽn tại các điểm nhận hàng. Các giải pháp như xe nâng điện và băng tải sẽ giúp dỡ hàng hóa và dọn dẹp các khu vực kho nhanh hơn và hiệu quả hơn. Ngoài ra, máy đo kích thước tự động hóa việc nắm bắt trọng lượng và kích thước của bưu kiện và pallet để tăng tốc quá trình nhận hàng. Cuối cùng, phần mềm hệ thống quản lý kho giúp quản lý lao động và người điều độ phân bổ đúng lượng nhân sự phù hợp bằng cách dự đoán chính xác các chuyến hàng sắp tới.
Cất hàng (Put – away)
Hoạt động tiếp theo trong quy trình vận hành là cất hàng hay còn gọi là lưu kho. Hành động này bắt đầu khi bộ phận nhập hàng thông báo đã nhập hàng xong đồng thời kho xác định được vị trí lưu trữ phù hợp. Việc cất hàng phải đảm bảo sao cho cả hoạt động cất và lấy diễn ra nhanh chóng, đồng thời chỉ tốn một lượng chi phí vừa phải. Khi cất hàng cũng cần lưu trữ lại thông tin để bộ phận lấy hàng thực hiện nhanh chóng chính xác.
Nhà kho nên áp dụng hệ thống quản lý nhà kho WMS với các gói phần mềm hỗ trợ như ERP, OMS…giúp lưu trữ, cập nhật thông tin theo thời gian thực, hỗ trợ xuất báo cáo chính xác về thông tin hàng hóa trong kho. Thông tin chi tiết xin đọc thêm bài viết.
Tối ưu hóa hoạt động cất hàng hóa
Cất hàng là quy trình kho thứ hai và là quá trình di chuyển hàng hóa từ nơi nhận hàng đến vị trí lưu kho tối ưu nhất. Không đặt hàng hóa ở vị trí lý tưởng nhất có thể làm giảm năng suất hoạt động của nhà kho.
Trước khi cất sản phẩm, phải xác định vị trí lưu trữ thích hợp. Điều này rất quan trọng bởi vì nơi lưu trữ sản phẩm sẽ xác định mức độ nhanh chóng và chi phí mà sau đó bù đắp cho khách hàng. Điều đòi hỏi thứ hai ở quản lý kho không phải sản phẩm mà là vị trí lưu trữ.
Khi sản phẩm được đặt đi, vị trí lưu trữ cũng cần được quét để ghi lại nơi sản phẩm đã được đặt. Thông tin này sau đó sẽ được sử dụng để xây dựng danh sách chọn hàng hiệu quả để hướng dẫn người lấy hàng trong việc lấy sản phẩm cho khách hàng.
Cất hàng có thể yêu cầu một lượng lao động hợp lý vì sản phẩm có thể cần phải được di chuyển khoảng cách đáng kể đến vị trí lưu trữ của nó. Cất hàng thường chiếm khoảng 15% chi phí vận hành kho.
Khi hàng hóa được cất đi đúng cách, có một số lợi ích:
- Hàng hóa được lưu trữ nhanh hơn và hiệu quả hơn.
- Thời gian đi lại được giảm thiểu.
- Đảm bảo an toàn hàng hóa và nhân viên.
- Sử dụng không gian nhà kho được tối đa hóa.
- Việc tìm kiếm, theo dõi và truy xuất hàng hóa dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Cách tối ưu hóa:
Mục đích của việc tối ưu hóa quy trình cất hàng là di chuyển hàng hóa để lưu trữ đến vị trí tối ưu nhất một cách nhanh chóng và hiệu quả. Phần mềm như hệ thống quản lý không gian tự động chỉ định không gian tối ưu cho mỗi hàng hóa để cho phép quá trình xếp dỡ hợp lý và sử dụng không gian tối đa. Ngoài ra, các ứng dụng và thiết bị di động cất hàng cũng có chức năng chỉ đạo nhân viên vào đúng vị trí lưu trữ hàng hóa.
Lấy hàng (Order – picking)
Trong bài viết này, sẽ đề cập đến hoạt động lấy hàng tại kho thành phẩm. Hoạt động lấy hàng bắt đầu khi có đơn hàng của khách hàng đến. Người quản lý hoạt động này sẽ tiến hành kiểm tra xem trong kho còn đủ hàng theo đơn yêu cầu hay không và đưa ra danh sách lấy hàng, ngoài ra họ có thể hướng dẫn đường đi lấy hàng cho nhân viên cũng như chuẩn bị giấy tờ cho đơn vị vận chuyển (vận đơn).
Trong hoạt động lấy hàng, thời gian di chuyển chiếm 55%, thời gian tìm kiếm chiếm 15%, lấy hàng ra khỏi vị trí lưu trữ chiếm 10% và 20% còn lại cho các công việc khác. Có thể thấy thời gian di chuyển chiếm nhiều nhất trong hoạt động lấy hàng, do đó doanh nghiệp có thể lưu ý điều này để có kế hoạch bố trí giữa các hoạt động cho phù hợp, giảm chi phí lao động và thời gian hao phí.
Hệ thống quản lý nhà kho WMS cũng có thể hỗ trợ trong hoạt động này. Nó có thể đưa ra danh sách đơn hàng gồm các thông tin về loại hàng cần lấy, số lượng, danh sách lấy sao cho phối hợp được mặt bằng và hoạt động. Từ danh sách hàng phải lấy, có thể chia từng khu vực lấy hàng cho từng nhân công nhằm giảm thời gian di chuyển lãng phí. Khi triển khai cách lấy hàng này cần kết hợp cả cách phối hàng theo đơn để tăng hiệu quả công việc.
Để tăng tốc độ lấy hàng và tỉ lệ hàng lấy nên bố trí sắp xếp các SKU thông dụng, tức là các SKU hay được đặt hàng nhiều gần nhau để có thể lấy cho nhiều đơn cùng lúc trong một lần thực hiện.
Kiểm tra, đóng gói (Pack)
Thông thường, trong một kho thành phẩm số lượng đơn hàng xuất ra sẽ nhiều hơn hàng nhập vào rất nhiều. Do đó, hoạt động kiểm tra đóng gói nằm trong khu xuất hàng sẽ tốn nhiều lao động vì có nhiều hoạt động cần xử lý và cần tính chính xác cao. Trong hoạt động này, cần cân nhắc giữa việc chờ đủ hàng trong đơn mới đóng gói hay đóng gói từng phần trong đơn hàng rồi gửi đi.
Việc chờ đủ hàng mới đóng gói tuy tốn nhiều thời gian, tốn không gian nhưng lại giảm sai sót do nhầm lẫn đơn hàng. Còn việc đóng gói từng phần trong đơn hàng rồi gửi đi tuy nhanh chóng nhưng lại dễ nhầm lẫn, đồng thời khách hàng phải nhận đơn nhiều lần, tốn nhiều chi phí giao hàng.
Công việc kiểm tra đóng gói cũng bao gồm cả công đoạn scan hàng hóa để xác nhận hàng đã đi ra khỏi kho, làm vận đơn và cập nhật tình trạng hàng hóa cho kho cũng như cho khách hàng.
Shipping (giao hàng, vận chuyển)
Hoạt động này xử lý đơn vị hàng hóa lớn (so với hoạt động đóng gói), thường dưới dạng thùng/ pallet để dễ bốc xếp và vận chuyển. Ngay khi giao hàng xong cần cập nhật tình trạng hàng hóa để xác nhận là hàng hóa đã rời khỏi kho và được giao cho khách hàng.
MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG KHÁC TRONG QUY TRÌNH VẬN HÀNH KHO CƠ BẢN
Xử lý hàng trả về
Hoạt động này chiếm khoảng 5% doanh số thậm chí có thể chiếm đến 25 – 30% đối với các trang thương mại điện tử. Các công việc chính trong việc xử lý hàng trả về có thể bao gồm nhận, tháo dỡ, phân loại cũng như xem xét đem về lại khu lưu trữ hay cần sửa chữa hay thậm chí là loại bỏ.
Một số hoạt động nhỏ lẻ khác
Một số hoạt động khác có thể làm gia tăng giá trị hàng hóa như dán nhãn sản phẩm, đóng gói lại, lắp ráp các chi tiết cuối cùng cho những hàng hóa tiêu chuẩn…
NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG TRONG VẬN HÀNH KHO CƠ BẢN
Mỗi công ty có thể duy trì một nhà kho đáng tin cậy, an toàn và hiện đại cho các hoạt động ở mọi quy mô và ngân sách, miễn là tuân thủ các phương pháp cơ bản tốt nhất. Bao gồm các nguyên tắc chính như sau.
An toàn
Theo nghiên cứu, tỷ lệ thương tật và tử vong do các hoạt động trong kho là khá cao ở tất cả các ngành công nghiệp. Vì thực tế này, các cơ quan quản lý cần đặc biệt chú ý đến các hoạt động của kho, bao gồm quy trình cấp phép / đào tạo, cơ sở hạ tầng, hồ sơ lưu trữ, các vấn đề về bảo trì cơ sở, v.v.
Đồng thời, các công ty và doanh nghiệp có sử dụng kho phải tuân theo các quy tắc an toàn đã được đề ra cũng như trang bị các thiết bị bảo hộ lao động để đảm bảo sức khỏe của những công nhân và người vận hành trong kho. Nhà kho phải tuân theo các tiêu chuẩn về thiết kế và bố trí sắp xếp như kết cấu bao che của tường, trần nhà, hệ thống phòng cháy chữa cháy, độ rộng lối đi cho các thiết bị…
Có tổ chức, sắp xếp rõ ràng
Những hoạt động trong kho cần tiến hành theo quy trình cụ thể, một quy trình được xây dựng dựa trên tính khoa học và đảm bảo an toàn cho người vận hành. Công việc cần được phân chia, bố trí rõ ràng bởi người quản lý, tránh tình trạng chồng chéo, nhảy việc từ khu vực của người này sang của người khác gây mất kiểm soát.
Trao đổi thường xuyên và lên kế hoạch cụ thể
Cần thường xuyên tổ chức các cuộc gặp gỡ giao tiếp giữa nhân viên làm việc trong kho và những người lên kế hoạch điều chỉnh nhân lực và thiết bị. Mặc dù những người quản lý nhận thức được rằng các yếu tố về tính chính xác và thời gian có thể ảnh hưởng đến thời gian chu kỳ hàng tồn kho, nhưng có thể họ chỉ chú tâm vào việc lên kế hoạch sao cho tối ưu hoạt động nhất nhưng không thể nắm rõ tình hình trong kho bằng những người trực tiếp thực hiện.
Như bạn có thể thấy, hoạt động kho hàng hiện đại đã phát triển thành một lĩnh vực quan trọng trong các tổ chức, doanh nghiệp, nhưng điều đó không có nghĩa là những điều cơ bản đã được hiểu rõ. Hy vọng bằng cách đọc bài viết này, bạn cũng đã có một số thông tin cần thiết để góp phần điều hành một kho hàng hiệu quả.
