Sao lại có hàng tồn kho ? Đây là câu hỏi mà chúng ta thường xuyên gặp phải ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, sản phẩm dù bán ra được hay không thì người bán luôn phải đối mặt với thách thức quản lý hàng tồn kho từ việc hàng hóa tiêu thụ chậm, hàng nhập về nhiều,.. Trong bài viết dưới đây, EPS chúng tôi sẽ cho bạn thấy được những đặc điểm của quản lý hàng tồn kho, và cần làm gì để giải quyết lượng hàng tồn kho.
1. Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho đang là một vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đang gặp phải hàng sản xuất ra nhưng không có đầu ra phù hợp dẫn đến việc sản xuất và không bán được hàng nhanh chóng dẫn đến tồn đọng một lượng tài sản lớn. Có nhiều doanh nghiệp đã phải vay ngân hàng để mua nhiên liệu sản xuất hàng hóa đến khi sản xuất xong thì hàng hóa xuất ra không được dẫn đến thua lỗ. Đặc biệt những dòng sản phẩm thực phẩm có hạn sử dụng điều này vô cùng nguy hiểm.
Nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho ảo
– Nguyên nhân chủ quan
Rất có thể do sai sót trong quá trình bán hàng không lập hóa đơn khi người đặt hàng không yêu cầu. Doanh nghiệp bán sản phẩm không xuất hóa đơn. Đó là một việc thường xuyên diễn ra khi khách hàng của đơn vị không có nhu cầu nhận hóa đơn. Và lỗi thuộc về kế toán khi bán hàng đủ điều kiện ghi nhận doanh thu nhưng không xuất hóa đơn cho dù người mua không mong muốn
– Khách quan
Là do kế toán chưa nắm được quy định như:
+ Không nắm rõ phương thức kế toán: đó là luật lệ ghi chép, hạch toán toàn vẹn, kịp thời, trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Không nắm bắt được quy định là: khi cung ứng hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn.
+ Không nắm được phải ghi nhận doanh thu tính thuế khi bán hàng hóa dịch vụ.
+ chưa biết lập hồ sơ để giảm hàng tồn kho cho hàng hóa hết hạn sử dụng, hao hụt tự nhiên
+ Nhiều doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không đúng với chuyển động kinh doanh dẫn đến hàng tồn kho tồn nhiều (Đây là việc tránh VAT của đơn vị)
Cách giảm hàng tồn kho ảo
– Doanh nghiệp muốn tiêu giảm giá trị hàng tồn kho ảo trước kỳ thanh kiểm tra thuế để hợp với thực tế tránh bị truy thu thuế & quy việc bán sản phẩm không xuất hóa đơn
– Hoặc quy doanh nghiệp mua bán hóa đơn khống => sai lệch sổ sách với thực tế.
2. Quản lý hàng tồn kho như thế nào cho hiệu quả?
Để tránh được việc tồn kho hình thành trong các doanh nghiệp thì quản lý hàng tồn kho là một vị trí vô cùng cần thiết, yếu tố hàng tồn kho là một điều phụ thuộc vào nhiều vấn đề khác nhau như liên quan đến kinh doanh và việc quản lý kho không hiệu quả.
2.1. Quản lý hàng tồn kho là gì
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là làm chủ lượng hàng tồn đúng cách bao nhiêu là đủ, làm chủ bằng cách nào,… luôn là một bài toán nan giải cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Dưới đây là một phương án giúp công ty xử lý bài toán đó – quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực (Real-time inventory management).
Quản lý hàng tồn kho là một phòng ban của quản lý chuỗi cung ứng, quản lý sản phẩm tồn kho giám sát lưu giao hàng hóa từ nhà cung cấp đến kho và từ các cơ sở này đến điểm bán. Đối với các doanh nghiệp có chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất khó hiểu, việc cân bằng các rủi ro của trạng thái thiếu hụt hoặc dư thừa sản phẩm tồn kho là điều cần chú ý. Vì thế, doanh nghiệp cần có cách thức làm phù hợp để quản lý hàng hóa tồn kho một cách mang lại hiệu quả.
Tồn kho thuộc một phần quan trọng của tổ chức, chính do đó nếu như biết cách quản lý hàng tồn kho hợp lý thì có thể làm giảm các khoản chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty.
Theo một cách khác, sản phẩm hàng tồn kho là những sản phẩm dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên hàng hóa.
Do đó, sản phẩm hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán hàng hóa cùng lúc đó là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có nhiệm vụ quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của tổ chức.
2.2. Các loại hàng tồn kho
- Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về.
- Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn hành và hàng hóa hoàn thành chưa thực hiện thủ tục nhập kho thành phẩm.
- Thành phẩm: là sản phẩm đầy đủ hoàn thành sau quá trình tạo ra sản phẩm.
Ba loại hàng tồn kho nêu trên được duy trì sẽ không giống nhau từ công ty này đến doanh nghiệp khác tùy thuộc vào thuộc tính không giống nhau của từng công ty.
Một số công ty cũng duy trì loại thứ tư của hàng hóa tồn kho, được gọi là nguồn vật tư, Chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng đèn và những thứ tương tự. Những loại hàng này đều quan trọng cho quá trình tạo ra sản phẩm.
3. Tại cao cần quản lý tồn kho chặt chẽ và chính xác
Việc sở hữu số lượng hàng hóa tồn kho cao trong một thời gian dài thường vẫn chưa có lợi cho doanh nghiệp vì chi phí lưu giữ, chi phí hư hỏng và mối đe dọa lỗi thời.
Tuy nhiên, sở hữu quá ít hàng hóa tồn kho cũng có yếu điểm của nó vì sẽ không đáp ứng đúng lúc các nhu cầu của khách hàng nếu như là tồn kho thành phẩm và làm gián đoạn sản xuất nếu là tồn kho bán thành phẩm, vật tư và nguyên vật liệu. Chính vì lẽ đó, công ty nên có cách quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả nhằm:
3.1. Duy trì mức hàng tồn kho đúng cách cho doanh nghiệp:
Quản lý sản phẩm hàng tồn kho đúng cách giúp bạn tìm ra chính xác số lượng hàng hóa tồn kho bạn phải cần có trong tay. Việc này sẽ giúp ngăn ngừa trạng thái thiếu hàng hóa và cho phép bạn giữ vừa đủ sản phẩm tồn kho quan trọng. Bên cạnh đấy, Quản lý tốt lịch sử hàng tồn kho giúp bạn dễ dàng dự báo được nhu cầu của khách hàng, giữ lượng sản phẩm tồn kho vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn.
3.2. Đáp ứng kịp thời mong muốn khách hàng
Quản lý chính xác lượng hàng hóa tồn kho có thể giúp bạn tránh khỏi rủi ro “cháy hàng’ khi người mua hàng không thể tìm thấy hàng hóa họ muốn khi đến với bạn. Lúc đó, người mua hàng sẽ tin tưởng và trung thành với các sản phẩm của doanh nghiệp.
3.3. Tiết kiệm thời gian
Quản lý tồn kho đạt kết quả tốt đồng nghĩa với việc thường hay theo dõi số lượng hàng hóa và lượng đặt hàng trên bộ máy, không hẳn phải tự tổng hợp thông tin của từng sản phẩm, vì lẽ đó giúp tiết kiệm thời gian và tránh các sai sót trong kiểm kê, tính toán.
3.4. Tiết kiệm chi phí
Giữ được lượng tồn kho thích hợp, không quá ít cũng không quá nhiều giúp tiết kiệm được chi phí lưu kho. Bên cạnh đấy, căn cứ trên các số liệu hàng tồn kho, bạn sẽ biết chính xác những mặt hàng nào bán chậm, gây rủi ro quá hạn tồn đọng vốn. Bằng cách điều chỉnh hợp lý số lượng sản phẩm, bạn sẽ có thể tiết kiệm chi phí và đầu tư vào các mặt hàng đem lại ích lợi cao hơn.
4. KINH NGHIỆM QUẢN LÝ TỒN KHO HIỆU QUẢ
Trước khi tìm hiểu cách quản lý hàng tồn hiệu quả thì hãy nắm được khái niệm về hàng tồn kho. Hàng tồn còn được gọi là hàng lưu kho. Đây là danh mục nguyên liệu, vật liệu và sản phẩm được giữ trong kho của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho kém thì:
- Nếu thiếu hàng tồn khiến doanh nghiệp mất doanh thu, không đủ hàng cung cấp cho thị trường.
- Dư quá nhiều tồn kho khiến doanh nghiệp tốn nhiều chi phí để lưu trữ và chi phí quản lý.
Những khó khăn lớn nhất trong quản lý tồn kho là:
- Định mức được lượng hàng tồn kho tối ưu.
- Kiểm soát hàng tồn kho tức thì.
- Tìm kiếm và kiểm tra hàng hóa trong kho.
Dưới đây là kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp.
4.1. Thiết kế và xây dựng không gian nhà kho hiệu quả
Thông qua các sản phẩm sẽ giúp cho việc lập kế hoạch chi tiết xây dựng không gian nhà kho hiệu quả hơn. Khi kho được xây dựng khoa học thì sẽ giải quyết cho vấn đề quản lý và lưu trữ thuận tiện. Lập kế hoạch cho không gian nhà kho cũng sẽ quyết định số vốn đầu tư cần cho xây dựng.
4.2. Chuyên nghiệp vấn đề vận chuyển giữa các nhà kho
Để thúc đẩy tốc độ phân phối thì bạn nên chuyên nghiệp hóa quá trình vận chuyển hàng tồn kho. Các nhà kho có thể cập nhật tự động về tình trạng hàng hóa để việc vận chuyển trở nên đơn giản hơn.
4.3. Theo dõi chu kỳ quay vòng hàng tồn
Đây là việc làm quan trọng để giúp cho bạn có thể giữ hàng hóa ở mức cân bằng và có thể kiểm soát được hàng tồn. Bạn cần kiểm tra kho xem lượng hàng có đủ để cung cấp khi có đơn hàng hay không. Bạn sẽ chủ động trong mọi vấn đề và đảm bảo giao dịch có thể diễn ra thuận lợi khi cập nhật được số lượng hàng còn trong kho.
4.4. Kiểm soát các hàng tồn kho tiêu thụ chậm
Bạn cần biết sản phẩm nào bị tồn kho trong thời gian lâu nhất. Tại sao nó lại tồn kho lâu như vậy? Hãy tìm ra nguyên nhân khiến hàng bị tiêu thụ chậm. Sau đó lập kế hoạch giúp sản phẩm đó tiêu thụ một cách nhanh chóng nhất. Ngoài ra, bạn nên đàm phán với nhà phân phối hàng về việc cung cấp hàng hóa ổn định. Như vậy, doanh nghiệp của bạn sẽ quản lý tồn kho hiệu quả và giữ được mức tồn kho tối ưu hơn.
4.5. Kinh doanh sản phẩm trung gian hoặc dịch vụ
Cái này có thể mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ. Thay vì các sản phẩm phải lưu kho lâu, thì hãy thử kinh doanh sản phẩm trung gian hoặc dịch vụ. Dựa trên nhu cầu của khách hàng và mong muốn của nhà sản xuất mà bạn sẽ kinh doanh sản phẩm phù hợp. Nhờ vậy bạn sẽ tiết kiệm nhiều chi phí không cần thiết do không cần trả phí để lưu trữ hay vận chuyển hàng tồn.
4.6. Thực hiện xử lý đơn hàng kịp thời
Nếu có đơn hàng, bạn hãy kịp thời xử lý ngay. Việc này giúp giảm đi sự lộn xộn trong quy trình quản lý tồn kho. Đảm bảo quá trình hàng được giao đến tay người tiêu dùng an toàn và nhanh chóng. Việc xử lý đơn hàng và giao hàng nhanh không chỉ làm tăng dịch vụ của bạn mà còn giúp bạn cập nhật nhanh nhất tình hình số lượng còn trong kho.
4.7. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả – Thống kê tồn kho định kỳ
Việc thống kê tồn kho định kỳ hàng tháng, hàng quý có vai trò rất quan trọng. Việc này mang lại nhiều lợi ích cho việc kinh doanh của bạn hơn rất nhiều. Bạn cần kiểm soát lượng tồn kho là bao nhiêu để có giải pháp xử lý kịp thời.
4.8. Lợi ích của quản lý tồn kho hiệu quả
- Giúp bạn cân bằng lại số lượng hàng tồn trong kho.
- Giữ chân khách hàng khi bạn có thể đáp ứng sản phẩm họ cần ngay lập tức.
- Giúp bạn lập kế hoạch kinh doanh chính xác. Bạn có thể dự đoán được nhu cầu của khách hàng và giữ lượng hàng tồn kho tối ưu nhất.
- Theo dõi hàng tồn kho chính xác và tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý, lưu trữ.
Kiểm kê kho định kỳ bằng những phương pháp truyền thống sẽ làm tốn nhiều thời gian và công sức. Giải pháp trong trường hợp này là bạn nên sử dụng thêm các phần mềm quản ly kho chuyên nghiệp. Các phần mềm này sẽ giúp bạn quản lý kho hiệu quả, quản lý hoạt động xuất – nhập. Đồng thời bạn cũng sẽ nhận được những báo cáo chi tiết về doanh thu, hàng bán chạy nhất và hàng tồn kho nhất.
Tuy nhiên, trước khi sử dụng bất kì phần mềm nào, hãy đảm bảo bạn hiểu rõ về nó cũng như xem xét phần mềm đó có thực sự phù hợp với doanh nghiệp, cửa hàng mình hay không. Sử dụng không đúng phần mềm khiến bạn vừa mất tiền vừa không giải quyết được công việc.
Hy vọng với những thông tin trong bài viết này, bạn đã có những ý tưởng tốt hơn cho việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Nếu bạn đang có suy nghĩ sử dụng các phần mềm quản lý mà chưa biết nên sử dụng phần mềm nào, hãy tham khảo thêm tại đây.
5. Tổng hợp cách giải quyết hàng tồn kho hiệu quả nhất 2021
Kiểm kê kho hàng liên tục
Để giải quyết được hàng tồn thì bạn cần phải điều hành hàng hóa trong kho thường xuyên và phải thật cụ thể. Bạn cần phải nắm bắt được đầu vào & đầu ra thì mới có được các kế hoạch giải quyết hợp lý. Bên cạnh đó, việc kiểm kê kho thường xuyên còn giúp bạn nhập hàng hợp lí, tránh sai sót trong những khâu. Hơn nữa, nó rất có thể giúp bạn tóm được những mặt hàng đang bán rất chạy và mặt hàng đang tồn nhiều để có bước giải quyết hiệu suất cao. Từ đó tránh được tình trạng tồn kho không mong muốn. Bạn kiên quyết phải tránh tình trạng kho hàng lộn xộn không kiểm soát, nếu không sẽ dễ dẫn đến thất thoát hàng hóa & việc thanh lý hàng tồn sẽ trở nên khó khăn.
Giảm giá, cách giải quyết hàng tồn kho
Đây là phương án xử lý nhanh nhất cho hàng tồn kho. Bạn cũng có thể tiết kiệm chi phí với chính sách giảm giá theo từng phân khúc khách hàng mà bạn có nhu cầu muốn bán.
Khách hàng đa số có xu hướng so sánh giá & đối chiếu lợi ích giữa các nơi trước khi quyết định đặt đơn hàng. Tuy vậy, khi ưu đãi giảm giá bạn cũng nên cân nhắc một mức hợp lý, không nên nghĩ rằng giá thật rẻ sẽ có người đặt đơn hàng vì nó còn phụ thuộc vào cách bạn quảng bá sản phẩm nữa.
Tặng quà kèm theo
Ai đi mua sắm cũng thích có quà tặng đi kèm theo. Bạn hoàn toàn có thể dùng dòng sản phẩm tồn kho để tặng thêm & đừng quên điều chỉnh giá phù hợp để không bị lỗ vốn. Cách này giúp bạn vừa rất có thể thanh lý được hàng tồn vừa khiến khách hàng cảm thấy hời và thỏa mãn khi mua sắm tại khu chợ của bạn. Đây hoàn toàn có thể sẽ là dùng chi phí sản phẩm để thay thế chi phí marketing.
Bán theo combo
Thay vì kinh doanh nhỏ từng sản phẩm thì bạn có thể gộp chúng vào cùng với hàng thanh lý thành bộ combo để dễ bán hơn. Có 2 kiểu combo là full bộ theo số lượng và full bộ theo dòng sản phẩm.
Bộ combo số lượng là các bạn sẽ chỉ bán ra với một số lượng mà bạn điều khoản. Ví dụ chỉ bán combo 2-3 cái. Cách này giúp bạn xử lý lượng hàng tồn cho một loại sản phẩm nhanh chóng
Mở rộng thị trường
Khi dòng sản phẩm của bạn hàng tồn kho không ít thì bạn nên nghĩ đến việc lan rộng thị trường. Có thể phạm vi khách hàng mà bạn đang tiếp cận đang hạn hẹp so với số lượng hàng hóa bạn bán ra. Do đó, bạn nên tìm kiếm các khách hàng tiềm năng khác ở thị trường mới. Biết đâu bạn sẽ có cơ hội phát triển mạnh khỏe ở thị trường đó.
Tạo sự kiện
Bạn cũng có thể vừa thanh lý hàng tồn vừa quảng bá tên tuổi bằng các sự kiện hấp dẫn. Sự kiện ở đây có thể là tặng quà tri ân, ưu đãi cho khách hàng thân mật, tặng mã coupon hay bất kì sự kiện nào có thể lôi kéo sự để ý của khách hàng. Những sự kiện này sẽ giúp cho bạn thu thập thêm một lượng khách hàng tiềm năng mới cho kho hàng.
Tăng mạnh marketing
Marketing luôn đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo lập tên tuổi cho doanh nghiệp. Vì vậy, nếu bạn để hàng tồn kho quá tải tức là tên tuổi của bạn chưa hấp dẫn được nhiều người. Bạn nên tập trung đầu tư vào marketing. Hãy thống kê hiệu suất cao những chiến dịch marketing của bạn. Nếu nó chưa mang đến hiệu quả cực tốt thì bạn nên làm mới chúng. Marketing là phải luôn luôn đi tìm kiếm cái mới và phải sáng tạo thì mới có thể chiến thắng.
Làm mới hoặc tiếp thị lại
Khi một hàng hóa không bán được, điều này không có nghĩa là tại lỗi ở dòng sản phẩm. Trong nhiều trường hợp, vấn đề nằm ở chỗ cách bạn tiếp thị hàng hóa. Do đó, hãy thử làm mới những chiến dịch quảng cáo, tiếp thị đối với các loại hàng tồn này.
Một điều bạn có thể thử là định vị chúng trong cửa hàng của bạn. Sắp xếp chúng ở những vị trí khác/ trên kệ khác là 1 cách khiến quý khách hàng chú ý tới món hàng đó. Lâu lâu, bạn cũng nên thay đổi vị trí các kệ hàng. Điều này hệt như bạn đang làm mới lại hàng hóa của bản thân mình vậy.
Xem thêm:
