Cách quản lý kho vật tư như thế nào để tránh thất thoát hàng hóa là điều mà doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Quản lý kho có vai trò quan trọng trong việc xây dựng, phát triển doanh nghiệp, là nơi diễn ra các hoạt động tổ chức, bảo quản và kiểm soát số lượng hàng hóa vật tư trong kho nhằm đảm bảo nguồn hàng luôn được quản lý một cách chặt chẽ. Do vậy, trong bài viết này, EPS Việt Nam sẽ chia sẻ cho bạn một số kinh nghiệm quản lý kho vật tư giúp bạn khắc phục vấn đề thất thoát hàng hóa.
Phương pháp Quản lý kho vật tư hiệu quả
1. Cách quản lý kho vật tư tránh thất thoát hàng hóa
1.1. Quản lý kho gồm những công việc gì?
Trước hết bạn cần tìm hiểu các công việc khi quản lý kho. Quản lý kho là công việc kết hợp nhiều nghiệp vụ như bố trí sắp xếp hàng hóa, vật tư, bảo quản, quản lý xuất nhập và tồn kho, kiểm tra số lượng hàng hóa, tính toán đưa ra mức tồn kho tối ưu.
1.2. Cách quản lý kho vật tư tránh thất thoát hàng hóa
Mọi khó khăn đều có cách giải quyết. Về cơ bản chúng ta có một số cách quản lý kho vật tư hiệu quả như sau:
- Sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc FIFO – nhập trước xuất trước.
- Cần có thẻ kho cho từng loại hàng hóa.
- Đồng bộ hóa mã vật tư, tên vật tư.
- Kiểm tra chính xác lệnh xuất nhập hàng, đóng gói và sản xuất.
- Liên hệ với bên giao vật tư sắp xếp thời gian vào hàng chính xác.
- Tìm kiếm những nhân viên tin tưởng để giao việc.
Chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết một số cách quản lý kho vật tư hiệu quả quan trọng nhất ngay dưới đây nhé.
1.2.1. Cách sắp xếp hàng hóa trong kho vật tư
Người quản lý kho cần chịu trách nhiệm trong việc hướng dẫn và kiểm soát xếp dỡ hàng hóa. Bên cạnh đó đảm bảo các công cụ và cách thức để hạn chế tối đa những tổn hại đến hàng hóa, vật tư trong kho.
Sắp xếp hàng hóa trong kho theo nguyên tắc FIFO có nghĩa là nhập trước xuất trước. Có nhiều loại hàng hóa có thời hạn sử dụng. Do vậy, nếu bạn nhập trước thì hãy xuất trước để tránh hết hạn làm chất lượng hàng hóa bị xuống cấp.
Phân quyền sắp xếp trong kho. Chỉ những người có trách nhiệm và nghĩa vụ mới có quyền đưa hàng hóa vào hoặc di chuyển vị trí của chúng. Nhưng vẫn phải đảm bảo tuân thủ nguyên tắc đã đưa ra trước đó. Đồng thời, việc sắp xếp hàng hóa cần sạch sẽ và ngăn nắp.
Không nên sắp xếp hàng hóa ngoài trời sẽ khiến cho chúng bị hư hỏng nhanh hơn. Đặc biệt những nơi ẩm ướt, dễ bị nước mưa hắt thì cần có các pallet để trưng hàng. Khi xuất hàng cũng cần thu xếp gọn gàng để tạo không gian cho các loại hàng hóa nhập sau.
1.2.2. Đồng bộ mã vật tư, tên vật tư
Đây là một trong những cách quản lý kho vật tư hiệu quả mà bạn nên nắm. Bạn biết đấy, số lượng vật tư và hàng hóa không phải là ít. Nếu bạn không có cách thức để chuẩn hóa mã và tên vật tư thì sẽ rất dễ dẫn đến rối loạn và bị rối khi nhập, xuất và kiểm kê tồn kho. Nhiều trường hợp cùng một loại vật tư những ở mỗi nơi, mỗi dự án thì nó lại có tên gọi và mã số khác nhau. Điều này gây ra khó khăn cho việc quản lý, mua sắm và điều khiển hoạt động kinh doanh.
1.2.3. Có kế hoạch quản lý kho vật tư
Sẽ không thể thành công nếu như bạn làm việc mà không có kế hoạch. Việc lên kế hoạch hoàn thiện giúp cho bạn luôn chủ động trong mọi việc bao gồm cả dòng tiền, mua hàng, bố trí kho, nhân sự và quản lý xuất nhập tồn kho vật tư.
Đối với các kho vật tư, đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng, chúng ta thường gặp phải vấn đề chậm tiến độ do thiếu vật tư hoặc vật tư về chậm. Nguyên nhân là kế hoạch mà chúng ta đưa ra không có hiệu quả và không lường trước vấn đề thiếu vật tư. Dẫn đến khi xảy ra chúng ta không thể xử lý kịp. Do vậy, đừng quên lên kế hoạch quản lý và hoạt động trước khi làm bất cứ việc gì nhé.
1.2.4. Thiết kế và xây dựng kho theo tiêu chuẩn
Để tiết kiệm chi phí, thời gian một cách tối ưu thì bạn cần thiết kế và xây dựng kho tiêu chuẩn. Đây là vấn đề rất quan trọng trong cách quản lý kho vật tư. Bạn cần xây dựng kho một cách khoa học. Vị trí của các kệ hàng, lối đi, khu vực sắp xếp hàng hóa cần thuận tiện và tối ưu để các hoạt động quản lý xuất nhập hàng hóa diễn ra dễ dàng. Hãy đánh dấu và ghi rõ số kệ để quản lý thuận tiện hơn. Tốt hơn hết hãy lập sơ đồ kho. Ngoài ra, để quản lý kho hiệu quả, nhân viên kho cần ghi thẻ kho cho các mẫu hàng hóa đầy đủ thông tin như mã hàng, màu sắc, kích thước.
Một vấn đề quan trọng khác là kho vật tư không thể thiếu vị trí đặt bình xịt cứu hỏa để phòng chống cháy nổ.
1.2.5. Kiểm kê định kỳ
Bạn cần kiểm kê kho hàng định kỳ để xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho. Việc này giúp bạn theo dõi quá trình kinh doanh và bán hàng hiệu quả. Bạn sẽ biết loại hàng nào bán chạy và loại hàng nào ít có nhu cầu. Từ đó sẽ đưa ra các chiến lược cải tiến hoặc thay đổi hiệu quả hơn. Hãy ghi lại kết quả trong biên bản kiểm kho và đánh dấu lại hàng hóa không còn phù hợp để đưa ra cách giải quyết tốt nhất.
1.2.6. Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư
Để tiết kiệm thời gian, tối ưu quy trình quản lý kho thì tôi khuyến khích bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý hiệu quả. Hiện nay có rất nhiều phần mềm, ứng dụng miễn phí và có trả phí. Bạn có thể lựa chọn tùy theo nhu cầu và mục đích.
Quản lý kho bằng phần mềm Excel
Với những kinh nghiệm này, hy vọng đã mang đến cho bạn các cách quản lý kho vật tư hiệu quả và tối ưu nhất.
Nếu bạn đang tìm cho doanh nghiệp mình những giải pháp tốt nhất trong quản lý kho thì đừng bỏ qua bài viết này nhé.
2. Kinh nghiệm quản lý kho hàng, kho vật tư hiệu quả
Quản lý kho là công việc yêu cầu sự kết hợp của nhiều nghiệp vụ, từ bố trí sắp xếp hàng hóa, vật tư, bảo quản hàng hóa, cai quản xuất nhập tồn kho, cho đến kiểm tra lượng hàng trong kho và tính toán đặt ra định mức tồn kho hiệu suất cao. Dưới đây là những kinh nghiệm mà quản lý kho có thể tham khảo:
2.1. Kinh nghiệm chung trong quản lý kho hàng, kho vật tư
– Bố trí kho theo từng vị trí và theo quy tắc nhập trước xuất trước.
– Mỗi loại hàng hóa cần có một thẻ kho được cập nhật tiếp tục số liệu
– Kiểm tra kĩ càng, chính xác lệnh xuất hàng, đóng hàng
– Liên hệ chính xác bên giao hàng vật tư phụ liệu bố trí thời gian vào hàng
– Tìm kiếm những người bạn tin cậy & giao việc
2.2. Kinh nghiệm bố trí hàng hóa
Sắp xếp hàng hóa trong kho
– Quản lý kho cần chịu trách nhiệm chỉ dẫn & kiểm soát việc xếp dỡ cũng tương tự đảm bảo các thiết bị & cách thức đó không làm tổn hại đến hàng hóa, vật tư nguyên liệu
– Chỉ có quản lý kho mới có quyền đưa hàng hóa vào hay chuyển địa điểm của chúng trong kho
– Chỉ dẫn người xếp hàng, đặt đơn hàng đúng vị trí
– Không xếp hàng hóa ở ngoài trời
– Các khu vực dễ có nước mưa hắt vào khi mưa lớn phải thiết kế các giá (palet) để trưng hàng
– Hàng hóa sau khi xuất xong phải được thu xếp ngăn nắp, tạo không gian cho các hàng hóa khác, loại hàng nào dư phải để vào khu vực riêng.
2.3. Kinh nghiệm lưu kho
Nhân viên kho cần ghi thẻ bài cho tất cả những mẫu mã hàng hóa và gắn vào nơi để hàng hóa. Thẻ bài cần phải có đầy đủ thông tin như mã hàng, màu sắc, size hàng hóa
Quản lý kho sẽ là người lập sơ đồ kho. Trong sơ đồ cần biểu lộ rõ rang lối đi cũng giống như vị trí đặt các kệ hàng. các kệ cần được lưu lại, ghi rõ số kệ. Đặc biệt cần kiểm tra an toàn phòng chống cháy nổ trong kho.
2.4. Kinh nghiệm thanh lý hàng hóa
Các loại hàng hóa, vật tư, nguyên liệu còn dư cần thanh lý, cần tiến hành kiểm tra lại số hàng đã nhập, xuất và lập báo cáo xuất nhập sau khi nhận được thông tin thanh lý. Đối với những loại hàng còn dư nhưng chưa đòi hỏi thanh lý cần để riêng, chờ ý kiến của bộ phận bán sản phẩm.
Kho cần chủ động liên lạc với bộ phận bán sản phẩm để giải phóng lô hàng nếu quá thời hạn 1 tháng kể từ ngày thu được thông tin thanh lý mà chưa nhận được ý kiến bộ phần bán hàng.
2.5. Kinh nghiệm kiểm kê kho
Cần kiểm kê kho hàng định kì nhằm chứng thực, kiểm tra lại số lượng và chất lượng hàng trong kho. Thành quả kiểm tra kho hàng cần được ghi lại trong biên bản kiểm kho. Những hàng hóa không thích hợp cần được lưu lại & chờ ý kiến xử lý của Ban Giám đốc.
Trên đây là toàn bộ thông tin về các cách quản lý kho vật tư tránh thất thoát hàng hóa mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng với những thông tin trên bạn có thể tìm được cách quản lý kho phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Chân thành cảm ơn bạn đọc!
