KPI quản lý kho là phương thức giúp cho nhà quản trị đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Quá trình tạo KPI cần có sự thống nhất giữa nhà quản lý với nhân viên các cấp. Dưới đây giaiphapkhovan.vn chia sẻ một số KPI quản lý kho không thể thiếu.
Quản lý kho hàng và những kỹ năng cần thiết cho nhân viên
Tổng hợp KPI quản lý kho hàng hiệu quả
1/ Receiving and Put-Away KPIs – KPIs về sản phẩm được tiếp nhận và lưu kho – KPI quản lý kho
- Workforce Utilization – Tối ưu nhân lực
- Volume per employee – Khối lượng hàng hóa trên một nhân viên phụ trách
- Cost per item – chi phí trên một sản phẩm
- Accuracy and timeliness of delivery – Độ chính xác và đúng lúc của việc chuyển hàng
- Labor costs – khoản chi lao động
- Backorder rate – tỷ lệ các đơn đặt hàng đã gửi tuy nhiên chưa đến thời điểm giao hàng
Người quản lý phải theo dõi chi phí cho chi tiết mỗi đơn hàng, tính chính xác và đúng lúc của vận tải inbound và khoản chi lao động liên quan đến việc nhận hàng. Những KPI này sẽ được tận dụng để cải thiện sự kết nối của nhà sản xuất và tăng năng suất trong đội ngũ nhân sự.
2/ Storage KPIs – KPIs về lưu trữ kho
Bạn cần theo dõi số vòng quay sản phẩm tồn kho, khoản chi lưu kho và thành quả hàng hóa tồn kho trung bình khi quản lý nhà kho. Có 2 KPIs mấu chốt về lưu trữ được tính từ các phương pháp sau:
- Inventory Turnover = The Cost of Total Goods Sold During a Period / Average Inventory Value
Số vòng quay hàng tồn kho = khoản chi của tổng lượng hàng hóa được bán trong một khoảng thời gian / thành quả sản phẩm tồn kho trung bình
Số vòng quay hàng hóa tồn kho cao là tín hiệu tốt nhà kho của công ty. KPIs này cho phép bạn đánh giá và làm chủ công việc mua hàng và nhu cầu về sản phẩm, dự đoán nhu cầu để hàng tồn kho luôn đạt mức độ tối ưu nhất.
- Carrying Cost of Inventory = Inventory Carrying Rate (How Long a Product Stays in the Warehouse) * Average Inventory Value
Khoản chi lưu kho = Tốc độ vận tải sản phẩm tồn kho (Thời gian tồn kho của sản phẩm) * giá trị hàng tồn kho trung bình
3/ Picking and Packing KPIs – KPIs về lấy hàng và đóng gói
Đa số các nhà lãnh đạo cho rằng lấy hàng là một trong những quy trình tốn kém nhất và khó khăn nhất do nó đòi hỏi nhiều lao động công việc lấy và đóng gói hàng hoá bình thường sẽ phức tạp hơn các giai đoạn khác, và ảnh hưởng lớn đến đầu ra của tổ chức vì sự liên quan mật thiết đến sự hài lòng của người mua hàng.
Với KPIs này, bạn có thể đo đạc độ chuẩn xác, tốc độ lấy hàng và đóng gói, và tỷ lệ pick line hoàn hảo (pick line: số lượng đơn hàng của một sản phẩm được lấy cùng một lúc)
- Average number of items picked per employee: số lượng hàng hóa trung bình mà mỗi cá thể lấy hàng
- The total value of picks: Tổng thành quả sản phẩm được lấy
- Cost per line item: khoản chi cho mỗi mục sản phẩm
- Labor costs: khoản chi lao động
- Cost of packaging: khoản chi đóng gói
- Order cycle time: Thời gian cho một chu kỳ đặt mua.
4/ Shipping KPIs – KPIs về vận tải
KPIs này có vẻ giống với KPIs lấy và đóng gói sản phẩm nói trên, tuy vậy, những chỉ số này sẽ tập trung hơn vào tổng số lượng hàng hóa được vận tải so sánh với số lượng mặt hàng dự kiến vận tải. Ví dụ doanh nghiệp đã giao 100 hàng hóa tuy nhiên có đến 150 hàng hóa phải vận chuyển trong dự kiến, vậy bạn thường không thể đạt Shipping KPIs, điều đó cho chúng ta thấy sự chậm trễ hoặc các sai lầm về vận hành kho.
KPIs vận chuyển = Tổng số đơn đặt hàng được vận chuyển / số lượng đơn hàng theo kế hoạch.
Mục tiêu lý tưởng nhất là bằng 1. Khi kết quả càng tăng lên có nghĩa là công việc vận hành đang đạt hiệu suất cao, và ngược lại, kết quả giảm cho chúng ta thấy sự giảm năng suất.
5/ Reverse Logistics KPIs – KPIs về Logistics ngược
KPIs về Logistics ngược là những thông số có liên quan các sản phẩm tái chế hoặc cần được đổi trả từ người dùng quay lại công ty. Có nhiều chỉ số về Logistics ngược, nhưng mấu chốt là tỷ lệ hàng đổi trả (rate of return).
Tỉ lệ hàng đổi trả = Số cơ quan trả về / Tổng số đơn vị đã bán.
Khi kết quả tăng lên, công ty cần coi xét lại chất lượng hàng hóa của mình.
6/ Inventory Accuracy – Độ chính xác của tồn kho
Đây là KPIs trọng yếu đối với kho hàng vì nếu như theo dõi hàng tồn kho không chuẩn xác, chi phí của bạn sẽ tăng vọt và giảm cấp độ hài lòng của khách hàng. Nếu như bạn chỉ phụ thuộc vào Excel hoặc các công thức thủ công, độ chuẩn xác của hàng tồn kho thấp và rất có thể bạn sẽ gặp trường hợp đặt mua trùng hoặc sản xuất lại do số lượng không chuẩn xác.
Một giải pháp để kiểm soát lượng sản phẩm tồn kho là chọn bộ máy sử dụng mã vạch để theo dõi hàng. Một vài kho đang sử dụng các quy trình mã vạch tích hợp với hệ thống máy tính hóa công việc quản lý bảo trì hiện tại (CMMS) nhằm sửa đổi và nâng cấp làm chủ bằng cách cung cấp một khung quản lý hàng tồn kho, vật tư và các vật liệu kho khác. Trong đó, một số chương trình CMMS có cơ hội theo dõi lô hàng, quản lý đơn đặt mua và theo dõi mức tồn kho và hàng hóa tồn kho.
7/ Equipment KPIs – KPIs về thiết bị
Bất kỳ nhà quản lý kho nào cũng hiểu hiệu quả của thiết bị trong công việc quan trong như thế nào. Vì thế thiết bị nên được theo dõi để có thể bảo trì và kéo dài thời gian hoạt động.
KPIs này được tính bằng cách chia thời gian hiện tại được dùng kể từ lần bảo trì cuối cùng cho thời gian trung bình giữa các lần bảo trì. Mục đích cho chúng ta thấy các thiết bị có thể hoạt động trong bao lâu trước khi cần bảo trì.
8/ The Big Picture – Cái nhìn tổng quát – KPI quản lý kho
Các nhà lãnh đạo kho và giám đốc điều hành Chuỗi cung ứng cũng nên theo dõi tỷ lệ bổ sung (replenishment rates) và số lần chuyển hàng trễ trung bình của các nhà cung cấp (average number of late deliveries by vendors). Bằng việc theo dõi toàn bộ các KPI này, nhà quản lý có thể kiểm soát được hoạt động của kho và sẵn sàng vận hành kênh phân phối omni-channel.
Bảng tổng hợp sau do NewCastle Systems thực hiện, giới thiệu một vài KPIs khác có thể xem xét theo dõi để sửa đổi và nâng cấp hoạt động kho của tổ chức.
| KPIs về hoạt động nội bộ | KPIs đối với nhà sản xuất | KPIs về khách hàng |
| Perfect Orders (Đơn hàng hoàn chỉnh)On-Time Deliveries (Giao hàng đúng giờ)
Inventory Accuracy (Độ chính xác của hàng tồn kho) Inventory Turnover Ratio (Hệ Số Vòng Quay Hàng Tồn Kho) Order Cycle Time (Chu trình đặt hàng) Order Entry Accuracy (Đặt hàng chính xác) Workforce Utilization (Tối ưu việc dùng lao động) Shipping Accuracy (Giao hàng chính xác) Order Fill rate (Tỉ lệ lấp đầy đơn hàng) Customer Satisfaction (Sự hài lòng của khách hàng) |
Inbound Cost/ Order Value (Chi phí Inbound / khoản chi một đơn hàng)On-Time Deliveries (Giao hàng đúng giờ)
Lead Time (Thời gian thực hiện đơn hàng) Fill Rate (Tỉ lệ lấp đầy) IT / Technology Resources (Tài nguyên công nghệ) Service Flexibility (Linh hoạt trong dịch vụ) Attitude (Thái độ) Return Policy (Chính sách đổi trả) Value Added Service (Dịch vụ gia tăng giá trị) VMI Capabilities (Năng lực quản lý tồn kho bởi nhà cung cấp) Ethics/ Compliance (Đạo đức/Tuân thủ) |
Profitability (Khả năng sinh lời)Sales Volume (Doanh số bán hàng)
Growth Potential (Tiềm năng phát triển) Credit / Payment History (Lịch sử giao dịch) Shared Strategic Vision (Tầm nhìn kế hoạch chung) Return rate (Tỉ lệ trả hàng) Order Frequency (Tần suất đặt hàng) Loyalty (Sự trung thành) Cost to Serve (Chi phí phục vụ) Competitive Pressure (Áp lực cạnh tranh) Hassle to Serve (Thiệt hại trong quá trình phục vụ) |
KPI quản lý kho hàng
1. Các yêu cầu trong KPI quản lý kho
1.1. Các chuẩn mực để đưa vào bảng nhận xét KPI
Đầu tiên để thực hiện đúng và hiệu quả KPI quản trị kho hàng, nhà quản lý cần đặt ra những chuẩn mực để đưa vào bảng đáng giá KPI. Những chuẩn mực này hỗ trợ cho quản lý kho nhận xét và đo lường kết quả thực hiện công việc của nhân viên chính xác nhất.
1.1.1. KPI về tuân thủ nguyên tắc xuất nhập
Nhân viên thực hiện các hoạt động trong kho luôn phải cam kết KPI được giao
Nhân viên khi thực hiện các hoạt động trong kho luôn phải cam kết chỉ thực hiện việc xuất/nhập kho khi có chứng từ đúng cách. Trong số đó các chỉ tiêu đánh giá cụ thể bao gồm:
-Đảm bảo kiểm đếm đúng số lượng, chủng loại hàng nhập/xuất kho
-Giám sát chặt chẽ chất lượng hàng nhập kho. Thông báo cấp trên trực tiếp hay người phụ trách mua hàng ngay khi phát hiện chất lượng hàng nhập không cam kết đúng yêu cầu
-Cấp phát kịp thời nguyên vật liệu cho phòng ban sản xuất theo yêu cầu.
-Đảm bảo hàng hóa phải được xuất hàng đúng theo quy định và việc xuất hàng, chất xếp hàng hoá lên phương tiện vận tải được thực hiện gấp rút theo đúng tiến độ và số lượng, chủng loại đòi hỏi.
-Tuân thủ đúng các quy định, hướng dẫn công việc liên quan đến việc nhập/xuất hàng hoá
1.1.2. KPI về sắp đặt và bảo quản hàng hóa
Đây là chuẩn mực yêu cầu nhân sự phải tuân thủ đúng quy định về cách sắp xếp và bảo quản hàng hóa trong kho. Các tiêu chí cụ thể:
-Bảo quản tốt sản phẩm tránh bụi bặm, chuột, côn trùng… hay các nhân tố khác làm liên quan đến chất lượng sản phẩm. Báo cáo tình hình hàng hóa trong trường hợp hư hỏng, kém chất lượng hay có rủi ro hư hỏng.
-Đảm bảo các hoạt động chuẩn bị quan trọng để công tác kiểm kê định kỳ được thực hiện thường xuyên.
-Bảo quản số lượng hàng hóa đảm nhận tránh mất mát, thất thoát.
1.1.3. KPI về sổ sách chứng từ và vệ sinh kho bãi
Các nhân sự trong kho phải đảm bảo cập nhật kịp thời và hoàn chỉnh vào sổ sách các thông tin khi phát sinh nghiệp vụ nhập/xuất kho theo quy định.
-Cập nhật số liệu vào thẻ kho chuẩn xác, kịp thời. Đối chiếu thẻ kho định kỳ với kế toán theo đúng quy định.
-Cập nhật thẻ sản phẩm lưu kho theo đúng quy định.
-Lưu trữ và bảo quản tốt các sổ sách, chứng từ và thẻ kho theo quy định.
1.1.4. KPI về mức hoàn thiện công việc được giao
Đây chính là thông số để đánh giá cấp độ hoàn thiện công việc được giao của nhân viên. Dựa vào tỷ lệ hoàn thiện hoạt động cũng giống như nhận xét về thái độ thực hiện công việc của nhân viên, nhà quản lý sẽ dựa vào đó để đánh giá chuẩn mực này.
1.2. Đánh giá tầm quan trọng của từng tiêu chí
Với mỗi tiêu chí nhận xét, quản lý kho sẽ tiến hành đánh giá và cho điểm dựa trên biểu hiện của nhân viên. Điểm số từ thấp đến cao bao gồm:
1 – Yếu: Không đạt đòi hỏi tối thiểu
2 – Trung bình: Đạt yêu cầu tối thiểu
3 – Khá: Đạt đòi hỏi công việc
4 – Giỏi: Đạt yêu cầu và vượt trội
5 – Xuất sắc: Hoàn toàn vượt trội
Khi mà đã có điểm số hoàn chỉnh, nhà lãnh đạo cần tiến hành nhân điểm số của từng chuẩn mực với trọng số tương ứng và thu thập tổng để ra kết quả nhận xét cuối cùng. Tầm trọng yếu của từng tiêu chuẩn đánh giá sẽ được bố trí như sau:
| STT | Chuẩn mực đánh giá | Trọng số |
| 1 | Tuân thủ nguyên tắc xuất nhập | 0,2 |
| 2 | Bố trí và bảo quản hàng hóa | 0,25 |
| 3 | Sổ sách chứng từ và vệ sinh kho bãi | 0,25 |
| 4 | Mức hoàn thành hoạt động được giao | 0,3 |
Tải file mẫu
2. Làm thế nào để thực hiện KPI quản lý kho hiệu quả?
2.1. Xác định rõ yêu cầu hoạt động của quản lý kho
Quản lý kho là hoạt động ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản và quản lý hàng hóa vật tư, cam kết tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Như vậy đòi hỏi của quản lý kho hàng đó là phải cam kết vệ sinh kho hàng sạch sẽ, sản phẩm trong kho luôn được bảo quản tốt nhất, số lượng hàng hóa ở mức tồn kho tối thiểu để đáp ứng mong muốn người mua hàng cũng giống như số liệu được ghi chép hoàn chỉnh.
Chỉ khi nắm rõ ràng rõ đòi hỏi hoạt động, quản lý kho cũng như nhân viên mới có thể thực hiện việc hoàn thành công việc đạt kết quả cao nhất và nhận xét KPI chính xác.
2.2. Đưa ra các tiêu chuẩn nhận xét có thể lượng hóa được
Các tiêu chuẩn nhận xét KPI cần được đưa rõ ra dựa trên yêu cầu của hoạt động. Bên cạnh đó những chuẩn mực này cũng cần lượng hóa được trong quá trình nhận xét. Như vậy nhà quản lý mới có thể đánh giá bằng số liệu một cách chính xác, hạn chế hiện trạng nhận xét bằng cảm tính thiếu tính khách quan, khoa học.
2.3. Quy trình nhận xét KPI khách quan
Để thực hiện KPI quản trị kho hàng hiệu quả, quản lý kho cần xây dựng quy trình nhận xét KPI khách quan:
Bước 1: Nhận xét mục đích thực hiện KPI
Bước 2: Duyệt mục đích KPI
Bước 3: Tổng hợp mục đích KPI
Bước 4: Dùng kết quả KPI để thông báo đến nhân viên và lên kế hoạch phát triển hợp lý
Bước 5: Lưu hồ sơ tại phòng ban nhân sự
2.4. Sử dụng phần mềm hỗ trợ việc nhận xét KPI quản lý kho hàng
Nhập số liệu khi nhập kho, xuất kho, kiểm kho chính xác, rõ ràng, minh bạch
Với phần mềm KiotViet, người dùng có thể dễ dàng nhập số liệu chuẩn xác vào ứng dụng thay vì nhập số liệu thủ công vào sổ sách. Việc này không chỉ hạn chế tình trạng nhầm lẫn, sai sót mà còn giúp đỡ và hỗ trợ công việc kiểm kho chuẩn xác và rõ ràng hơn.
Phiếu nhập kho: Khi có giao dịch nhập hàng phát sinh, nhân viên sẽ lập phiếu nhập hàng với các thông tin về thời gian, nhà sản xuất, nhân viên nhập, mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá. Việc lập phiếu nhất định và chi tiết sẽ giúp quản trị kho hàng đơn giản tìm kiếm, theo dõi cũng như kiểm soát tình hình hàng hóa có trong kho.
KPI quản lý nhân viên kho hàng hiệu quả
KPI trong tiếng Anh được gọi là Key Performance Indicator. Là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một bộ phận trong một công ty hoặc sự vận hành của cả công ty. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có chỉ số KPI khác nhau và KPI quản lý kho cũng khác với các bộ phận khác.
Chỉ số chuyên môn
Chuyên môn là một trong những yếu tố đánh giá một nhân viên. Nhân viên hoàn thành công việc tốt thì không thể thiếu chuyên môn. Tùy theo lĩnh vực, ngành nghề mà KPI của mỗi doanh nghiệp sẽ có sự khác nhau. Nhìn chung, KPI trong quản lý kho có tiêu chí chung sau:
-Tỷ lệ hao hụt hàng hóa: dựa trên sự chênh lệch giữa hàng nhập với hàng xuất. Tùy vào lĩnh vực mà tỷ lệ hao hụt có sự khác nhau. Từ đó, xác định mức hao hụt có thể cho phép.
-Tỷ lệ hàng hóa bị hao mòn do sơ suất của thủ kho.
-Tỷ lệ hàng hóa bị hao mòn chất lượng do các yếu tố, điều kiện bên ngoài ảnh hưởng.
-Tỷ lệ chi phí dự trữ/tổng giá trị hàng so với kế hoạch.
-Số lỗi trong thực hiện xuất nhập hàng hóa ra vào kho.
-Số lời phàn nàn.
-Mức độ kịp thời trong thực hiện thủ tục nhập – xuất hàng hóa.
-Tỷ lệ hoàn thành các mục tiêu chất lượng của ISO.
Chỉ tiêu KPI quản lý kho cần phù hợp với ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh.
Chỉ số quản lý kho
Quá trình quản lý kho bao gồm nhiều công việc liên quan đến nhau. Ngoài việc quản lý số liệu thì quản lý nhân viên cũng là việc làm quan trọng. Trong một kho, có nhiều khâu như vận chuyển, sắp xếp hàng hóa, lấy hàng, kiểm hàng, đóng gói,… Trong các quy trình này, không thể thiếu kế toán kho, phụ trách tính chỉ số, đơn hàng, số liệu xuất, nhập. Người quản lý nhân viên trong kho cần có trình độ và kinh nghiệm. Mặc dù vậy chỉ số quản lý nhân viên kho lại không có chỉ định rõ. Chủ yếu được đánh giá dựa trên cảm tính cá nhân, kết quả và đánh giá của khách hàng.
KPI quản lý kho về ý thức kỷ luật
Dù bạn là nhân viên hay quản lý thì thực hiện nội quy của doanh nghiệp là điều bắt buộc. Do vậy nó được đánh giá là KPI. Một số chỉ tiêu đánh giá như đi muộn, nghỉ phép/tháng, ý thức làm việc,… và các chỉ tiêu liên quan đến hiệu quả công việc.
Chỉ số phát triển cá nhân
Đây là chỉ số khá mới trong hệ thống. Nếu như các chỉ số trên đánh giá về hiệu suất làm việc thì KPI này liên quan đến cá nhân. Xã hội ngày càng tiến bộ, doanh nghiệp ngày càng phát triển. Do đó đội ngũ doanh nghiệp cũng cần phải phát triển. KPI này khuyến khích nhân viên học hỏi thêm nhiều kiến thức.
Kết luận
Trên đây là 4 KPI quản lý kho quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần có. Nhưng dù sao, bạn cũng cần cân nhắc KPI phải có sự thống nhất giữa nhà quản lý với nhân viên. Có như vậy thì đây mới là phương tiện đánh giá nhân viên hiệu quả.
Nguồn: tổng hợp
