Quản lý nhân viên kho hàng là vấn đề được quan tâm hàng đầu tại tất cả các doanh nghiệp. Bên cạnh đào tạo nhân viên thì làm thế nào để quản lý được nhân viên cũng rất quan trọng. Hàng hóa chính là tiền và thất thoát hàng hóa xảy ra là do một phần nguyên nhân đến từ nội bộ công ty. Do vậy, để tránh tình trạng thất thoát hàng hóa, giảm hiệu quả kinh doanh thì nhà lãnh đạo cần có “tuyệt chiêu” để quản lý nhân viên trong kho.
Quản lý kho hàng và những kỹ năng cần thiết cho nhân viên
1. Tại sao nhân viên kho hàng ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh?
Nhân viên là một trong những yếu tố quyết định tiến độ bán hàng. Vì nhân viên là người trực tiếp tiếp xúc với hàng hóa, thực hiện xuất – nhập hàng hóa và kiểm tra tồn kho. Nếu nhà lãnh đạo không chặt chẽ trong khâu quản lý nhân viên thì hiệu quả kinh doanh sẽ bị chậm lại. Bên cạnh đó, nhân viên còn có thể lợi dụng lòng tin của người quản lý để lừa đảo, ăn cắp hàng hóa trong kho để trục lợi, làm giả số liệu, báo cáo sai. Hậu quả là thất thoát hàng, dữ liệu tồn kho ảo,… Do vậy, người lãnh đạo cần có cách để quản lý nhân viên trong kho hiệu quả nhất.
2. Quản lý nhân viên vận hành kho
Quản lý nhân viện vận hành kho hàng hay labor management là một bài toán khó giải với bất kỳ doanh nghiệp nào. Quản lý nhân viên vận hành kho đề cập đến việc đặt lịch và lập kế hoạch hoạt động cho các nhân viên trong kho. Thực tế là quản lý lao động đã phát triển song song với sự phát triển của các phương án ứng dụng chuỗi cung ứng mới và những tiến bộ trong công nghệ.
Các kho dùng các chuẩn mực quản lý lao động cũ và phân phối quyền truy xuất thông tin hạn chế cho nhân viên tạo ra một vùng không tin tưởng giữa quản lý và lực lượng lao động. Các nhà quản lý chuỗi cung ứng cần hiểu những thách thức quan trọng của quản lý lao động trong kho, cách nó giúp sức cho thành công của chuỗi cung ứng và cần có cách thức để cải thiện nó.
3. Quản lý nhân viên vận hành kho hiệu quả góp một phần quản lý thành công chuỗi cung ứng
Cho dù ngành nghề của bạn là gì thì việc quản lý nhân sự vận hành kho hiệu quả là một phần không thể thiếu trong thành công của chuỗi cung ứng. Lực lượng lao động phù hợp và tinh thần nhân viên cao sẽ góp một phần sửa đổi và nâng cấp tỷ suất lợi nhuận, giảm nguy cơ sai sót trong việc thực hiện đơn hàng, v.v. Giúp làm khách hàng hài lòng.
Việc không duy trì sự kiểm soát đối với người lao động của bạn sẽ dẫn đến doanh thu nhân sự cao hơn, giảm hiệu suất đối với KPI kho hàng và chậm trễ trong việc thực hiện đơn hàng. Trong lúc đó, người lao động mong đợi sự tôn trọng, nơi thực hiện công việc trang nghiêm, điều kiện an toàn và đội ngũ quản lý tâm huyết. Vì thế, quản lý tốt nhân lực vận hành kho giúp các hoạt động trong kho diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, đồng thời góp phần quản lý đạt kết quả tốt chuỗi cung ứng cho công ty.
4. Làm sao để quản lý nguồn nhân công vận hành kho hiệu quả?
4.1. Thuê nhân sự phù hợp
Vấn đề đầu tiên trong việc kiểm soát khoản chi lao động là dành ra thời gian và nỗ lực để tuyển dụng những nhân sự giỏi nhất có thể. Ngoài các bước bình thường được thực hiện trong quy trình tuyển dụng, hãy cho nhân viên biết cộng việc thực tế sẽ được làm. Nếu có thể, hãy để họ thử hoạt động trong một thời gian ngắn, trong một môi trường được kiểm soát an toàn. Trong đó, việc họ trò chuyện với một nhân viên hiện đang thực hiện công việc có thể phân phối cái nhìn sâu sắc về công việc thực sự là ra sao.
4.2. Đào tạo tốt nguồn nhân công
Không có câu trả lời duy nhất về việc nên dành bao nhiêu thời gian đào tạo cho nhân viên mới. Nó phụ thuộc vào chỉnh sửa và phức tạp của công việc. Tuy nhiên ngay cả những hoạt động đơn giản nhất cũng cần một số loại hình huấn luyện. Thời gian huấn luyện ban đầu có lẽ là mấu chốt. Hiểu biết về hoạt động cụ thể là quan trọng, nhưng cũng nên đào tạo cho nhân viên về công ty và văn hóa làm việc là vô cùng quan trọng đối với việc làm lâu dài.
4.3. Đặt KPIs cho nguồn nhân lực
Như đã nói đến trước đó, điều quan trọng là nhân lực vận hành kho phải biết những gì được mong đợi ở họ. Họ sẽ khám phá làm sao để thành công trong văn hóa thực hiện công việc bằng việc làm việc ở đó, nhưng đồng thời công ty cũng cần đưa ra các biện pháp định lượng để cho người làm công hiểu về những gì được chờ đợi ở họ về năng suất hoặc sản lượng. Đặt mục đích năng suất cả theo phòng ban và theo từng cá nhân. Các tiêu chuẩn này phải thực tế và dựa trên cách bạn kinh doanh, chứ không phải chuẩn mực của người khác. Đo đạc bản thân so sánh với chính mình trong một khoảng thời gian là biện pháp tốt nhất để cải thiện năng suất.
4.4. Đánh giá năng lực hàng tháng
Nhân viên muốn cảm nhận thấy họ là một phần của tổ chức và xứng đáng nhận được góp ý chính xác về khả năng của họ như tổng tỷ lệ lỗi, năng suất, số ngày nghỉ, v.v. Nhờ những đánh giá này, lao động sẽ biết mình đang ở vị trí nào và cần làm gì để đạt được hiệu quả cao hơn.
4.5. Chính sách phúc lợi
Chính sách lương thưởng sẽ liên quan không nhỏ đến đạt kết quả tốt hoạt động của nguồn nhân công. Ngày càng có nhiều công ty đang dùng các chính sách khen thưởng để tăng sản lượng.
Nếu bạn quyết định thực hiện một vài chính sách về tài chính, hãy chắc rằng bạn sắp xếp đủ thời gian quản lý để kiểm soát quy trình để đảm bảo rằng nó không tốn nhiều khoản chi nhưng thu lại nhiều tiện ích. Hãy xem các chương trình khuyến khích của nhóm hoặc công ty như một cách để đạt được những cải tiến tổng thể mà không mất thời gian và chi phí cung cấp các phép đo của từng nhân viên.
4.6. Theo dõi doanh thu của cấp dưới
Điều cốt yếu là phải biết bạn đang làm tốt ra sao trong tuyển dụng và duy trì của bạn. Thiết lập một bộ máy để theo dõi và tính toán doanh thu của nhân viên hàng tháng. Xây dựng báo cáo doanh thu cho chúng ta thấy số người được tuyển dụng; bắt đầu huấn luyện hoặc trong lúc đào tạo; là nhân viên lâu dài hoặc tuyển dụng mới. Nhờ việc theo dõi doanh thu của cấp dưới sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn nguồn nhân lực vận hành kho, cùng lúc đó tính khoản chi tuyển mộ, đào tạo, chi phí lương thưởng,…
4.7. Thiết lập quy trình cải tiến liên tục
Sử dụng lao động đúng cách không phải là công việc một lần. Bạn có thể cần thiết lập một quy trình hay cải tiến liên tục, một tập hợp các hoạt động được thiết kế để mang lại sự cải thiện dần dần. Tuy nhiên ổn định thông qua việc xem xét liên tục để giảm thiểu và đơn giản các bước và số lần bạn thiết lập hoặc cải tiến mới, vì mỗi lần thực hiện làm mới một quy trình sẽ khiến bạn tốn chi phí cho nó.
5. Phương pháp tăng năng suất công việc của nhân viên trong kho
Một trong những cách để sửa đổi và nâng cấp đạt kết quả tốt hoạt động của lao động trong kho là thực hiện các phương án tự động hơn cho các nhiệm vụ có cấu trúc lặp đi lặp lại. Các giải pháp như băng tải tự động, chọn hướng bằng giọng nói, chọn đèn và dùng kính được kết nối cho phép sửa đổi và nâng cấp năng suất của công việc chọn và giảm thời gian di chuyển. Vì thế, nhân viên được tham gia các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.
Khi đề cập các công nghệ nhằm quản lý tài nguyên lao động, có một loạt các bộ máy ứng dụng quản lý lao động (LMS) . Một LMS được tích hợp với WMS (Hệ thống quản lý kho) có thể đo đạt giảm lao động, đưa rõ ra kế hoạch và lên lịch một cách nhanh và chính xác, giảm thời gian di chuyển trong kho.
Vì LMS cho phép theo dõi hiệu năng của cấp dưới, một vài công ty thực hiện các chương trình khuyến khích cho nhân viên trong kho để tăng năng suất. Vì vậy, LMS đại diện cho một công cụ đạt kết quả tốt để tăng hiệu năng phân phối và giảm khoản chi chung.
Một cách khác để tăng năng suất có vẻ bài bản, nhưng cho kết quả xuất sắc là khuyến khích tính di động của nhân viên trong kho. Bởi vì khối lượng công việc thường dao động tùy thuộc vào các luồng vào và ra, tốt hơn là có ít nhân sự hơn có thể đơn giản chuyển từ vai trò này sang nhiệm vụ khác (chọn, đóng gói, nhận, bổ sung).
6. Tuyệt chiêu quản lý nhân viện kho hàng hiệu quả
Để nhân viên trong kho luôn năng nổ, nhiệt tình, trung thực và phát huy hết khả năng thì nhà lãnh đạo cũng cần có tuyệt chiêu riêng của mình.
6.1. Luôn có trách nhiệm và hết lòng với công việc
Người lãnh đạo là tấm gương để cho nhân viên học tập. Vì vậy, sếp muốn nhân viên tận tâm, có trách nhiệm với công việc thì phải làm gương trước. Nhà lãnh đạo cần làm việc nỗ lực, dám làm dám nhận trách nhiệm, không ngại gian khó. Cống hiến hết mình vì mục tiêu của công ty, đóng góp cho sự phát triển của công ty, mang lại lợi ích cho người lao động. Có như vậy, nhân viên mới làm việc theo thiên hướng của nhà lãnh đạo, tận tâm, nhiệt tình và trung thành
Không ít trường hợp, sếp lấy nhân viên làm lá chắn cho mọi lỗi lầm, đổ lỗi cho nhân viên. Điều này khiến nhân viên chán nản, bất mãn, khó chịu. Hậu quả cao nhất là khiến nhân viên chống đối, phá hoại thành quả của doanh nghiệp.
6.2. Giao tiếp thông minh
Một trong những cách giúp nhà lãnh đạo quản lý nhân viên kho hàng tốt nhất là giao tiếp thông minh. Không phải là quát tháo ra lệnh, reo rắc nỗi sợ hại cho nhân viên. Điều này tạo ra môi trường không có động lực và tạo sự đối đầu của nhân viên với sếp. Thay vào đó, hãy giao tiếp hiệu quả với từng nhân viên. Một số nhân viên sẽ nghe chỉ thị kiên định và tôn trọng. Số khác lại thích giọng điệu mềm mại và thái độ trìu mến. Với mỗi đối tượng nhân viên, nhà quản lý có thể điều chỉnh phong cách của mình. Tuy nhiên, cũng đừng quá mong đợi nhân viên sẽ phù hợp với những thay đổi của bạn.
Bất kể bạn có giao tiếp với nhân viên như thế nào thì điều quan trọng nhất là bạn phải thẳng thắn, trung thực và không vòng vo.
6.3. Xử lý xung đột hiệu quả
Nhân lực trong kho thường khá đông. Không thể tránh những xung đột, xích mích và tranh chấp. Việc này làm giảm năng suất làm việc trong kho. Vì vậy, người sếp cần có khả năng thiết lập giới hạn và duy trì môi trường làm việc ôn hòa.
6.4. Khen ngợi và khen thưởng
Nếu doanh thu bán hàng của công ty đạt mục tiêu hoặc vượt qua kỳ vọng của tháng/quý trước thì không có lý do gì bạn không khen ngợi, khen thưởng nhân viên của mình. Đừng quá đắm chìm trong vinh quang một mình. Vì mọi thành công đều có sự góp sức của tất cả thành viên trong công ty. Khen ngợi và khen thưởng là cách để bạn tạo động lực cho nhân viên.
6.5. Lên tiếng đốc thúc
Kho hàng là nơi diễn ra thường xuyên các hoạt động xuất – nhập, kiểm kê hàng hóa. Nếu thấy nhân viên đang quá trì trệ, làm việc kém năng suất, hãy lên tiếng đốc thúc họ. Hãy thể hiện sự nhiệt tình và ghi dấu ấn như một nhà lãnh đạo, doanh nhân thành đạt để họ tin vào khả năng của bạn.
6.6. Có tầm nhìn chiến lược
Đây là kỹ năng quan trọng mà nhà quản lý cần có để tập hợp nguồn lực, bố trí nhân lực hợp lý và tạo sự thống nhất trong mọi hoạt động. Hoạch định nhân lực sẽ giúp bạn thực hiện mục tiêu chiến lược phát triển nhân lực hiệu quả.
Trên đây là một số kỹ năng mà nhà lãnh đạo cần có để có thể quản lý nhân viên kho hàng Đối với nhân viên mỗi phòng ban, người lãnh đạo sẽ có những cách khác nhau để tạo động lực, sự gắn bó và lòng trung thành, tận tâm của nhân viên.
Đánh giá nhân viên chính xác, khen – chê đúng lúc,… sẽ giúp nhân viên tiến bộ hơn và luôn làm việc theo định hướng của sếp. Để đảm bảo kho hàng hoạt động theo quy trình thì yếu tố con người cần được đề cao.
7. Ứng dụng hệ thống để quản lý WMS trong vận hành kho
Chi phí nhân lực có thể chiếm gần 50% khoản chi vận hành, một hệ thống quản lý lao động tích hợp có thể giảm tới 30% chi phí lao động đấy. Các kho thường thường công việc ở mức “50-70% hiệu năng tối ưu” bên ngoài việc dùng hệ thống để quản lý lao động. Và như Vậy coi như là con người đã rõ, những “kho thông thường” đấy có thể đã có một hệ thống quản lý kho tốt và các công cụ năng suất!
Hệ thống quản lý kho hàng cho phép bạn sửa đổi và cải thiện lực lượng lao động, giảm khoản chi lao động và tăng năng suất bằng cách:
- Giảm thời gian đi lại trong kho.
- Tối đa hóa hiệu quả lao động cá nhân.
- Cho phép một lực lượng lao động Leaner.
- Xác định các vấn đề trước khi chúng ảnh hưởng đến công ty của bạn.
Nguồn: Internet
