Kiểm tra hàng tồn kho: Kiểm tra hàng tồn kho đề cập trong các quy trình liên quan đến việc hạch toán mọi phần hàng tồn kho được giữ trong một không gian lưu trữ và trong thời gian nó ở đó. Theo dõi hàng tồn kho cung cấp cho bạn khả năng hiển thị tốt hơn về sản phẩm của mình, giúp bạn dự báo nhu cầu trong tương lai và thậm chí có thể giúp bạn loại bỏ lỗi trước khi chúng trở thành vấn đề tiềm ẩn lớn hơn.
Ban đầu, cách duy nhất để theo dõi hàng tồn kho là làm theo cách thủ công. Nếu được thực hiện đúng và chính xác, đây là một cách đầy đủ và hiệu quả về chi phí (mặc dù tốn nhiều thời gian) để kiểm tra hàng tồn kho của bạn.
Mặc dù tính năng theo dõi thủ công vẫn được sử dụng ngày nay, nhưng công nghệ cũng đã cho chúng ta rất nhiều tùy chọn khác để sử dụng. Tuy nhiên, những phương pháp này có thể không áp dụng được cho mọi doanh nghiệp; nó có thể hiệu quả với một doanh nghiệp nhưng cũng có thể không hiệu quả với một doanh nghiệp khác.
Các yếu tố như loại hình và quy mô của doanh nghiệp, cũng như các sản phẩm đang được theo dõi, xác định phương pháp nào có thể hoạt động tốt nhất. Hướng dẫn này sẽ thảo luận về các phương pháp theo dõi hàng tồn kho thủ công và tự động, cũng như ưu và nhược điểm của chúng.
>> Xem thêm: Tầm quan trọng của việc theo dõi kho nhận hàng
Các phương pháp theo dõi thủ công
Kiểm tra hàng tồn kho theo cách thủ công có nghĩa là có rất ít hoặc không sử dụng công nghệ để theo dõi từng phần hàng tồn kho gần với thời gian thực nhất có thể. Phương pháp này nhằm mục đích không chỉ thu thập dữ liệu về vị trí, số lượng và chuyển động của hàng tồn kho của bạn mà còn nhanh chóng cập nhật dữ liệu sau khi có sự thay đổi ở ngay cả một trong những thuộc tính này.
Vì phần mềm theo dõi hàng tồn kho là khoản đầu tư tốn kém mà các doanh nghiệp mới và nhỏ có thể chưa sẵn sàng thực hiện, nên theo dõi thủ công cung cấp một giải pháp thay thế hiệu quả về chi phí. Các phương pháp này thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp có số lượng hàng tồn kho ít hơn, có thể dễ dàng theo dõi mà không cần phần mềm theo dõi.
Theo dõi thủ công
Có một số cách để theo dõi hàng tồn kho của bạn theo cách thủ công, sau đây là một số cách:
- Hệ thống thẻ: Hệ thống thẻ, còn được gọi là Cardex, là nơi các sản phẩm cùng loại được lưu trữ cùng nhau và được gán một thẻ chứa thông tin chi tiết về sản phẩm như vị trí, số lượng và mô tả sản phẩm. Mỗi khi có thay đổi về một trong những yếu tố này, thẻ sẽ được cập nhật. Ví dụ: nếu một số lượng sản phẩm nhất định bị xóa khỏi nhóm, số lượng được đề cập trên thẻ sẽ giảm. Với hệ thống thẻ, mọi sản phẩm được hạch toán, cùng với các sản phẩm khác cùng loại. Phương pháp này giúp theo dõi đơn giản hơn vì dữ liệu được tính toán từng nhóm một, tương đối ít hơn so với tất cả các sản phẩm đang được lưu trữ.
- Phương pháp bút và giấy: Với hệ thống thẻ, mỗi nhóm sản phẩm cùng loại được cấp một thẻ được cập nhật dữ liệu. Phương pháp bút và giấy sử dụng một bảng dữ liệu chính chứa dữ liệu về tất cả các sản phẩm đang được lưu trữ. Trang tính này liên tục được cập nhật thường xuyên nhất có thể. Với hệ thống bút và giấy, bạn sẽ có thể truy cập tất cả dữ liệu về sản phẩm của mình ở một nơi, thay vì phải đến nơi lưu trữ từng sản phẩm.
- Bảng tính: Phương pháp bảng tính tương tự như phương pháp bút và giấy, ngoại trừ ở đây, một bảng tính được vi tính hóa được sử dụng để kiểm tra hàng tồn kho. Ngay cả khi dữ liệu được duy trì trên bản sao kỹ thuật số, phương pháp bảng tính vẫn được coi là một cách thủ công để theo dõi hàng tồn kho vì bất kỳ ai đang duy trì trang tính sẽ phải tự nhập thông tin theo cách thủ công. Các bảng tính được vi tính hóa có thể lưu và truy xuất trên máy tính hoặc thiết bị di động, vì vậy việc đặt nhầm hoặc làm hỏng trang tính thường không phải là vấn đề đáng lo ngại.
Kiểm tra thủ công
Kiểm tra thủ công thường có nghĩa là bạn thường xuyên kiểm tra và đánh giá tất cả hàng tồn kho của mình theo một lịch trình thường xuyên phù hợp với bạn. Một số chọn thực hiện các cuộc kiểm toán này một vài lần một ngày, những người khác chọn một vài lần một tuần tùy thuộc vào loại, số lượng mà họ nắm giữ.
Các doanh nghiệp có ít hàng tồn kho hơn có giá trị nhỏ hơn có thể kiểm tra trong khoảng thời gian dài hơn và những doanh nghiệp có số lượng hàng tồn kho nhiều hơn có giá trị cao hơn có thể kiểm tra thường xuyên hơn. Việc kiểm tra thực tế bao gồm việc ghi lại vị trí và số lượng hàng tồn kho bạn đã lưu trữ cho mỗi SKU và sự di chuyển của hàng tồn kho (dòng vào và dòng ra). Dữ liệu này sau đó được so sánh với dữ liệu thu thập từ các cuộc kiểm toán trước đó và được đánh giá thêm.
Các câu hỏi chính mà cuộc đánh giá nhằm mục đích trả lời bao gồm:
- Đã hạch toán hết hàng tồn kho chưa?
- Có đủ hàng để thực hiện các đơn đặt hàng của mình không?
- Có phải chúng ta đã dự trữ quá nhiều và còn quá nhiều hàng không?
- Sản phẩm nào chúng ta đang bán nhanh, hoặc sản phẩm nào đang có nhu cầu?
- Chúng tôi có sản phẩm chậm phát triển không? Chúng là gì và tại sao chúng có thể di chuyển chậm?
>> Xem thêm: Các vấn đề về trạm đóng gói kho
Ưu điểm của kiểm tra hàng tồn kho thủ công
Theo dõi thủ công có thể rất tiết kiệm chi phí và không yêu cầu nhiều công cụ để tiến hành, đó là lý do tại sao các phương pháp này được các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới bắt đầu và chưa sẵn sàng đầu tư vào một hệ thống theo dõi tự động tốn kém ưa thích. Hầu hết các phương pháp thủ công theo nghĩa đen chỉ yêu cầu bút và giấy hoặc bảng tính và sổ cái hàng tồn kho của bạn, là tài liệu theo dõi tất cả các giao dịch hàng tồn kho của bạn.
Vì những phương pháp này rất đơn giản và dễ hiểu và không sử dụng một hệ thống phức tạp, chúng rất dễ hiểu và yêu cầu đào tạo rất ít để học cách sử dụng.
Nhược điểm của kiểm tra hàng tồn kho thủ công
Theo dõi thủ công cũng là một quá trình tốn nhiều thời gian, vì bạn phải đánh giá toàn bộ hàng tồn kho của mình từng mặt hàng một. Việc tiêu tốn bao nhiêu thời gian phụ thuộc vào hàng tồn kho của bạn, đó là lý do tại sao nhược điểm này không ảnh hưởng nhiều đến các doanh nghiệp nhỏ hơn, những người không làm việc với số lượng lớn hàng dự trữ.
Theo dõi thủ công cũng bao gồm khả năng lỗi của con người cao hơn. Doanh nghiệp càng có nhiều mặt hàng tồn kho thì càng mất nhiều thời gian để theo dõi từng mặt hàng, dẫn đến khả năng xảy ra sai sót như bỏ sót mặt hàng hoặc ghi chép giao dịch không chính xác.
Hệ thống kiểm tra hàng tồn kho trên máy tính
Hệ thống theo dõi kiểm tra hàng tồn kho trên máy tính nói chung là các giải pháp phần mềm hoặc thiết bị được thiết kế đặc biệt để giúp theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho. Chúng có thể bao gồm từ một hệ thống nhỏ được thiết kế với một nhiệm vụ theo dõi cụ thể, đến một hệ thống hoàn chỉnh theo dõi hàng tồn kho trong quá trình xử lý các nhiệm vụ lớn hơn. Dưới đây là một số hệ thống theo dõi máy tính phổ biến:
Mã vạch
Mã vạch là một trong những cơ chế theo dõi phổ biến nhất. Chúng được gắn vào mỗi mặt hàng dưới dạng nhãn dán hoặc tem và nếu được quét bằng tia laser trong máy quét mã vạch , bạn có thể xem tất cả thông tin liên quan đến sản phẩm đó: vị trí của các sản phẩm đó khác, số lượng sản phẩm đó được bán ở một thời gian nhất định, số lượng mặt hàng còn lại trong kho, giá mặt hàng hiện tại và mô tả sản phẩm.
Mã vạch rất phổ biến và được sử dụng ở những nơi mà hàng tồn kho đang được di chuyển nhanh chóng vì chỉ cần quét nhanh là đủ để theo dõi từng mặt hàng. Hầu hết các nhà kho sử dụng máy quét mã vạch cho quy trình tiếp nhận của họ để cập nhật lượng hàng tồn kho của họ với hàng tồn kho đến, cũng như trong quá trình thực hiện đơn đặt hàng để theo dõi lượng hàng gửi đi.
RFID
Thẻ RFID (Nhận dạng tần số vô tuyến) tương tự như mã vạch, nhưng cao cấp hơn một chút. Họ sử dụng công nghệ tần số vô tuyến và lưu trữ thông tin của họ trên một vi mạch, nhưng không giống như mã vạch, thông tin này có thể được sửa đổi và ghi lại. Thẻ RFID cũng bền hơn mã vạch, đó là lý do tại sao chúng được sử dụng chủ yếu trong ngành vận chuyển và hậu cần, nơi hàng tồn kho được di chuyển rất nhanh và không phải lúc nào cũng được xử lý nhẹ nhàng.
Hệ thống quản lý hàng tồn kho
Hệ thống quản lý hàng tồn kho, hoặc phần mềm kiểm kê , là các giải pháp được máy tính hóa giúp các doanh nghiệp theo dõi, tổ chức và giám sát tất cả các quy trình liên quan đến hàng tồn kho của họ. Các giải pháp phần mềm kiểm kê thường cung cấp tính năng theo dõi hàng tồn kho như một tính năng được tích hợp sẵn.
Tính năng này thường được gọi là “quản lý kho hàng” và giúp bạn dễ dàng cập nhật lượng hàng tồn kho mỗi khi một lô hàng tồn kho đến hoặc rời khỏi không gian lưu trữ của bạn. Phần mềm kiểm kê cũng giúp bạn theo dõi và cập nhật vị trí của từng mặt hàng để bạn luôn biết được mặt hàng của mình đang ở đâu. Hệ thống quản lý hàng tồn kho thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp xử lý nhiều SKU luân chuyển nhanh hoặc nhiều loại hàng trong kho.
Ưu điểm của hệ thống kiểm tra hàng tồn kho được vi tính hóa
Khi hệ thống theo dõi hàng tồn kho được vi tính hóa, điều đó có nghĩa là tất cả các quy trình theo dõi của bạn đều có thể được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và quan trọng nhất là theo thời gian thực. Điều này là do có ít công việc thủ công hơn liên quan và hệ thống của bạn sẽ chịu trách nhiệm theo dõi kho hàng và cập nhật dữ liệu của bạn. Điều này có thể đảm bảo bạn luôn có một kho hàng được cập nhật, giúp bạn giữ một lượng hàng đủ trong kho để đáp ứng các đơn đặt hàng và tránh tình trạng hết hàng.
Trong khi đó, việc thu thập dữ liệu về kho hàng, chuyển động hàng tồn kho và doanh số bán hàng tại các thời điểm khác nhau trong năm sẽ thu thập đủ thông tin để hệ thống có thể dự đoán nhu cầu của bạn. Đây được gọi là dự báo hàng tồn kho và hệ thống của bạn càng có nhiều dữ liệu thì hệ thống có thể dự báo nhu cầu của bạn càng chính xác.
Nhược điểm của hệ thống kiểm tra hàng tồn kho được vi tính hóa
Trong khi giá cả phụ thuộc vào các tính năng mà hệ thống cung cấp, hệ thống theo dõi kiểm tra hàng tồn kho trên máy tính có thể khá đắt, đặc biệt là khi so sánh với các hệ thống thủ công. Ví dụ, một hệ thống mã vạch thường có giá khoảng $ 1000 USD và một đầu đọc RFID có giá cao hơn một chút, khoảng $ 1.500- $ 3.000 USD. Mặt khác, hệ thống quản lý hàng tồn kho có thể dao động từ $ 50 đến $ 300 USD mỗi tháng.
Cả hai phương pháp theo dõi thủ công và tự động đều có những điểm mạnh và sai sót. Mặc dù theo dõi thủ công có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí và cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn cách thức và những gì bạn theo dõi, nhưng nó cũng tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót hơn.
Việc lựa chọn hệ thống theo dõi kiểm tra hàng tồn kho phù hợp hầu như phụ thuộc hoàn toàn vào loại hình và quy mô doanh nghiệp của bạn, cũng như khoảng không quảng cáo mà bạn làm việc. Để được tư vấn kĩ hơn vui lòng liên hệ với chúng tôi để giải quyết mọi thắc mắc.
