Quản lý Thất thoát hàng hóa, tồn kho quá mức là tình trạng dễ xảy ra trong quá trình quản lý kho hàng. Vậy nguyên nhân gì dẫn tới tình trạng trên? Đâu là cách quản lý hàng hóa hiệu quả để tránh thất thoát hàng? Hãy đọc ngay bài viết này nhé!
Quản lý kho hàng và những kỹ năng cần thiết cho nhân viên
QUẢN LÝ HÀNG HÓA KHI BỊ THẤT THOÁT
Các nhà quản lý đứng đầu mỗi doanh nghiệp luôn trăn trở để tìm cách quản lý hàng hóa hiệu quả. Đặc biệt, nếu là doanh nghiệp mới hoặc người mới bắt đầu kinh doanh thì đây quả thực là khó khăn lớn. Nếu không tìm ra phương pháp quản lý kho hiệu quả thì nguồn thu sẽ mất kiểm soát, tồn kho quá nhiều dẫn đến giá bán bị biến động. Để tìm được cách quản lý kho hiệu quả nhất thì bạn cần biết được nguyên nhân nào dẫn đến những khó khăn trong quản lý kho.
Nguyên nhân gây ra tình trạng thất thoát hàng hóa
Để chi tiết, mình sẽ chia ra thành 2 nhóm nguyên nhân:
Nguyên nhân bên trong:
Đầu tiên xuất phát từ quy trình quản lý. Nếu bạn không phân quyền quản lý cho nhân viên cụ thể và rõ ràng thì sẽ dẫn đến những tình trạng sau:
- Kiểm kê kho thiếu chính xác.
- Đùn đẩy trách nhiệm khi có rủi ro, sự cố.
- Xảy ra những nhầm lẫn khi dán tem, mã vạch.
- Khó khăn trong sắp xếp, trưng bày khiến cho việc tìm kiếm, cất trữ, lấy hàng mất thời gian và bị cản trở.
- Nhân viên lợi dụng trục lợi làm thất thoát hàng hóa.
Nguyên nhân bên ngoài:
- Tình trạng khách hàng lấy cắp đồ trong quầy.
- Khách hàng không chịu thanh toán khi sử dụng các mặt hàng ăn liền tại chỗ.
- Khách bóc và dán tem giá rẻ hơn.
Nhìn chung, việc thất thoát hàng hóa hầu như xuất phát từ nguyên nhân bên trong. Những nguyên nhân bên ngoài đến từ khách hàng một phần là do sự kiểm soát lỏng lẻo của nhân viên. Từ đó, để khắc phục tình trạng thất thoát hàng thì điều đầu tiên chúng ta cần làm là giải quyết từ nội bộ bên trong.
Sau khi xác định được những nguyên nhân thì chúng ta sẽ đưa ra giải pháp để quản lý hàng hóa hiệu quả.
Lắp camera
Bạn không nên quá tiết kiệm mà không đầu tư cho việc lắp đặt camera giám sát. Hãy lắp đặt trong các góc của cửa hàng, quầy thu ngân để giúp bạn bao quát được toàn bộ hoạt động của cửa hàng. Nhờ vậy, bạn vừa kiểm soát được lượng người mua ra vào vừa kiểm soát được thái độ của nhân viên.
Lưu ý nhỏ là bạn nên chọn loại camera hồng ngoại để nó hoạt động được cả ngày lẫn đêm và không bị bắt màu.
Quản lý hàng hóa bằng mã vạch
Hầu hết các shop thời trang, cửa hàng, siêu thị… hiện nay đều sử dụng mã vạch để quản lý sản phẩm. Bạn nên sử dụng tem vỡ để khách hàng họ không thể gian lận và bóc mã tem. Ngoài ra, giải pháp này cũng giúp bạn quản lý, kiểm kê hàng hóa dễ dàng hơn.
Một cách khác nữa là bạn nên dán tem chống trộm lên hàng có giá trị để khi khách hàng có ý định lấy mà không thanh toán thì hệ thống sẽ báo động. Nhờ vậy mà tình trạng thất thoát hàng hóa cũng được giảm đi rất nhiều.
Hạn chế nhân viên không có phận sự vào kho
Bạn nên tránh để cho nhân viên không có phận sự và trách nhiệm vào kho. Nhiều nhân viên thiếu chân thực có thể tiếp cận kho để lấy cắp hàng hóa trong kho. Bạn có thể cấp đồng phục và thẻ ra vào kho cho nhân viên để việc kiểm soát dễ dàng hơn.
Cách quản lý kho chặt chẽ bằng excel
Đây là phần mềm miễn phí của Micrcosoft. Nếu bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bạn có thể sử dụng file excel để kiểm kê sản phẩm, quản lý đối tác, hàng tồn, xuất – nhập… Nhưng nó chỉ thực sự phù hợp khi bạn không bán online mà chỉ bán trực tiếp tại chỗ.
Để đảm bảo hiệu quả, bạn cần nhập dữ liệu về các giao dịch ngay khi nó xảy ra rồi cuối ngày tổng kết lại. Làm sao cho khớp với doanh số tiền mặt thu được và khớp với lượng hàng bán được.
Tuy nhiên sử dụng file excel bạn sẽ tốn khá nhiều thời gian và công sức cho việc thực hiện nhập dữ liệu. Và đương nhiên, nếu xảy ra sai sót do nhập liệu hoặc sai công thức tình toán bạn sẽ gặp khá nhiều rắc rối đấy.
Sử dụng phần mềm quản lý kho để quản lý hàng hóa
Đối với doanh nghiệp lớn, số lượng hàng hóa nhiều và bạn cần theo dõi chi tiết tồn kho thì sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp là sự lựa chọn tối ưu. Các tính năng quản lý kho hàng được tích hợp sẽ giúp bạn tránh được tình trạng thất thoát hàng hóa.
Khi sử dụng các phần mềm này, hàng hóa của bạn sẽ được cập nhật với số lượng liên tục, vì vậy bạn dễ dàng theo dõi tồn kho. Không chỉ dừng ở đó, bạn có thể quản lý được cả đơn hàng, giao vận và quản lý kho từ xa. Ngoài ra, phần mềm cũng báo cáo thông tin chi tiết về tồn kho, nhập – xuất, hàng bán chạy, doanh thu… giúp bạn theo dõi chi tiết và đề ra chiến lược kế hoạch mới trong tương lai.
Trên đây là cách quản lý kho hàng hiệu quả để hạn chế tình trạng thất thoát kho hàng. Tùy thuộc thêm vào tình trạng, quy mô doanh nghiệp và mục đích của việc quản lý mà bạn có những giải pháp quản lý hàng hóa tốt hơn. Hy vọng bài viết này hữu ích cho bạn.
