5 sai lầm phổ biến thường mắc phải khi quản lý kho hàng: Muốn quản lý kho hàng một các hiệu quả cần phải lập kế hoạch, thực hiện và giám sát tỉ mỉ để đi đúng hướng. Tuy nhiên, mặc dù có mục đích tốt, có một số sai lầm quản lý kho hàng phổ biến mà chúng ta, với tư cách là người quản lý, cuối cùng vẫn phạm phải mà không bao giờ nhận ra rằng chúng ta đang mắc phải.
Bài viết sau đây chỉ ra 5 sai lầm quản lý kho hàng đầu và cách bạn có thể tránh mắc phải.
Quản lý kho hàng tồn kho kém hiệu quả
Sai lầm thường mắc phải
Thiếu hàng tồn kho, hàng tồn kho dư thừa và hàng tồn kho quá hạn là ba trường hợp rất phổ biến trong các nhà kho. Trong khi nhiều nhà kho có thể tin tưởng vào việc bổ sung theo JIT (đúng lúc), một số nhà kho đang chuẩn bị quá mức cho nhu cầu tăng vọt. Cả hai tình huống đều có thể khiến bạn phải chịu thêm chi phí hoạt động và sự không hài lòng của khách hàng.
Đối với vấn đề lưu trữ kho quá cũ, nó chỉ chiếm không gian kho hàng của bạn mà không có lý do chính đáng.
Một lỗi khác là không thực hiện đếm chu kỳ định kỳ và kiểm kê vật chất. Ngay cả khi bạn được đảm bảo về độ chính xác 99% vì bạn đang sử dụng WMS, thì một phần trăm vẫn có thể theo kịp bạn về lâu dài.
Cách khắc phục
WMS có thể giúp bạn tránh nhiều vấn đề đau đầu liên quan đến việc quản lý kho hàng và cập nhật không gian quảng cáo của bạn. Ở dạng cơ bản nhất, WMS sẽ cho phép bạn theo dõi tất cả hàng hóa ra vào kho, vị trí, trạng thái của hàng hóa và liên kết mỗi hàng hóa với một mã định danh duy nhất (ID gói hàng) trong WMS.
Có khả năng này sẽ cho phép bạn theo dõi tất cả hàng tồn kho của mình gần như trong thời gian thực, thực hiện đếm chu kỳ và vật lý rất hiệu quả, có trạng thái (Đưa đi, Lưu trữ, Chọn, v.v.) cho từng phần hàng hóa được phản ánh và có xem hàng hóa lỗi thời chỉ bằng một cú nhấp chuột.
WMS là phần mềm quản lý kho hàng phù hợp sẽ giúp bạn duy trì lượng hàng tồn kho tối ưu tại bất kỳ thời điểm nào và xác định mức tồn kho tối ưu, đặc biệt trong trường hợp nhu cầu theo mùa tăng cao.
Cuối cùng, kiểm kê thực tế và tính chu kỳ từ ba tuần đến hai tháng một lần, tùy thuộc vào quy mô nhà kho và sản lượng. Ngoài ra, đừng chỉ dừng lại ở việc sửa lỗi không chính xác (nếu phát hiện) – hãy đi sâu hơn để điều tra nguồn gốc của nó để có thể tận gốc.
>> Xem thêm: Các loại nhà kho hiện nay
Sử dụng không gian không khôn ngoan
Sai lầm thường mắc phải
Đây là lỗi khá phố biển trong việc quản lý kho hàng . Rất có thể nhu cầu về không gian của nhà kho của bạn sẽ thay đổi khi cơ sở khách hàng của bạn trở nên đa dạng hơn (một số khách hàng gửi cho bạn toàn bộ pallet, những người khác một nửa pallet và các gói hàng khác) hoặc doanh nghiệp của bạn phát triển.
Nếu bạn đang phải đối mặt với tình trạng thiếu không gian mà không có bất kỳ sự phát triển nào trong số này, bạn đã mắc sai lầm khi bám vào bố cục lưu trữ tĩnh hoặc không hiểu được phân phối thống kê của kích thước hàng hóa (kích thước trung bình mà bạn xử lý) dẫn đến sử dụng không gian lưu trữ kém, ví dụ, một nửa pallet được lưu trữ trong các khoang chứa đầy pallet.
Việc sử dụng slip sheet thay cho pallet có thể giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều không gian kho hàng và giảm đi chi phí đáng kể.
Cách khắc phục
Xem xét cách bố trí nhà kho của bạn theo định kỳ. Ngoài ra, hãy xem lại thành phần kho hàng vì việc cải thiện cách bố trí kho cũng đòi hỏi phải phân bổ lại theo sự kết hợp của sản phẩm. Làm điều này ít nhất hàng năm.
Hãy chắc chắn rằng bạn đặc biệt chú ý đến giá đỡ để sử dụng toàn bộ chiều cao, chiều dài và chiều rộng của không gian. Vì vậy, bạn nên lập một báo cáo về tất cả hàng hóa mà bạn đã xử lý trong vòng ít nhất một năm và nhóm theo từng loại sản phẩm.
Điều này sẽ cung cấp cho bạn một ý tưởng rõ ràng về cấu hình giá đỡ cần thiết và thiết lập phân phối lưu trữ. Khó khăn là bạn đang phải đối mặt với việc tối ưu hóa không gian nhà kho kém hơn là sự thiếu hụt không gian.
Nếu việc đo kích thước của hàng hóa đang gây ra hoặc sẽ gây ra thêm chi phí, bạn có thể tự động hóa quy trình này bằng cách triển khai hệ thống đo kích thước cho các pallet và gói hàng.
Bỏ qua công nghệ trong việc quản lý kho hàng
Sai lầm thường mắc phải
Bạn có phải vẫn đang quản lý kho hàng và hàng tồn kho bằng giấy bút? Nếu vậy, bạn đang phạm phải những lỗi quản lý kho hàng phổ biến mà hầu hết các kho hàng vừa và nhỏ đều mắc phải.
Nghĩ rằng một nhà kho với quy mô của bạn không cần đến công nghệ nhà kho mới nhất chắc chắn là một sai lầm. Việc không áp dụng công nghệ cũng như thu thập và phân tích dữ liệu không chỉ gây ra cho bạn sự kém hiệu quả không cần thiết mà còn làm cho doanh nghiệp kém cạnh tranh hơn vì nó không thể phát hiện xu hướng và điều chỉnh và phản ứng kịp thời với những thay đổi của thị trường và sự thay đổi của khách hàng.
Cách khắc phục
Các công cụ cơ bản như hệ thống quản lý kho hàng, máy tính đeo được, bảng điều khiển thông minh dành cho doanh nghiệp, bộ chuyển hướng & băng tải, máy quét mã vạch, máy in di động và hệ thống đo kích thước có thể giúp bạn rất nhiều trong việc số hóa kho hàng, đạt được hiệu quả và tự động hóa hoạt động kho hàng.
Ngay cả khi chúng ta xem xét trên các công cụ đơn giản này, nó sẽ vượt xa chi phí mà bạn phải gánh chịu khi không có công nghệ và phải dựa vào lao động thủ công.
Phương pháp thúc đẩy quy trình hậu cần ngược
Không đảm bảo an toàn nhà kho và an toàn nhân viên
Sai lầm thường mắc phải
Có thường xuyên bị trượt và đi lại trong kho hàng của bạn không? Việc di chuyển dành cho nhân viên của bạn có an toàn trước xe nâng không? Người lái xe nâng hoặc nhân viên của bạn đang làm việc trên cao có được đào tạo để thực hiện công việc của họ không? Nếu không, chắc chắn bạn đang mắc một sai lầm rất lớn. Sự thật là hầu hết các nhà kho coi sự an toàn và sức khỏe của người lao động là điều hiển nhiên, và họ phải trả giá bằng việc gia tăng chi phí và kiện tụng.
Cách khắc phục
Đánh giá rủi ro thường xuyên, sau đó là các biện pháp phòng ngừa và khắc phục, là câu trả lời chính xác. Điều cực kỳ quan trọng là tuân theo các hướng dẫn về sức khỏe và an toàn cho nhân viên kho hàng, do đó không chỉ ngăn ngừa tai nạn mà còn tránh được các chi phí và kiện tụng phát sinh do đó.
Không đo lường và tính toán các quy trình
Sai lầm thường mắc phải
Một số lượng đáng kể các kho hàng không thành công trong việc thiết lập các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) và đo lường hoạt động. Và đó là lúc họ bị mắc kẹt trong chu kỳ phạm lỗi, không thể phân biệt tốt xấu và không biết cải thiện ở đâu và như thế nào – bạn cần biết mình đang ở đâu trước khi có thể tiến lên.
Bạn có biết mình phải trả bao nhiêu chi phí để thực hiện các hoạt động nhập kho tiêu chuẩn như nhận hàng, chuyển hàng, chọn & đóng gói và vận chuyển không? Bạn có biết thời gian thực hiện trung bình cho mỗi thao tác này không? Còn những nhân viên làm việc hiệu quả nhất và kém hiệu quả thì sao? Hay tỷ suất lợi nhuận? Nếu bạn chưa có manh mối nào, bạn nên theo dõi các chỉ số này và các số liệu quan trọng khác.
Cách khắc phục
Bạn bắt buộc phải đo lường các quy trình và hoạt động kho hàng của mình để có thể quản lý kho hàng một cách hiệu quả. Trong môi trường công nghệ ngày nay, việc theo dõi từng thông số này không còn là chuyện của tương lai nữa.
WMS đơn giản nhất được trang bị cơ sở dữ liệu lưu trữ tất cả dữ liệu và có thể được kết nối với bảng điều khiển thông minh kinh doanh hoặc công cụ phân tích dự đoán để cung cấp tất cả các chỉ số này trong thời gian thực.
Trong trường hợp của một công cụ phân tích dự đoán, nó thậm chí có thể giúp bạn dự đoán tương lai thông qua các mô hình thống kê khác nhau được tích hợp sẵn trong hệ thống – tất cả những gì bạn cần làm là chọn chế độ xem hoặc mô hình mà bạn mong muốn.
Việc tránh những sai lầm quản lý kho hàng phổ biến này không chỉ giúp bạn đạt được hiệu quả và năng suất kho tốt hơn, mà còn mang lại sự hài lòng của khách hàng tốt hơn về lâu dài. Điều này giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp của bạn.
Mọi thông tin thắc mắc vui lòng liên hệ EPS Việt Nam để được tư vấn và hỗ trợ.
