Quy trình quản lý kho, quản lý hàng tồn kho là một trong những hoạt động vô cùng quan trọng yêu cầu độ chính xác và tỉ mỉ cao, đặc biệt đối với những doanh nghiệp lớn. Chính vì vậy, việc cần thiết nhất là cần xây dựng quy trình quản lý kho khoa học, chuyên nghiệp để hạn chế tình trạng thất thoát, hư hại hàng hóa. Trong bài viết hôm nay EPS Việt Nam sẽ giới thiệu cho các bạn quy trình quản lý kho hàng theo ISO đã được áp dụng thành công ở nhiều cửa hàng kinh doanh.
Quản lý kho hàng và những kỹ năng cần thiết cho nhân viên
QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO THEO ISO
1. Thế nào là quy trình quản lý kho theo iso?
ISO là tên viết tắt của tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế độc lập, phi chính phủ (International Organization for Standardization). Tổ chức này có trụ sở tại Geneva – Thụy Sĩ.
Quy trình ISO được định nghĩa như sau: “xác định và đưa ra trình tự các bước để hướng dẫn việc thực hiện một hoạt động hay một quá trình trong hệ thống quản lý của tổ chức”.
Định nghĩa đơn giản về quản lý kho là trình tự theo dõi và kiểm soát hàng hóa trong kho được quy định mà tất cả nhân viên phải tuân theo. Việc thực hiện quy trình một cách nghiêm ngặt và đúng quy định sẽ giúp quá trình làm việc trở nên chuyên nghiệp hơn, khoa học hơn. Nhờ đó mà các sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đưa đến cho người tiêu dùng sẽ có nhiều lợi ích hơn.
2. Quy trình quản lý kho theo ISO diễn ra như thế nào?
- Quản lý cơ sở dữ liệu
Có nghĩa là mỗi doanh nghiệp cần có cơ sở dữ liệu riêng để thực hiện quá trình quản lý kho của mình. Đây là những thông tin quan trọng và có tính bảo mật. Nhân viên sẽ làm một số thao tác công việc sau: kiểm tra hàng tồn trong kho, phân loại hàng, cập nhật hoặc cấp mã mới theo quy chuẩn, theo dõi số lượng hàng sau mỗi lần giao dịch nhập – xuất.
- Mua hàng
Chủ doanh nghiệp cần đưa ra quyết định sẽ mua hàng hóa với số lượng như thế nào. Việc này phải dựa trên tình hình tồn kho hiện tại. Không nên nhập những hàng còn tồn kho nhiều mà lại không tạo ra lợi nhuận. Sau khi xem xét tình hình thì hãy lên kế hoạch chi tiết về số lượng hàng sẽ mua.
- Nhập kho
Nhân viên được giao nhiệm vụ phụ trách công tác nhập kho phải thực hiện những công việc sau: tiếp nhận giấy tờ nhập kho theo quy định và kiểm tra xem thông tin chính xác chưa, ghi phiếu giao dịch và in phiếu nhập, kiểm tra hàng và xác nhận nhận hàng, kiểm tra lại chất lượng và số lượng hàng hóa vừa nhập kho, ghi chính xác lại số hàng trước khi nhập và sau khi nhập.
- Lưu kho
Bước thứ 3 trong quy trình này là lưu kho. Nhân viên cần lập phiếu và biên bản lưu kho. Sắp xếp hàng hóa mới nhập vào kho theo quy định và lập sơ đồ vị trí các kệ hàng trong kho. Đồng thời quá trình lưu kho phải tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy, quy định an toàn khi lưu kho.
- Xuất kho
Xuất kho sẽ bao gồm các công việc sau: tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ chứng từ có liên quan đến yêu cầu xuất kho, phê duyệt, kiểm tra hàng tồn kho, lập phiếu xuất kho cho bên đề nghị, sau khi xuất kho thì sẽ tiến hành sắp xếp lại không gian kho, ghi lại chính xác số lượng hàng vừa xuất kho và lập thống kế báo cáo số lượng, chất lượng hàng sau xuất kho.
- Kiểm kê, thống kê, báo cáo
Sau khi thực hiện các công tác nhập kho, lưu kho, mua hàng, lưu kho thì nhân viên quản lý kho hàng cần kiểm tra kho hàng định kì để đối chiếu với số lượng hàng hóa ghi trong sổ sách. Lập biên bản kiểm kê kho sau khi hoàn thành. Thống kê và báo cáo lại với chủ doanh nghiệp.
3. Lợi ích của quản lý kho hàng theo tiêu chuẩn ISO
Thực hiện quy trình quản lý kho theo ISO sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các cửa hàng, siêu thị, shop thời trang…
- Kiểm soát quá trình luân chuyển hàng hóa chặt chẽ.
- Giảm tình trạng ứ đọng hàng hóa, tồn kho, thất thoát hàng.
- Kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa xuất- nhập và lưu kho.
- Hạn chế các sự cố, rủi ro trong việc thực hiện quy trình quản lý kho. Nếu có thì cũng dễ dàng giải quyết.
- Tăng năng suất làm việc cho nhân viên do mỗi người đảm nhận vị trí khác nhau trong từng khâu nên tăng trách nhiệm, tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực.
- Chủ động trong việc nắm tình hình kinh doanh của cửa hàng.
- Phát hiện kịp thời các sự cố để giải quyết.
- Tiết kiệm thời gian kiểm kê kho.
- Tăng chất lượng dịch vụ, tạo phong cách chuyên nghiệp, tăng sự hài lòng với khách hàng.
Trên đây là quy trình quản lý kho theo iso cơ bản. Trên thực tế tùy theo ngành nghề, mặt hàng, quy mô doanh nghiệp mà các công tác trong quy trình có thể có chút khác biệt. Tuy nhiên, để việc thực hiện quy trình quản lý kho diễn ra hiệu quả và dễ dàng thì bạn nên ứng dụng thêm các phần mềm quản lý kho để hỗ trợ. Với các phần mềm đó thì việc ghi lại các thông tin, dữ liệu sẽ chính xác và tăng tính bảo mật dữ liệu.
4. Vì sao cần quản trị kho hàng hàng?
Trong một doanh nghiệp, hàng hóa tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng thành quả tài sản của doanh nghiệp đấy. thường thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng thành quả tài sản của một đơn vị.
Chính vì lẽ đó, việc làm chủ tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức quan trọng và trọng điểm trong quản trị sản xuất tác nghiệp.
Do đó, kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu được, qua đó công ty có thể giữ lượng tồn kho ở mức “vừa đủ”. nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng đừng “quá ít”. vai trò của quản trị tồn kho là phải trả lời được 2 câu hỏi: Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu? và Khi nào tiến hành đặt hàng?
4.1. Tránh thất thoát hàng hóa
Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều lý do, đấy có thể là nhân viên gian lận gây ra, do thất thoát trong kho hàng, hoặc tổn thất do trượt giá.
Tình trạng nhân viên gian lận xảy ra khá phổ biến tại nhiều cửa hàng. Việc nhân viên “quen tay” nhiều lần không những khiến các nhân viên khác chịu oan uổng, văn hóa cửa hàng đi xuống, mà còn gây thiệt hại cho chính chủ cửa hàng. Vì thế, việc quản lý kho minh bạch và khoa học sẽ hạn chế được tối đa sự “táy máy” của nhân viên kho và nhân viên bán hàng.
Bên cạnh đó là những tổn thất do trượt giá, đối với nhiều cửa hàng bán lẻ hàng công nghệ như điện máy, đồ gia dụng,… sản phẩm rất nhanh bị “lỗi mốt”, bị thay thế và trượt giá. Một chiếc smartphone mới ra đời có thể xuống giá vài triệu/chiếc chỉ trong một tuần. Mặc dù thường được nhà cung cấp giúp đỡ và hỗ trợ mức giá tốt nhất, tuy nhiên lợi nhuận của cửa hàng vẫn bị ảnh hưởng lớn bởi trượt giá. Vì lẽ đó, việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng hóa tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những tổn thất đáng kể, có quy trình nhập hàng thích hợp.
4.2. Giảm khoản chi trong quản trị kho hàng
Tiết kiệm sản phẩm, nguyên vật liệu
Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Việc này sẽ gây ra tổn thất không nhỏ cho cửa hàng. Tuy vậy, nếu hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho được tổng hợp và thống kê nghiêm ngặt, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì cửa hàng sẽ tránh được sự phung phí không đáng có.
Tiết kiệm chi phí lưu kho
Phí lưu kho thường không cố định mà nó phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Hàng tồn kho càng lớn, hay các hàng hóa quá cồng kềnh, cửa hàng phải dùng nhiều thiết bị lưu kho cùng các khoản chi khác như điện, nước, nhân công,… thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên. Do vậy, cần phát hiện sớm những sản phẩm có tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho, để có cách thức làm giải phóng, lưu chuyển sản phẩm tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết.
Tiết kiệm chi phí mua hàng
Tồn kho lớn là điều chẳng chủ shop nào ước muốn. Mỗi đồng vốn bỏ ra đều được kỳ vọng sẽ mang lại mức lợi nhuận cao nhất. Nếu như vốn không sinh lời, tức là vốn “chết”. Tồn kho lớn khiến một lượng vốn bị sử dụng sai mục tiêu, phung phí, thậm chí là phải bỏ đi.
- Đối với các siêu thị/cửa hàng điện máy/shop quần áo, nhập nhiều những sản phẩm khó bán, không được người mua hàng ưa dùng, lại dễ thời, thì khả năng bán lỗ hoặc bỏ đi là rất lớn.
- Đối với nhà hàng/tiệm café/quán ăn, quản lý kho chính là quản lý nguyên vật liệu và nghiệp vụ này vô cùng cần thiết. Quản lý kho hàng nguyên liệu tốt giúp nhà hàng đơn giản xác định khoản chi nhập hàng mỗi ngày, nắm rõ ràng lượng nguyên liệu tươi dùng trong ngắn hạn và nguyên liệu khô/ đông lạnh để dự trữ, hạn dùng của nguyên trong kho, nguyên liệu nào sắp không còn hạn sử dụng,…
Chủ động lượng hàng và lượng tiền mua hiệu quả
Đối với nhà hàng, khi đã dự trù được số lượng món ăn sẽ bán trong ngày/tuần/tháng, định lượng được mỗi món ăn cần bao nhiêu nguyên liệu, số lượng từng loại nguyên liệu là bao nhiêu, nhà hàng sẽ có chiến lược rõ ràng cho việc mua hàng.
Quản lý kho hàng nguyên liệu tốt giúp nhà hàng chủ động và dễ dàng nắm rõ ràng số lượng hàng hóa và chi phí nhập hàng mỗi ngày, tránh được những khủng hoảng hàng hóa không đáng có do cạn kiệt nguồn hàng.
4.3. Tăng doanh thu nhờ quản trị kho hàng hiệu quả
Vấn đề về nguyên liệu và sản phẩm của các cửa hàng là thừa thì phung phí mà thiếu thì thất thoát doanh thu, liên quan đến năng suất bán hàng, làm mất khách và khiến cửa hàng trở nên thiếu chuyên nghiệp.
Kiểm kho thường xuyên giúp bạn gấp rút biết được mặt hàng nào đang bán chạy để có kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyến mãi với hàng ế, hàng tồn nhiều trong kho. Như vậy, shop sẽ tối ưu được doanh thu và lợi nhuận.
4.4. Tăng hiệu quả vốn lưu động
Vốn lưu động là gì?
Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của các shop trong ngắn hạn. Vốn lưu động được biết đến từ nguồn nguồn vốn tự lực và doanh thu của cửa hàng, chi cho mục tiêu nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động, cửa hàng sẽ bị “bất động” vì vẫn chưa có tiền bắt đầu bán hàng.
Sản phẩm trong kho – gồm có hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động. Nếu như hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, sẽ giảm được lượng vốn lưu động cho 1 tháng, 1 quý và rút ngắn thời gian quay vòng vốn. cụ thể như sau:
Dự trù lượng vốn lưu động vừa khít
Điều này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều cửa hàng có ngân sách tài chính thấp.
- Báo cáo số lượng sản phẩm tồn kho theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người có nhiệm vụ quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập sản phẩm đúng lúc, thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu động.
- Định lượng nguyên vật liệu và báo giá vốn mỗi món ăn/thức uống đối với mô hình nhà hàng/tiệm café giúp cửa hàng chủ động đưa rõ ra lượng vốn thích hợp. Cửa hàng chỉ cần nhân khoản chi cho 1 món ăn/thức uống với số lượng sẽ bán trong ngày/tuần/tháng.
- Nghiệp vụ quản lý kho sẽ chỉ ra loại sản phẩm còn tồn nhiều, để chủ cửa hàng đưa rõ ra kế hoạch kích cầu bằng việc giảm giá, khuyến mãi. …
Thay vì phải lên ngân sách vốn cho 1 tháng/1 quý, chủ cửa hàng có thể dự trù khít hơn bằng cách khai thác triệt để dòng tiền vào.
Ví dụ: nhân viên nhà hàng có thể gợi ý món cho khách, tung ra các combo hoặc khuyến mãi các món ăn được chế biến từ nguyên liệu tươi còn nhiều trong kho.
Rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động
Thời gian quay vòng vốn lưu động là thời gian luân chuyển một lượng vốn lưu động nhất định để đảm bảo công việc bán hàng được diễn ra trôi chảy không bị gián đoạn. Thay vì phải lên kế hoạch tài chính để mua hàng trong 1 quý, người quản lý có thể rút ngắn thời gian và lượng vốn lưu động xuống 1 tháng hoặc 2 tháng.
Điều này đòi hỏi người có nhiệm vụ quản lý phải nắm rõ mức doanh thu bán hàng, tình hình sản phẩm tồn kho, loại hàng nào trong kho có nhà cung cấp ổn định (về giá cả, chất lượng và số lượng). Rõ ràng, việc chủ động quản lý kho hàng sẽ làm giảm bớt áp lực cho đồng vốn lưu động.
Nếu bạn cần chúng tôi hỗ trợ tư vấn về các giải pháp kho vận hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline: (+84) 913 635 131
Chúng tôi có những công nghệ bạn cần
>> Phần mềm quy trình quản lý kho của riêng công ty bạn
